新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理工作探討

摘 要：隨著社會整體發(fā)展水平的進步以及我國改革開放事業(yè)的進一步深化，事業(yè)單位的人事檔案在數(shù)量以及規(guī)模上都發(fā)生了很大的變化。隨之也對人事檔案管理工作提出了更高的要求。因此，為了提升人們對事業(yè)單位人事檔案管理工作的認(rèn)識，本文在第一部分闡述了事業(yè)單位做好人事檔案管理工作的重要性與必要性；在第二部分，筆者結(jié)合個人工作經(jīng)驗，就如何提升事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量與效率提出了幾點看法。

關(guān)鍵詞：新形勢；信息技術(shù)；事業(yè)單位；人事檔案

1 事業(yè)單位做好人事檔案管理工作的必要性與重要性

1.1 人事檔案是單位用人的重要依據(jù)之一

人事檔案集中反映了人員的工作經(jīng)歷和工作表現(xiàn)情況。因此，我們可以通過人事檔案而對事業(yè)單位工作者進行全方位的了解，若在此基礎(chǔ)上結(jié)合對工作者實際工作情況的分析考察，那么就能為單位用人提供重要的依據(jù)。

1.2 人事檔案對于事業(yè)單位工作人員而言具有一定的監(jiān)督和規(guī)范作用

正是因為人事檔案記錄著我們的成長經(jīng)歷，而單位在進行用人時往往會參考檔案資料，因此這會對單位內(nèi)工作人員的行為舉止、工作表現(xiàn)起到一個監(jiān)督和規(guī)范作用。

1.3 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作是充分挖掘人才潛力，促進單位可持續(xù)發(fā)展的必要保障

眾所周知，薪資、福利對于事業(yè)單位工作人員而言同樣具有很強的激勵作用，良好的激勵制度能夠極大的提升人才的工作積極性從而促進單位整體發(fā)展水平的提升。人事檔案管理工作內(nèi)容具有多元化特征，具體包括了對單位工作人員的家庭狀況、工作資歷、獎懲情況等的了解，這些情況又在一定程度上影響了單位工作人員的工資福利和社會保證。因此，我們說做好事業(yè)人事檔案管理工作能夠通過充分的了解和激勵人才，進而發(fā)揮出人才的最大價值。

1.4 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作是深化我國的人力資源改革工作的必要組成部分

長期以來，受很多因素的影響，我國的事業(yè)單位一直存在著人員冗雜、人才配置不合理等現(xiàn)象。不僅如此，一些職能非常弱的部門也長期盤踞。要想科學(xué)的解決這些問題，保證事業(yè)單位內(nèi)部人才的合理配置，就必須以良好的人事檔案管理工作作為執(zhí)行基礎(chǔ)。

1.5 事業(yè)單位人事檔案具有一定的法律憑證作用

人事檔案詳細(xì)記錄了工作者成長的各個階段，其中也包含在其在成長過程中參與的一些考試、比賽，獲得的一些證書與獎勵等，所以我們說事業(yè)單位的人事檔案管理工作真實而詳細(xì)的反映了的工作者成長經(jīng)歷的方方面面。正是由于這樣，這些原始性的材料就成為了有關(guān)部門檢查工作者是由有違法亂紀(jì)行為的重要的材料之一。此外，在處理與事業(yè)單位工作者有關(guān)的訴訟事件中，人事檔案中的有些內(nèi)容還可以起到憑證作用。

2 提升事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量與效率的措施

2.1 提升各部門人員對人事檔案的認(rèn)識，加大政府資金支持力度

人事檔案管理工作對于單位整體工作水平的提升具有深遠的影響。但是由于種種因素的阻礙，很多事業(yè)單位一直沒能對人事檔案管理工作進行有效的宣傳，導(dǎo)致各部門工作人員認(rèn)為人事檔案管理工作并不重要。因此，要想提升事業(yè)單位人事檔案管理的效率，首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，對人事檔案管理工作的重要性有一個深刻的認(rèn)知；其次，要通過開展宣講等方式加大宣傳力度，提高單位內(nèi)全體工作人員對人事檔案材料的重要性、檔案管理工作的重要性的認(rèn)識。最后，完善的軟、硬件配置不僅是完成人事檔案管理信息化建設(shè)的必要條件，也是提升檔案管理質(zhì)量和效率的有效方式。因此，從這一點來說，政府應(yīng)當(dāng)加大資金投入，為檔案管理工作配備良好的計算機及其系統(tǒng)，配備專業(yè)化的設(shè)施、專業(yè)化的人員、專業(yè)化的辦公場所等。

2.2 完善事業(yè)單位人事檔案管理制度，促進人事檔案管理的規(guī)范化建設(shè)進程

由于當(dāng)前很多事業(yè)單位的人事檔案管理部門仍處于由傳統(tǒng)檔案管理方式向信息化檔案管理方式的過渡階段，加之我們?nèi)狈σ欢ǖ男畔⒒瘷n案管理經(jīng)驗。因此，在人事檔案管理上，工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，對檔案管理信息化建設(shè)進程造成了一定的阻礙。為了有效解決這一問題，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合發(fā)展實際情況，建立起一套符合目前發(fā)展規(guī)律的人事檔案管理制度，以使檔案管理工作人員有法可依，從而保證事業(yè)單位人事檔案管理制度化、規(guī)范化建設(shè)的順利進行。在進行完善人事檔案管理制度時，要尤其注意以下兩點：一是要注意根據(jù)單位自身發(fā)展實際制定一些科學(xué)合理的檔案管理規(guī)則，有針對性的開展人事檔案管理工作。二是事業(yè)單位在制定檔案管理規(guī)則時要充分注意到與其他工作的協(xié)調(diào)配合，以使所制定的規(guī)則能夠具有較強的靈活性。

2.3 創(chuàng)新人事檔案管理思路，革新人事檔案管理方式

創(chuàng)新是進步的源泉。人事檔案管理工作也一樣，要想實現(xiàn)自身的發(fā)展與進步，就必須緊跟時代發(fā)展潮流，創(chuàng)新檔案管理思路，積極的運用一些新技術(shù)、新方法來革新工作方式。如我們在進行人事檔案管理工作時，要積極引進一些操作便捷的先進設(shè)備，建立起良好的事業(yè)單位人事檔案處理系統(tǒng)；為了保證人事檔案信息的安全，要引進計算機輔助系統(tǒng)；為了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式進行檔案管理等等。

2.4 注重提升事業(yè)單位人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)

在信息化環(huán)境中，要想進一步提升檔案管理的質(zhì)量及效率就必須要對檔案管理工作人員的工作能力、思想道德提出更高的要求。但是當(dāng)前由于很大一部分檔案管理工作人員都是由其它工作轉(zhuǎn)崗而來的。所以，這部分人相對于一些專業(yè)的檔案管理人員而言不僅缺乏一定的工作經(jīng)驗，而且還缺少一定儲備量的檔案管理專業(yè)知識，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的整體進程。因此，單位要通過加強對檔案管理工作者的專業(yè)知識培訓(xùn)，使其不斷豐富與人事檔案管理工作有關(guān)的專業(yè)知識，并盡力引導(dǎo)檔案管理者們樹立起終生學(xué)習(xí)的理念。其次，單位要加強對人事檔案管理工作者的計算機技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握一些現(xiàn)代信息技術(shù)知識，并熟練掌握與檔案管理有關(guān)的應(yīng)用軟件的使用方法，以適應(yīng)信息化的發(fā)展要求。最后，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)不斷提升個人道德素養(yǎng)，不僅要時刻保持對工作的積極性，也要恪守職業(yè)道德規(guī)范，對一些特殊檔案做到嚴(yán)格保密。

3 小結(jié)

總而言之，人事檔案對于促進事業(yè)單位的發(fā)展意義非凡，尤其是隨著信息技術(shù)進步，人事檔案的作用更是日益凸顯。為此，我們必須針對當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題進行深入剖析，找出癥結(jié)所在，以為促進事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

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作者簡介

鞏萌萌（1980-），女，山東省臨沂市平邑人，本科，畢業(yè)于武漢大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案管理。