淺談不動產(chǎn)登記檔案信息化管理的問題分析與改進建議

蘇丹 湖北省十堰市不動產(chǎn)登記中心

淺談不動產(chǎn)登記檔案信息化管理的問題分析與改進建議

蘇丹 湖北省十堰市不動產(chǎn)登記中心

不動產(chǎn)登記檔案信息化管理主要是對不動產(chǎn)的交易、類型、登記以及建造等活動信息的保存、整理和記錄，由國家機關(guān)部門負(fù)責(zé)，同時，國家也制定了相關(guān)完善的不動產(chǎn)登記檔案信息化管理制度，以維護交易市場安全?；诖?，作者對不動產(chǎn)登記檔案信息化管理的問題與改進建議進行分析，以供相關(guān)人員參考。

不動產(chǎn) 檔案登記 信息化管理

引言

隨著時代不斷發(fā)展，我國對于不動產(chǎn)登記檔案進行統(tǒng)一信息化管理的工作已經(jīng)完成，統(tǒng)一不動產(chǎn)登記制度逐漸開始實施。信息化管理方案的實施整合，能有效提升不動產(chǎn)登記的工作效率，并使不動產(chǎn)登記體系受相關(guān)法律保護，推進我國不動產(chǎn)登記檔案信息化管理快速發(fā)展，對于不動產(chǎn)登記的完善具有重要意義。

一、不動產(chǎn)登記檔案信息化管理的具體特征

不動產(chǎn)登記檔案信息化管理工作具有公開性和唯一性特征，是對某一區(qū)域內(nèi)的不動產(chǎn)物權(quán)和權(quán)利歸屬狀況進行反映，同時反映不動產(chǎn)的變更信息，為物權(quán)交易提供安全的保證。不動產(chǎn)登記檔案內(nèi)容具有一定的規(guī)范性和法定性特征，受《物權(quán)法》保護，以法律為基礎(chǔ)，對檔案進行管理與利用，具有較高的社會公信力。

二、不動產(chǎn)登記檔案信息化管理的問題

當(dāng)前，我國不動產(chǎn)登記檔案信息化管理過程中，存在檔案管理分散現(xiàn)象，缺乏集中保管場所，在農(nóng)業(yè)、林業(yè)、國土、海洋等多部們中均有保管，未能實現(xiàn)統(tǒng)一管理，并且在各部門管理過程中標(biāo)準(zhǔn)不一，系統(tǒng)差異性較大，使檔案在信息資源整合、檔案查閱時難度較大，例如，某單位或個人在查詢不動產(chǎn)時，常常需要登錄多個檔案系統(tǒng)或到檔案保管部門實地查詢，查詢效率不佳。同時，不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)與實際業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)度較低，在實際辦理不動產(chǎn)業(yè)務(wù)時，相關(guān)業(yè)務(wù)無法實現(xiàn)快速調(diào)檔，影響工作效率[1]。

三、不動產(chǎn)登記檔案信息化管理的工作改進建議

（一）創(chuàng)新不動產(chǎn)檔案的服務(wù)方式

1.對于單位或組織部門業(yè)務(wù)的創(chuàng)新。在創(chuàng)新不動產(chǎn)檔案信息管理的服務(wù)方式時，應(yīng)將單位或組織部門進行分類，以便于提升工作效率，具體來說，主要分為兩類：一類是民政部門、銀行以及法院等相關(guān)單位，在實際工作過程中，在查詢權(quán)利人與家庭成員在相關(guān)行政區(qū)域內(nèi)是否有不動產(chǎn)登記信息或不動產(chǎn)的數(shù)量時，需要調(diào)動不動產(chǎn)登記檔案信息，由于相關(guān)單位查詢的檔案數(shù)量龐大，在提供服務(wù)時可以提供數(shù)據(jù)接口查詢，以幫助查詢?nèi)藛T提升工作效率；另一類是紀(jì)檢監(jiān)察部門、組織部門等特定的政府部門，在實際工作過程中，相關(guān)部門在進行違紀(jì)調(diào)查跟蹤、人事調(diào)動、調(diào)整時，需要查詢不動產(chǎn)登記檔案，由于工作的特殊性，相關(guān)工作人員可以為查詢?nèi)藛T提供延伸檔案的服務(wù)方式，利用電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)，采取CA認(rèn)證和安全準(zhǔn)入措施，延伸不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的接入范圍，以便于相關(guān)查詢?nèi)藛T提升查詢效率，與此同時，還應(yīng)確保檔案信息的安全，以保證檔案信息具有保密性。

2.對于個人業(yè)務(wù)的創(chuàng)新。相關(guān)工作人員在對個人進行服務(wù)時，應(yīng)貫徹落實信息惠民政策與互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)政策，以達到“讓數(shù)據(jù)多走路，讓群眾少跑腿”的工作目的?；ヂ?lián)網(wǎng)服務(wù)政策即利用當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使查檔人可以通過網(wǎng)上申請，查詢所需不動產(chǎn)檔案信息，審核人員經(jīng)過審核后開具不動產(chǎn)查詢證明，并利用郵寄的方式寄給申請人，提升工作效率。同時，還可提供自助式查檔服務(wù)，即在行政服務(wù)中心、銀行、證券交易等人流密集的交易場所設(shè)置不動產(chǎn)登記檔案自助查檔設(shè)備，為查詢?nèi)藛T提供便捷服務(wù)。

（二）遷移整合當(dāng)前的檔案信息資源

在改進不動產(chǎn)登記檔案信息化管理時，應(yīng)遷移整合各個有關(guān)部門和單位的不動產(chǎn)登記檔案，將現(xiàn)有的檔案資源進行統(tǒng)一管理，并建立完善的管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案信息化管理。在實際的整合遷移過程中，其主要工作應(yīng)分為以下幾個步驟：首先，分析查詢相關(guān)單位或部門的不動產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)量，收集相關(guān)各類不動產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化成果，整合現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，建立符合當(dāng)前需求的檔案數(shù)據(jù)庫，同時進行檔案數(shù)據(jù)遷移；其次，在整合遷移工作完成后，要保證遷移后的檔案內(nèi)容和目錄信息的準(zhǔn)確性、一致性，相關(guān)工作人員檢查是否存在缺失情況，同時進行抽查，檢驗檔案數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量，從而保證不動產(chǎn)登記檔案完整遷移。

（三）實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成

1.實現(xiàn)檔案信息與登記信息的雙向調(diào)用。信息雙向調(diào)用的實現(xiàn)，能使當(dāng)前的登記檔案信息進行快速處理，在系統(tǒng)中直接進行檢索查詢相關(guān)檔案，提升工作效率。在實際工作過程中，相關(guān)工作人員需設(shè)置登記信息與檔案的雙向調(diào)用接口，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)一，滿足用戶的查詢需求，同時，還應(yīng)設(shè)置登陸接口、信息同步接口等，保證用戶一次性查詢完整。

2.前置檔案工作數(shù)字化。在辦理登記業(yè)務(wù)過程中，為減少檔案管理的工作量，相關(guān)工作人員應(yīng)在受理環(huán)節(jié)要求申請人提供完整信息，并從登記業(yè)務(wù)中提取電子檔信息，在管理系統(tǒng)與登記系統(tǒng)間設(shè)置數(shù)據(jù)同步接口，通過接口將資料進行歸檔，利用前置檔案數(shù)字化提升工作效率[2]。

3.將登記業(yè)務(wù)信息實現(xiàn)自動歸檔。在實際工作過程中，相關(guān)工作人員可將不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)需要歸檔的數(shù)據(jù)形成數(shù)據(jù)包，通過相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)將數(shù)據(jù)包轉(zhuǎn)換到不動產(chǎn)登記管理系統(tǒng)中,利用接口方式，將不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)與不動產(chǎn)檔案登記業(yè)務(wù)相連接，二者之間穩(wěn)定運行互不影響，并且，一旦出現(xiàn)問題，能立即明確問題所在，利于管理部門查詢責(zé)任歸屬。

四、結(jié)論

綜上所述，在不動產(chǎn)登記檔案信息化管理過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)結(jié)合當(dāng)前的信息技術(shù)，打破傳統(tǒng)的檔案信息管理理念，構(gòu)建符合當(dāng)前社會需求的不動產(chǎn)登記管理制度，實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案管理信息化。但在實際改進過程中，還存在部分問題，需要相關(guān)工作人員不斷改革創(chuàng)新，延伸不動產(chǎn)信息服務(wù)，提升工作效率。

[1]周文奇,彭健.不動產(chǎn)登記檔案信息化管理的問題分析與改進建議[J].浙江檔案,2016,12：54-55.

[2]張偉.不動產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè)中存在的問題與對策[J].開封大學(xué)學(xué)報,2017,3101：94-96.

蘇丹（1980.2-），女，廣西寧明人，大專學(xué)歷，不動產(chǎn)檔案管理。