淺析老年大學檔案管理

劉麗華

摘 要：老年大學作為老年教育的一種重要形式，能緩解老齡化帶來的壓力，促進終身教育的發展，幫助老年人繼續參與社會活動。檔案管理作為老年大學管理工作中的重要一環，對老年大學的發展具有不可或缺的作用。本文首先簡要分析了檔案管理的重要作用，之后就老年大學檔案管理存在的問題進行了探討，最后就如何做好老年大學的檔案管理工作提出了幾點建議，以供參考和借鑒。

關鍵詞：老年大學；檔案管理；問題；對策

檔案管理工作作為老年大學基礎工作之一，在其發展中起著舉足輕重的作用。隨著時代的發展變化，老年大學的發展呈現出了新的形勢，而與之相關的檔案管理工作也應與時俱進，優化創新，提高檔案管理工作水平，適應現代社會和老年大學改革發展的需要。

1 檔案管理的重要作用分析

檔案管理工作是教學評估工作的基礎與依據，應該有效的利用檔案管理工作的宣傳作用。老年大學的檔案館（室）通過提供與教學評估工作相關的檔案，不僅能豐富學校教學成果展覽的內容，還能夠對教職工進行校情、校史和愛國主義教育。檔案不僅把學校過去的各項工作系統而準確地再現在評估匯報材料中，而且能夠充分展現學校工作的閃光點，提高學校的知名度，為老年大學的良好發展提供支持。

2 老年大學檔案管理存在的問題分析

2.1 檔案管理制度還不夠完善

目前，各類型的院校沒有重視檔案管理工作，沒有制定健全和完善的檔案管理制度。即使制定了相關制度，也不具有創新特點，與我國的市場經濟、信息化時代的國情不符合。主要是因為我國部分檔案管理人員沒有對檔案管理工作不夠重視，其所采取的工作模式還是立足于傳統的檔案管理墨水，這種模式在一定程度上有著強烈的機關檔案管理色彩。這種現象對我國檔案管理的制度化、規劃化以及科學化建設非常不利，因此必須要建立健全老年大學檔案管理制度。

2.2 檔案管理工作人員積極性不高

經過調查顯示，我國很多檔案管理工作人員積極性不高，在具體工作中責任性不高，缺乏對檔案管理的意識。另外，檔案管理需要較強的專業知識，部分工作人員并非出自檔案管理相關專業，只是臨時調用而來。部分領導認為檔案管理工作非常簡單，只要初中學歷即可勝任，導致了在文書立卷的過程中出現了太多的不規范情況，在工作方法和工作質量上都難以達到相關要求。在立卷的過程中，部分檔案管理人員對于全宗檔案沒有收集齊全，在對案卷保管期限上的劃分太過混亂。另外，部分檔案管理人員沒有基本的檔案意識，在工作過程中將已經完成工作的資料順手扔掉，不仔細保存。除此之外，部分檔案工作人員認為檔案收集是檔案室的工作，與自己沒關系，因此忽略對其的重視。

2.3 檔案管理工作信息化水平偏低

在信息化時代下，將電子信息技術進行應用，從而促進檔案管理工作的高效率、高質量。然而在實際應用過程中，部分工作人員在應用計算機管理軟件系統中沒有統一的標準，在具體檔案管理實踐中，通用性不夠，其標準化和規范化水平不足。一些檔案管理軟件只是立足于檔案專業流程加以研究，卻沒有考慮到文件和檔案之間的聯系。特別是我國辦公自動化方式廣泛應用之后，檔案管理軟件和OA系統不能有效銜接，從而造成了在歸檔過程中，存在著大量電子文件歸檔處理不準確、不及時的情況。

3 做好老年大學檔案管理的有效策略

3.1 強化收集工作，落實全面收集

針對當前檔案館普遍存在的收集材料少，材料內容單一的問題，強化檔案的收集是豐富館藏積累的重要環節，需要檔案館（室）和征集對象雙方通力合作。首先，檔案館（室）應做好檔案的收集準備工作。例如確定工作規劃、制定與收集工作有關的文件制度、確保人力和財力的投入。其次，在征集過程中，檔案的宣傳工作起著至關重要的作用。檔案工作人員在征集過程中，要積極與檔案材料持有者聯系、交流，引導檔案材料持有者將較為齊全的檔案材料移交進館，配合檔案機構錄制口述檔案，補充收集材料之不足。

3.2 規范分類標準，改善整理狀況

檔案的分類是整理環節中的重要步驟，完善分類標準對檔案資料日后提供利用、檔案標準化實施、檔案分類保管、檔案統計工作等均有益處。完善檔案的整理可從兩方面進行：一是老年大學檔案管理部門應加大經驗交流，在對整理的實踐和研究中逐漸形成適合老年大學檔案管理的規范分類整理標準，并認真組織落實；二是改善檔案原有整理基礎，通過宣傳和普及檔案分類整理方法，養成良好的整理習慣，為進館整理打下基礎。

3.3 建立健全檔案管理制度

老年大學應該針對原來的規章制度，立足于此，從而對原有制度有效的梳理和完善。一方面保證遵循了相關法律規定，另一方面，要落實到文書管理的實際上來，從而制定完善的規章制度。針對檔案管理、歸檔統計、檔案借閱、檔案鑒定以及文件處理等內容都需要加強規范，保證在操作程序中要求統一、標準統一、使用統一。將過去的規章制度中不適宜的規則進行廢除，對相關制度中不完善的內容加以修繕，保證制定出的檔案管理制度能夠充分符合實際。老年人因為晚年孤獨或者需要接觸新領域，想在晚年培養興趣、陶冶情操，希望通過學籍檔案來記錄自己晚年充實的生活，教師也希望通過老年人的檔案來發掘其年輕時的經歷，從而有針對性制定培養計劃。因此制定好檔案管理制度，保證對文書檔案有效管理避免檔案丟失和記錄錯誤的情況發生，為老年人的晚年生活帶來慰藉，也為教師發揮老人的優勢和長處帶來幫助。

3.4 推進檔案管理資源數字化建設

知識經濟和高度信息化的社會，老年大學大量管理活動產生文件材料迅速增加，檔案的數量也飛速増多。傳統以紙質為主的檔案載體形式和手工檢索的工作流程已遠遠不能適應時代的要求。因此，老年大學檔案管理工作也同樣要加快現代化的步伐，與時代接軌。運用科學技術優化檔案管理工作，實現檔案管理的現代化。建議建立數字化檔案館，向往著現代化的檔案管理時代的到來。數字化檔案館是二進制編碼的數字方式存儲、處理館藏信息，數字化檔案館要求館藏檔案的高度數字化，不僅檔案條目數字化，檔案的內容也要數字化，以計算機為管理手段，以網絡傳遞為利用方式。檔案的數字化程度越高，檔案利用的效率也就越高，從而更好的提高老年大學檔案管理工作水平。此外，加強老年大學檔案管理工作的計算機技術應用，運用計算機及網絡進行檔案的收集、整理、鑒定、保管和統計等一系列的王作，建立檔案信息數據庫，充分發揮計算機的密集存膽和快速檢索功能，這是檔案管理現代化的基礎工作；建設老年大學檔案信息網絡，加快檔案數字化、網絡化進程，制定檔案信息化的標準，規范管理，提高檔案信息加工處理的效率。

3.5 提高檔案管理工作者的素質

優化檔案管理人員配置，從年齡、學歷、專業等多方面選擇構建一支高素質的檔案管理隊伍，對檔案工作者素質提高的培訓教育，是檔案管理工作水平提高的重要保證，這項工作必須列入老年大學整體的人才管理規劃中。首先，培訓制度化，將培訓視為檔案管理工作的一部分，制度化是保證檔案工作者培訓教育的重要保障。其次，建立培訓評估考核機制，保證培訓質量，檔案館（室）建立相應的評估機制，從而激發檔案工作者參加培訓的積極性、主動性和成效性。再次，建立工作小組，互幫互助，取長補短，在實踐中共同發現問題，解決問題，開拓思路，集思廣益，尋求檔案管理工作的優化創新。

4 結束語

總之，在當前時代發展的需求下，辦好老年大學至關重要。而檔案管理作為老年大學發展的基礎性工作，也需要相關工作人員不斷努力探索，提高檔案管理效率和質量，更好地服務于老年大學的可持續性發展。

參考文獻

[1]加強檔案管理工作者信息化教育[J].苗育平.陜西檔案. 2006（04）