網絡環境下事業單位檔案管理的編目工作研究

宋鵬

安達市衛生監督所

網絡環境下事業單位檔案管理的編目工作研究

宋鵬

安達市衛生監督所

在時代高速發展背景下，事業單位各項工作也迎來了新一輪挑戰，特別是檔案管理方面，在保障事業單位高效、有序運行方面發揮著重要作用，因此，為了將檔案管理工作的優勢作用充分發揮出來，各單位應準確認識、把握網絡環境帶來的各個發展契機，探索出更科學完善的工作策略，積極引進更先進的工作理念，以此來不斷優化編目工作的落實。

網絡環境下；事業單位；檔案管理；編目工作

前言

對事業單位來講，其開展的檔案管理編目工作通常都會涉及到諸多復雜的內容，若僅采用傳統工作方式是很難達到高效、順利完成的。且作為資源、需求的重要連接橋梁，事業單位檔案編目工作若未得到科學合理落實必然會對后期其他工作的有效落實帶來不利影響，難以實現便利利用。因此，在網絡環境下，相關工作人員應積極引用各類信息技術，在優化各檔案編目工作環節的同時，進一步提升事業單位檔案編目工作水平。

一、事業單位檔案編目工作現狀分析

首先，在重視程度上。在我國事業單位發展過程中，存在很多中空期，產生的檔案記錄相對較少，進而導致檔案編目部門一直都處于較為松散的狀態，相關領導及工作人員對編目工作的重視程度也不夠，再加上網絡時代發展帶來的各種沖擊，各事業單位雖然引進了較為先進的技術設備，但在認識、人員專業素質上一直都未得到顯著提升，經常會出現編目不準確，以及檔案序號、表示不準確等現象，這些都會在一定程度上影響編目工作質量與效率，并產生一系列有待解決的問題[1]。

其次，在工作體系上。在傳統管理理念與模式的影響下，很多工作人員都人為檔案管理只是簡單的收錄、存檔檔案信息即可，不需要參與其他工作，再加上相關工作體系設置也未給予明確的規定解釋，為重視起信息技術手段的引用，進而導致編目工作質量與效率一直難以得到顯著提升。

最后，在管理查詢效率上。在網絡環境下，各項信息技術在檔案管理工作中的廣泛應用已不再是新鮮事，很多單位為了做到與時俱進，也在不斷加強檔案編目、審核等各項工作中科技設備的引用，但卻經常忽略檢索、查詢上的優化完善，進而導致管理、查詢工作的落實都存在較大差異。而對編目工作來講，其開展的主要目的就是為了給用戶的檢索、查詢提供便捷，所以，在網絡環境下，各單位應重視查詢、編目技術的協調發展，將編目工作的價值充分發揮出來。

二、網絡環境下事業單位檔案編目工作優化策略

（一）加強專業人才培養

我國的檔案管理工作發展相對較晚，雖然近幾年很多事業單位都逐漸引進了較為新穎、先進的工作理念與管理設施，但從總體來講，工作效率一直都未得到顯著提升。其重要原因之一就是高素質人才的缺乏。當前，要想全面勝任我國事業單位檔案管理中的各項編目工作，其工作人員不僅要對相應管理內容做到全面把握，具有優秀的編目意識，還要具備較高的信息素養。因此，各事業單位在日常工作中，應不斷加強對在職人員的專業培訓，特別是信息技術應用方面，培訓效果的高低，對檔案編目工作質量、效率的提升有著直接影響，必須要給予足夠重視。另外，各項編目工作在具體落實中經常會涉及到統計學領域，對此，在熟練掌握各項信息技術的同時，還要注重統計技能的訓練，以此來充分滿足新時期事業單位的發展需求[2]。

（二）推動編目工作信息化

首先，應注重各項信息技術的科學引用。在信息時代高速發展帶動下，事業單位檔案管理工作也逐漸擺脫了人工操作，主要都是圍繞網絡信息記錄存檔來展開的。對此，在開展編目工作中，其工作人員也要加強各項信息技術的靈活應用，以此來大幅度提升工作效率，充分體現編目工作透明度，為快速檢索提供一定便捷。

其次，要積極實現聯機編目。具體來講，就是要充分發揮網絡資源優勢，同時開展多個事業單位檔案信息的編目工作，構建互相聯通的數據系統。對此，相關工作人員，應著重從硬軟件入手，準確把握各項發展契機，不斷提升技術標準，集中資源優勢，在網上聯機編目工作的具體落實中做出不斷優化。此外，還應積極突破傳統工作理念、類型的限制，真正實現編目工作的立體化、全方位落實，緊跟時代發展腳步[3]。

此外，就目前來講，檔案編目工作研究中，很多工作人員都將重心放在了數據采集、存儲與處理上，傳統方式的運用越來越少，從整體上將，檔案管理往往都會涉及到尾聲信息、社會、法律等諸多研究領域，所以在網絡環境下，應將工作研究重心放在檔案管理信息共享的實現上。

（三）優化編制搜索工具

首先，通過網絡技術的靈活引用，可以將各類檔案信息制作成網頁，并上傳到相應網站上，這樣可以消除檔案利用者到相關檔案室查詢、整理資料的各項流程，不論檔案原件是在什么地點、位置保存，用戶都可以通過將相關檔案信息輸入到搜索欄中，就可以便捷、準確的查到相應信息，在不斷拉近檔案、利用者距離的同時，也能夠讓其在網絡環境下充分感受到檢索的樂趣，促進檔案利用時效性的不斷提升。

其次，檔案管理部門還可以與相關網站、網址建立對應的連接，加強網上一些分散檔案信息資源、網址間的密切聯系，并將信息集合更清晰的呈現出來，幫助用戶進行更深入的檢索，確保檔案分散性方面存在的各類問題能夠得到妥善解決，促進檔案利用水平的不斷提升。

最后，由于檔案利用者在知識素養、心理變化，以及生活閱歷等方面都存在一定差異，所以，對檔案信息的需求方向也是各不相同的。因此，檔案部門在落實、優化各項編目、研究工作過程中，應對不同用戶的實際需求特點、規律等方面做出全面考慮，實現大膽創新，從不同層次、角度來揭示各類檔案信息數據，也以此來促進檔案信息服務主觀能動性的不斷增強。

結語

綜上所述，在網絡環境下，為了大幅度提升事業單位檔案管理工作質量與效率，確保各項檔案編目工作能夠得到高效、有序落實，其工作人員不僅要及時轉變工作思維方式，還要加強專業知識、技術的學習創新，構建更完善的管理系統，真正做到與時俱進，促進自身編目工作能力的不斷提升，為事業單位創新發展提供更優質服務，全面適應市場發展變化需求，完善各項檔案管理工作。

[1]梁玉霞.淺談網絡環境下事業單位檔案管理的編目工作[J].才智,2015,(26)：342.

[2]段鷹.事業單位檔案管理中編目工作在網絡環境下的完善[J].科技展望,2016,26(9)：252.

[3]許長春.網絡時代如何完善事業單位檔案管理編目工作[J].城建檔案,2017,(3)：98-99.