新形勢下如何做好水務工程檔案管理工作探析

陳悅

摘 要：隨著我國經濟的發展，我國水務工程建設也飛快地發展起來，從傳統的水利工程轉變為水務工程，工程內容也發生了根本改變，不僅僅局限于傳統水利建設，還增加了水環境、市政、園林景觀等等現代因素。作為水務工程建設工作重要組成部分的水務工程檔案的管理工作也要與時俱進。特別是隨著檔案信息化的發展，基建檔案數字化的要求日益提高，為檔案的存儲與保管提出了更高的技術要求和專業化規范管理要求。新形勢下，如何做好水務工程檔案管理工作，是擺在水務工程檔案管理工作者面前的新課題。

關鍵詞：水務工程；檔案管理

目前我國各地都在進行大規模的基礎設施建設，其中重要的建設之一即是水務工程。水務工程檔案是水務工程建設成果的歷史記錄，忠實記錄了水務工程的建設和發展。在經濟社會發展中，水務工程檔案具有重要的經濟價值，新工程建設可借鑒已完工的項目，降低成本，節約開支，提高效益；具有科研價值，可供水務工作者研究水務建設的規律；具有參考價值，能成為評價工程質量、查找事故原因的重要依據。因此，從上個世紀 80 年代起，我國檔案管理部門陸續出臺規范性文件，比如《《重大建設項目檔案驗收辦法》，規范重大工程項目檔案的驗收程序。

1 水務工程檔案概述

水務工程檔案形成于水務工程建設中，水務工程檔案如實地記載了水務工程的建設狀況以及后期水務工程維護運行情況，是水務工程建設與后期維護工作中重要的參考依據。水務工程檔案的管理水平往往能反映出一個水務工程建設單位的管理水平。水務工程檔案管理一般是由水務建設工程部門建檔、歸檔、保存，工程結束一段時間后，移至水務工程建設單位的檔案室，因此，水務工程檔案的管理關鍵部分還是在水務建設工程過程中完成。這些檔案反映了該水務施工項目的運行、管理與維護情況，并對新的水務工程建設的開展具有重要的借鑒價值。

2 水務工程檔案管理工作的重要性

隨著工農業的進一步發展，水利建設的重要性逐漸被提上日程，中央對于水利建設作出了多次重要批示。不僅如此，居民的日常生活正常秩序的維持，自然災害面前的防御等方面，水利工程同樣發揮著重要的作用。但是，盡管人們越來越關注和重視水利工程，但是水務工程耗資巨大，所需生命周期極長，這導致了隨著工程的不斷發展和完善，會生成多種類的具有較強專業性的工程性記錄文檔。這些檔案不僅僅對于國家今后的水務工程有著重要的意義，更對于整體水務系統的進一步完善和制度的進一步規范發揮著不可替代的作用。同時，對于已經完工的水務工程，能夠進行詳盡的質量鑒定和維護方針，如果發生事故也可以及時查明原因，通過科學合理的手段進行最大程度的補救，將損失降到最低。總而言之，水務工程的檔案管理工作對于國家長久的經濟建設和水利事業的發展具有十分重要的意義。

3 水務工程檔案的管理策略

3.1 增加資金投入

水務工程檔案管理已逐漸向現代化管理邁進，水務工程檔案材料也在不斷更新、各種先進的水務工程檔案整理方法的采用以及水務工程檔案數字化的建設，都要求水務工程檔案管理在資金上不斷追加，只有增加資金投入，才能實現水務工程檔案管理工作與時俱進，使水務工程檔案更好地為水務工程建設服務。

3.2 完善管理制度

只有完善水務工程檔案的管理制度，才能確保水務工程檔案管理工作的質量。制定并完善水務工程檔案管理各項規章制度，切實把水務工程檔案各項工作任務落實到各部門、各崗位，定期做好各項水務工程檔案管理工作業務考評，并加強對水務工程檔案管理工作的監督檢查。

4 當前水務工程檔案工作存在的問題

4.1 缺乏系統思維，各方自行歸檔

一個水務工程項目從立項、施工到驗收運行，分成不同階段，由不同部門完成。水務檔案也是由不同階段的文件資料匯總而成。這些不同階段、不同部門形成的水務項目資料實際上都是作為該項目的一個有機組成部分，前后銜接。雖然不同部門負責的各自模塊中的工作，形成的也是專業性資料，但項目建設單位作為該工程的責任方、發包方、組織者，應系統、整體地看待項目資料，將分布在各部門的資料當做該項目檔案的有機組成部分，及時催促有關部門移交歸檔，以保證該項目檔案的完整性。有些項目建設單位對檔案工作不夠重視，未能從全局、全工程建設的角度，系統地思考歸檔工作，對各部門形成的資料不聞不問，任其散落在各家。這就導致了一個問題，即各家檔案管理工作參差不齊，有的及時歸檔，有的則被丟棄，有的形成案卷，有的則只是零散的資料。如此，勢必不能形成有價值的項目檔案留存。水務工程檔案工作缺乏系統思維的另一個表現現象是項目建設方只是被動地接收從各方移交的資料，對方移交什么就接收什么，至于是否完整、有遺漏等則不顧及，有些建設方甚至都未建立各方移交檔案資料的制度，由各方自行保管。一旦遺失，后期追補的難度較大，工程檔案不能形成有機、系統的聯系，也就不能如實反映整個工程概貌。

4.2 人員未到位

現實水務檔案工作中出現的資料遺失、不及時歸檔、散落、未被利用等問題，歸根到底就在于無專業人士專門從事該項工作。長期以來，檔案保管被認為是一項枯燥無味、簡單機械的工作，工作人員就像普通的倉管員一樣，無需專業知識，任何人都可從事。因此很多項目并未配備專職的檔案工作人員，而是由文秘工作者兼任，建設方如此。施工方、監理方更因自己不是組織者，承擔的只是工程某個模塊，更不配置檔案人員。工程檔案與通常的文書檔案有很大不同，專業性更強，文秘人員對工程檔案的管理工作，一則無暇顧及，二則心有余而力不足，缺乏專業知識，特別是水務工程項目包含大量的專業圖紙，這些圖紙如何保管，甚至如何折疊、立卷都是問題。人員不到位，也就無人組織檔案工作。檔案的規范化、完整化管理就無從談及。

5 提升水務工程檔案工作水平的途徑

5.1 制定行業統一標準，規范歸檔工作

隨著我國水務事業的快速發展，水務工程建設項目日益增多，形成的檔案相應的越來越多，但面臨的一個現實困難是，庫存壓力的增大。水務工程檔案庫存容量和日益增長的檔案數量形成了一個亟待解決的矛盾，特別是行政級別高的檔案部門需保管從下屬單位移交的工程檔案，這些工程檔案中重復性資料較多，比如監理方、施工方的案卷中都包含了整個項目的合同文件、設計方案、施工方案、進度表等，這些都是建設方提供給施工方、監理方用于工作需要的，具有同一性，整個工程只需保管一份即可。

5.2 責任到人，有專職人員負責檔案工作

工程建設通常實行的是項目制，工作人員因項目組織在一起，項目結束后，工作人員就解散。如果相關案卷資料不及時歸檔，很可能就會遺失、丟棄，導致檔案不完整，影響后期的保管利用。因此檔案管理工作應納入工程項目管理工作的一個必不可缺的組成部分，安排專職人員負責檔案的收集、立卷歸檔、保管、利用、保密等相關工作，責任到人。從我單位實踐來看，我單位為確保工程資料及時歸檔，每個項目都設立專職檔案人員，專職人員負責協調勘測、設計、施工、監理等各方文秘人員及時收集、整理各模塊工作中的資料，提出要求，并對資料進行移交、做好交接記錄，統一匯總、編目。

6 結束語

水務工程檔案是水務工作者勞動智慧的結晶。其檔案工作和合同管理、施工管理、投資管理等一樣，是完成工程建設任務不可或缺的重要管理手段，同時也是水務工程建設單位的主要職責。水務工程檔案工作的每一個環節都與工程建設任務緊密相連。提高檔案管理水平，進行規范化管理，能更好地服務于水務工程建設需要。

參考文獻

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