信息化背景下的高校檔案管理探討

陳竹

[摘要]隨著我國科技的快速發展，人們的生活水平得到不斷提升，同時促進了社會的信息化發展。與以往傳統的檔案管理工作相比，信息化背景下高校檔案管理存在著一定的難度，其中包含著較多的科技含量的工作。從實際來看，在信息化時代背景下的高校檔案管理工作還存在著一些問題，如何提升高校檔案管理工作就成為一項重要的任務。因此，針對信息化背景下的高效檔案管理的現狀與措施進行分析具有重要意義，以此為實現高校檔案管理信息化的發展奠定良好的基礎。

[關鍵詞]信息化；高校檔案；現狀分析；管理措施

0引言

當前我國高等教育已經進入信息化時代，“數字化校園”建設中的檔案信息化建設是重要的組成部分，其主要通過信息技術工具來實現檔案資源的獲取、處理、傳輸以及應用，以此提供有效價值的信息資源，使資源達到良好的共享效果。信息化背景下的高效檔案管理核心內容為檔案信息資源建設，以計算機設備為基礎，擴大檔案信息資源開發利用為目標，提升高校信息化檔案管理事業的發展。為教學、科研與管理等方面提供有利的資源信息，以此推動高校的良好發展。

1高校檔案信息化管理的必要性與緊迫性

1.1高校檔案業務工作發展的需要

高等學校傳播文化、傳承文明是其發展的重要內容，因此，高校的文化積淀與文化理念是學校發展的主要支撐。高校檔案部門對增加學校文化底蘊方面發揮著重要作用。隨著高校體制改革的不斷深入，對外活動逐漸增加，檔案管理的資料也有所增多；同時，信息化時代背景下，大大提升了辦公自動化的應用，檔案載體也發生了變化，檔案資料容量不斷增加，不穩定因素也增加了。

1.2檔案工作人員提高自身素質的需要

當前高校與社會對檔案信息提出更高的要求，這就給檔案管理人員的整體素質提出了新的要求。同時，辦公自動化的廣泛應用使現代化檔案管理工作存在更大的難度。由以往紙質的檔案文件轉為電子文件的載體，傳統的檔案管理方式已無法滿足信息化背景下的檔案管理需求，給檔案人員的工作內容結構與知識結構帶來一定的影響。

1.3檔案信息資源開發利用的需要

在當前信息化時代的背景下，人們越來越重視檔案信息資源，社會也越來越依賴一些加工過的信息資源，以及更全面、系統的檔案信息服務。信息化檔案資源的管理也有著很大改變，這對檔案管理工作來說，是一次質的飛躍。電子檔案已完全代替了紙質檔案，其對人類文化的發展起著促進作用。電子檔案具有體積小、儲存密度高、使用壽命長等較多優點，對人們生活生存有著很大改變，影響著社會的發展。同時，這也說明檔案工作將面臨“脫胎換骨”，給傳統檔案工作帶來很大沖擊。

2高校檔案管理的現狀分析

2.1管理人員思想觀念滯后

檔案管理工作是高校各項管理工作中的重要部分，其是實現現代化的校園信息資源的基礎。隨著當前科學技術的快速發展，高校當前管理工作的工作內容與形式也有所改變。同時給相關管理人員的工作提出新的要求，在高校檔案管理工作中，有的管理人員不夠重視信息化的檔案管理工作，沒有認識到工作對學校發展的重要作用，單純地認為檔案管理工作只是一個附帶性質的工作，認為管理工作質量的好壞與學校的發展沒有很大關聯。因此，在實際工作中缺乏責任心，只注重檔案的基礎性管理工作，忽視檔案社會服務功能等方面的工作建設。另外，高校檔案管理工作中還存在著專業素質較低的人員，直接影響著檔案管理工作的整體水平。

2.2檔案管理工作效率較低，缺乏相關基礎性設施

高校檔案管理工作從整體來看相對較復雜，當前高校中大多數檔案為紙質檔案，這給檔案的分類與校訂帶來一定難度，通常需要由大量人員共同完成，不僅耗費了人力資源，還無法達到良好的工作效率。另外，高校對檔案管理工作的不夠重視，使信息化的高校檔案管理的基礎設施缺失，這將直接影響高校檔案管理工作的發展，造成高校檔案管理工作陷入停滯的狀態。另外，有的高校雖然花費較多資金購置大量計算機，但在實際工作中卻還是依靠人工，無法將計算機設備真正應用于檔案管理工作中，使大量信息設備成為擺設。

2.3資源共享存在弊端。高校合并帶來新問題

當前高校的檔案管理分工比較細，人事檔案管理及學術檔案管理屬于兩個不同的部門，導致管理工作中時常出現信息資源的重復收集現象，使資源無法實現共享。另外，隨著高效體制改革不斷深入，有的高校是由其他的學校合并而成的，其給高校檔案信息管理工作帶來很大挑戰，檔案信息管理工作需要處理一些新的問題，比如，檔案流失、檔案交接難等。

3提升高校檔案管理水平的有效措施

3.1優化高校檔案管理模式

高校檔案管理主要模式有兩種，分別為納入管理模式、非納入管理模式。其中納入模式是指高校本校檔案管理每個部門的檔案資料，主要進行檔案業務的管理；非納入管理模式的表現形式較多，不同的檔案管理模式有著不同的形式。比如，人事部門主要負責人事檔案的管理，教務處等部門負責學生檔案。非納入模式也可以分為按歸口部門分散管理模式，也可以說是集中的管理模式。非納入管理模式的設施功能的發揮具有重要作用，其有助于實現檔案信息資源的共享，且不會造成人力資源的大量投入；納入管理模式對于資料收集過程中存在的問題，能夠較為便捷地使用大類檔案查找的方式進行補充。

3.2高校檔案信息的數字化

要想更好地實現高校檔案管理信息化，首先應推動數字化的檔案信息建設。管理人員應轉變傳統的觀念，采用先進的科學技術，以此為促進高校發展奠定基礎。高校檔案的數字化建設涉及較多的內容，包括人力、物力、財力等，因此，高校在數字化檔案信息建設中，應做好調研工作，在充分調研的基礎上制定數字化方案，嚴格把握檔案資料數字化處理的具體程度，并控制好處理的成本，使資源得到最大化的利用，以減少浪費的現象。

3.3提升檔案管理隊伍素質

管理人員的整體素質關系到檔案管理質量的好壞，因此，提升高校檔案信息管理隊伍的專業素質十分重要?？梢酝ㄟ^對管理人員的培訓來提升其專業素質，加強管理人員的責任意識，使管理人員認識到工作的重要意義，讓管理人員掌握先進的管理方法，以此，為提升高校信息化的檔案管理工作奠定良好的基礎。

4結語

總而言之，在當前信息化時代背景下，高校檔案管理工作朝著信息化的方向發展，通過運用網絡資源來實現信息資源的共享，對促進高校檔案管理的水平發揮著重要作用。然而當前高校檔案管理還存在一些問題，如管理人員思想觀念滯后；檔案管理工作效率較低，缺乏相關基礎性設施；資源共享存在弊端，高校合并帶來新問題等，因此，需要針對問題采取有效的措施，通過優化高校檔案管理模式，促進高校檔案信息的數字化；提升檔案管理隊伍素質，以此使高校檔案管理更好地適應社會的發展需求。