文書檔案創(chuàng)新管理工作探析

孫予

摘 要：社會(huì)的進(jìn)步速度昭然若是，依托社會(huì)發(fā)展的不斷深入，各單位管理工作的重要組成部分——檔案管理工作水平得到了明顯提高，文書檔案管理工作水平也水漲船高。然而，就現(xiàn)在的發(fā)展形勢(shì)與速度來看，各單位的文書檔案管理工作與時(shí)代的需求有著顯著的差距。由于文書檔案管理工作對(duì)單位的發(fā)展有著不可忽略的影響，對(duì)于社會(huì)人的可持續(xù)發(fā)展也發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此，面臨社會(huì)越來越快的發(fā)展形勢(shì)，我們必須加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視。創(chuàng)新文書檔案管理制度，促進(jìn)文書檔案管理工作水平的進(jìn)步一步提高以更好的為單位發(fā)展服務(wù)。本文就在分析文書檔案管理工作的作用和現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了一些更為合理的改進(jìn)途徑。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理工作；探究

1 文書檔案管理的內(nèi)容及作用分析

（一）文書檔案管理工作的主要內(nèi)容

文書檔案管理工作的首要內(nèi)容是要保證文書材料的完整性、客觀性、真實(shí)性；其次是要檢查文書檔案材料是否出現(xiàn)錯(cuò)裝或者是混裝的情況；最后要對(duì)文書檔案的保存情況進(jìn)行考量。

（二）文書檔案的作用

1.文書檔案真實(shí)的記錄著單位工作的發(fā)展歷程

每個(gè)單位的文書檔案，不僅記錄著單位內(nèi)部的黨政工作，更是對(duì)單位內(nèi)部開展的所有活動(dòng)和管理工作的記錄憑證。只要是稱得上完善的文書檔案，必然是包含著單位的各種活動(dòng)和管理活動(dòng)過程中留下的原始材料。在這一套完整的檔案中能夠看出這個(gè)單位的發(fā)展歷程以及發(fā)展水平，對(duì)單位的改革發(fā)展，推陳出新，有著寶貴的參考價(jià)值。

2.文書檔案銜接著單位的各項(xiàng)工作

文書檔案本身來源于文書文件，文書處理之后最終變?yōu)闄n案。因而，單位的管理部門，如果能夠?qū)Ρ拘n案進(jìn)行深入研究，必然能夠提高管理工作的力度和針對(duì)性與具體性。將文書檔案完整的保存下來，對(duì)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作都能起到銜接作用。

2 當(dāng)前文書檔案管理存在問題

（一）對(duì)文書檔案管理審核的重視程度不足

文書檔案管理工作是否能夠取得傲人的成績(jī)受很多因素影響，其中對(duì)文書檔案管理審核的意識(shí)、重視程度就是一個(gè)極為重要的方面。但是當(dāng)前我國(guó)很多地方的單位檔案室條件極為簡(jiǎn)陋，甚至根本沒有為檔案管理開辟一個(gè)專門的空間，由此而又直接導(dǎo)致了檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的不重視。

（二）檔案信息化建設(shè)落后，嚴(yán)重制約了文書檔案管理的效率

目前很多地區(qū)的文書檔案管理工作仍然在沿用傳統(tǒng)的管理方式。以文書檔案查找為例，按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理者在根據(jù)單位需求提供檔案之前，首先要要求查找者為其提供具體的檢索信息，然后通過書本檢索的方式對(duì)案卷編號(hào)進(jìn)行逐個(gè)查找，最后再到庫房調(diào)閱文書檔案資料，這種文書檔案管理方式程序復(fù)雜、耗時(shí)耗力，不僅嚴(yán)重阻礙了文書檔案管理的效率，而且嚴(yán)重降低了文書檔案的利用率，不利單位工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（三）缺乏一支文書檔案管理工作的人才隊(duì)伍

尤其是當(dāng)下，隨著社會(huì)的進(jìn)步、計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)在給文書檔案管理工作者帶來便捷的同時(shí)也對(duì)其專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。由于電子化的檔案管理摒棄了傳統(tǒng)的檔案管理方式，代替以現(xiàn)代化的手段對(duì)檔案信息進(jìn)行歸檔處理，因而更需要一些專業(yè)人員進(jìn)行科技管理。這樣一來，就對(duì)檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。但是縱觀當(dāng)下，目前仍然有很大一部分文書檔案管理人員缺乏對(duì)信息技術(shù)及與檔案管理相關(guān)的軟件的學(xué)習(xí)與應(yīng)用，不僅降低了文書檔案審核管理的效率而且容易使檔案出現(xiàn)安全隱患。

3 文書檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）加深領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度

只有真正得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能獲得迅速的改變。而是否能夠得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，是文書檔案管理工作有效進(jìn)行的重要依據(jù)。文書檔案管理的上級(jí)部門如果能夠定期檢查檔案管理工作，并高度重視其科學(xué)化建設(shè)，以單位整體發(fā)展規(guī)劃為目的，才能引起相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。作為文書檔案管理人員，應(yīng)該充分發(fā)揮其管理職能，必要性的向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案對(duì)于單位健康發(fā)展的重要性，從而引起單位領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)注。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)文書檔案功能的宣傳，讓大家共同參與、高度重視檔案管理工作，讓文書檔案管理工作向著規(guī)范化發(fā)展，讓文書檔案管理工作得到長(zhǎng)期健康的發(fā)展，不斷為單位和社會(huì)發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（二）做好文書檔案的收集工作，完善文書檔案信息

要想做好文書檔案管理工作，首先就要對(duì)其檔案材料進(jìn)行進(jìn)一步的收集補(bǔ)充。但是由于很多文書檔案管理工作人員缺乏資料收集經(jīng)驗(yàn)，加之文書檔案資料較為分散，因此，要想補(bǔ)充完善每一份檔案信息就顯得較為困難。針對(duì)這一問題，可以通過以下幾個(gè)步驟來解決：首先要派有一定工作經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)熟練的工作人員來擔(dān)任文書檔案信息聯(lián)絡(luò)員，針對(duì)目前文書檔案審核中存在的問題進(jìn)行上下溝通，針對(duì)文書檔案缺失的資料進(jìn)行共同商策，以此形成一個(gè)上下聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)，不斷完善文書檔案資料；其次，在進(jìn)行文書檔案材料收集時(shí)要注意收集方法、收集形式的多樣化，力求檔案資料的完整性；最后，在檔案收集結(jié)束后要注意對(duì)材料進(jìn)行篩選，及時(shí)將不真實(shí)的檔案資料去除，力求保證檔案資料、真實(shí)信息，為日后活動(dòng)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的檔案基礎(chǔ)。

（三）建立健全歸檔制度，規(guī)范化收集檔案

文書檔案管理人員都應(yīng)當(dāng)掌握檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，學(xué)習(xí)了解關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，結(jié)合本校的具體實(shí)際情況，對(duì)檔案工作的制定做到具體問題具體分析，建立完善的歸檔制度，從源頭上做好檔案的收集工作。對(duì)各部門應(yīng)歸檔的文書檔案材料要按照相關(guān)規(guī)定保證能按時(shí)、按量、按質(zhì)歸檔，從而確保專職人員對(duì)檔案管理工作的順利進(jìn)行。檔案室也應(yīng)負(fù)起責(zé)任，認(rèn)真保存、接收檔案，確保文書檔案的完整性。

（ 四） 致力于培養(yǎng)復(fù)合型文書檔案管理隊(duì)伍

如今各大單位最缺少的就是復(fù)合型的文書檔案管理人才，專業(yè)知識(shí)與能力的不足和學(xué)習(xí)能力的缺乏嚴(yán)重拉低了檔案管理工作水平。因此，雙管齊下的培養(yǎng)文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，為文書檔案管理部門擁有高精尖的檔案管理人員而努力，是單位沒相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與部門應(yīng)該高度重視的。不僅如此，由于文書檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員必須擁有高度的責(zé)任心和耐心。因此在培訓(xùn)過程中，應(yīng)該注意陶冶檔案管理人員的情操，培養(yǎng)他們的思想道德素質(zhì)，打造一支德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)管理隊(duì)伍。

（ 五） 創(chuàng)新工作方式，增大檔案利用率

糾其根本來講，文書檔案管理工作屬于一項(xiàng)服務(wù)性工作，其根本任務(wù)是為單位的其他管理事務(wù)服務(wù)的，也是為了單位的工作水平提高而服務(wù)。為了完成這項(xiàng)職能，必須科學(xué)規(guī)劃文書檔案管理工作制度，轉(zhuǎn)變工作思路，開展檔案管理工作的調(diào)查與研究工作，多方面的進(jìn)行檔案編研工作，力爭(zhēng)把文書檔案管理工作的作用發(fā)揮到最大化，也盡可能的提高文書檔案的利用率。

4 結(jié)語

總而言之，要想進(jìn)一步提升文書檔案管理效率，就必須盡快創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理，培養(yǎng)專業(yè)人才隊(duì)伍，推動(dòng)單位文書檔案的完善與進(jìn)步。

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