淺談建立數(shù)字化檔案管理體系的方法策略

王俊

摘 要：檔案在社會組織變遷研究中發(fā)揮著不可或缺的作用，是十分重要的文獻，而檔案管理可以真實地反映出社會的發(fā)展與變化。目前階段，傳統(tǒng)的檔案管理工作受到數(shù)字化檔案管理技術(shù)的嚴重沖擊，一定程度上影響了紙質(zhì)檔案管理的價值提升。在這種情況下，必須要高度重視檔案管理部門工作，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理和數(shù)字化檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展，進而降低檔案管理工作失范的問題，將檔案價值充分發(fā)揮出來。基于此，文章將數(shù)字化檔案管理作為研究重點，并闡述了建立數(shù)字化檔案管理體系的有效策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案；管理體系；建立方法；策略

基于科學技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理機制與管理模式都已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化檔案管理工作需求。其中，檔案管理工作也逐漸從傳統(tǒng)檔案管理向計算機管理方向發(fā)展，并且管理模式也更加科學合理。為此，現(xiàn)代多媒體技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)被廣泛應用在檔案管理體系當中，并且有機結(jié)合現(xiàn)代信息管理技術(shù)與計算機技術(shù)，形成了數(shù)字化的檔案管理體系。為此，下文將重點闡述構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系的具體方法與策略。

1 數(shù)字化檔案管理體系概述

在數(shù)字化檔案管理體系當中，檔案信息綜合管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡信息共享系統(tǒng)是重要的組成部分。其中，前者主要包括數(shù)字化處理子系統(tǒng)與檔案信息管理、信息服務和數(shù)據(jù)庫管理子系統(tǒng)，而后者則主要包括了信息發(fā)布子系統(tǒng)與Web管理子系統(tǒng)[1]。從整體角度分析，可以說數(shù)字化檔案管理體系是以現(xiàn)代化信息技術(shù)為切入點，將檔案信息作為關(guān)鍵內(nèi)容，充分利用先進且高效的開發(fā)模式而構(gòu)建的具備多用戶標準的分布式檔案信息資源管理系統(tǒng)。

2 現(xiàn)階段數(shù)字化檔案管理體系的建設問題解構(gòu)

因數(shù)字化檔案管理體系在我國的發(fā)展時間不長，因而始終存在不完善之處，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，領導機制嚴重缺失。近年來，科學技術(shù)的發(fā)展速度不斷加快，而人們也逐漸認知數(shù)字化檔案管理機制的重要作用。然而數(shù)字化管理在我國發(fā)展時間并不長，正處于關(guān)鍵的發(fā)展時期，因而很多內(nèi)容都需要不斷摸索，導致數(shù)字化檔案管理體系的系統(tǒng)化領導始終不完善，難以構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理工作機制。

第二，保障機制嚴重缺失。建立數(shù)字化檔案管理體系最關(guān)鍵的就是要有充足的管理專業(yè)人才，然而在實踐過程中，人才總量嚴重不足且結(jié)構(gòu)存在一定的不合理之處，尤其是創(chuàng)新復合型的人才短缺。另外，在對數(shù)字化管理人才能力培養(yǎng)與吸納方面仍有待完善。以上都是影響數(shù)字化檔案管理機制作用發(fā)揮的主要因素。另外，在軟硬件投入方面也存在諸多不足之處[2]。當前，檔案館現(xiàn)代化管理的設備與設施更新速度緩慢，難以滿足社會與現(xiàn)代檔案發(fā)展的步伐。其中，檔案管理軟件的功能相對單一且水平不一，難以與數(shù)字化檔案管理體系發(fā)展需求相適應。

第三，網(wǎng)絡安全性能有待提高。在科學技術(shù)快速發(fā)展的背景下，病毒的種類也更加多樣和復雜，嚴重威脅了網(wǎng)絡安全。在實踐中，大部分網(wǎng)絡系統(tǒng)都會受到攻擊，而損失也十分嚴重。由此可見，數(shù)字化網(wǎng)絡安全的問題也是亟待解決的問題之一。

3 建立數(shù)字化檔案管理體系的有效方法策略

3.1 建立并健全領導管理機制

領導層人員應正確認知自身職責的重要作用，進一步強化對于數(shù)字化檔案管理體系建設的組織管理工作，以更好地構(gòu)建具有可行性的檔案管理機制。在此過程中，將綜合檔案的數(shù)字化管理作為切入點，形成數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡，以保證系統(tǒng)整體環(huán)環(huán)相扣，進而增強組織領導機制功效的發(fā)揮。

3.2 數(shù)字化檔案管理體系保障機制的構(gòu)建

所謂的數(shù)字化檔案管理體系保障機制，具體指的就是實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理團隊的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，在增加成本投入的基礎上，實現(xiàn)檔案管理服務作用的充分發(fā)揮。所以，各級領導應給予數(shù)字化檔案管理工作一定的支持，注重對于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的資金投入，以保證專項經(jīng)費的使用充足，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理體系的正常運轉(zhuǎn)[3]。與此同時，需要及時更新檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)，確保檔案團隊不斷注入新的活力與力量，進一步推動檔案工作的數(shù)字化與現(xiàn)代化發(fā)展。在培訓方面，檔案部門應當針對不同的對象與需求，采取因材施教的方式，構(gòu)建具有針對性的培訓體系。在此基礎上，應定期開展數(shù)字化檔案管理講座，全面培養(yǎng)檔案管理工作人員的數(shù)字化管理能力，通過數(shù)字化檔案管理的培訓，不斷獲取更為豐富且先進的業(yè)務知識。

3.3 注重網(wǎng)絡安全管理的重要作用

在網(wǎng)絡安全問題方面，最重要的就是病毒防治、惡意攻擊的預防以及信息存儲與傳輸過程中的安全問題等等。其中，在防治病毒方面，需要與檔案部門實際狀況相結(jié)合，將防毒軟件安裝在工作站、互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站以及文件服務器當中，以實現(xiàn)多層防御。在惡意攻擊的預防方面，效果最明顯的就是設置防火墻以及安全島。以功能與實現(xiàn)原理角度分析，防火墻技術(shù)具有一定的大眾化特征，并不會增加檔案管理部門的經(jīng)濟負擔[4]。而對于安全島的設置來說，其安全程度更高，然而價格也相對較高。為了實現(xiàn)經(jīng)濟性的發(fā)展目標，建議檔案管理部門采用防火墻技術(shù)。如果經(jīng)費充足，最好采用安全島設置作為預防措施。在信息存儲與傳輸過程中，應采取加密體制，效果最理想的就是公鑰基礎設施。另外，操作系統(tǒng)的安全問題同樣值得高度重視，可以通過對操作系統(tǒng)的安全防治來達到預防的目的[5]。而在災難恢復與數(shù)據(jù)備份方案，所采取的安全措施并不能夠確保檔案館不遭受損失，因而，數(shù)字檔案管理體系恢復系統(tǒng)與容災系統(tǒng)應當有機結(jié)合靜態(tài)備份與同步備份的方式，最重要的是要事先制定應急響應的措施。

4 結(jié)束語

綜上所述，在數(shù)字化檔案管理體系建立的過程中，需正確認知其中存在的問題，并采取具有針對性的解決方法與策略才能夠?qū)⒃擉w系的作用充分發(fā)揮出來。

參考文獻

[1]侯濤.淺談建立數(shù)字化檔案管理體系的方法策略[J].才智，2015（10）：369-369.

[2]李江霞.基于高校數(shù)字化檔案安全管理體系的研究[J].中國管理信息化，2015，18（1）：206.

[3]楊富霞.高校數(shù)字化檔案安全管理體系探索和分析[J].才智，2013（36）：137-137.

[4]劉俊巖，彭兆偉，薛曉明等.新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設探討[J].黑龍江檔案，2013（4）：44.

[5]于繼進.高起點定位超謀化發(fā)展全力推進住房公積金數(shù)字化檔案建設[J].山東檔案，2015（4）：69-70.