深化高速公路檔案管理工作相關思考

劉倩

摘 要：近年來，我國交通事業進入了快速發展階段，已經形成了一個較為完善的交通網絡體系。同時，政府進一步加大了高速公路建設投入力度，為其他行業如運輸業、物流業等發展奠定了良好的基礎。在高速公路數量不斷增多、規模不斷擴大的情況下，高速公路檔案也日趨復雜，這給高速公路檔案管理工作提出了新的要求。高速公路檔案是高速公路建設過程中所形成的寶貴信息資源。如何有效利用高速公路檔案，將其價值充分挖掘出來，已經成為了高速公路檔案工作的重要課題。基于此，本文對高速公路檔案管理工作進行了綜合性闡述，并提出了相關觀點，以供參考。

關鍵詞：高速公路；檔案管理；資料；整編

1 高速公路檔案特征及作用概述

高速公路項目本身就是一項十分復雜的工程，在籌建之初便涉及了檔案信息收集及整理工作。各類項目評估報告、施工合同、施工協議、設計圖紙、會計財務報表等均是檔案信息的重要來源。這些原始資料反映了高速公路項目各階段建設的實際情況，也是高速公路工程項目施工管理的重要依據。同時，高速公路檔案也是公路投入使用后產權管理、維護、擴建的重要信息依據，它對于高速公路全生命周期運營具有重要的意義。與其他類型檔案相比，高速公路檔案具有其典型特征[1]：（1）復雜性。通常情況下，高速公路工程項目建設周期較長，各階段均會產生繁雜的檔案資料。這些資料來源于不同部門、不同階段，這也就決定了高速公路檔案的復雜性。（2）專業性。高速公路工程檔案貫穿于工程項目建設全過程當中，由于高速公路工程本身就具備了高度專業性，這也使得相關檔案具備了專業性特征。（3）系統性。不同類型的高速公路檔案之間均存在一定聯系，只有保持這些檔案信息的銜接性，才能體現出高速公路檔案的完整性，也才能夠將高速公路檔案的價值充分發揮出來。（4）多樣性。高速公路檔案形式多樣，既包括傳統的紙質、實體資料，又包括電子、聲像資料，其內容及載體都具有明顯的多樣化特征。

2 目前高速公路檔案管理存在的問題分析

在我國高速公路發展步伐不斷加快的情況下，高速公路檔案管理工作也愈來愈受到重視，整體水準較以往有了大幅度提升，但在部分環節上還存在一定的問題，主要表現為以下幾個方面：（1）歸檔不夠及時。高速公路從立項到施工，再到竣工，整個過程中會涉及大量信息，這使得高速公路檔案不僅信息量大、類別多，而且載體多樣，給歸檔工作帶來了一定挑戰。在項目施工過程中，由于施工任務較重、工作量較大，各單位相關工作都會圍繞項目施工開展，相關檔案管理會受到一定程度忽視，可能會造成原始檔案資料收集、增收、歸檔等受到影響[2]。同時，高速公路工程項目建設涉及單位眾多，檔案管理人員只能保證部分具有重要價值的文件資料及時歸檔，無法保證所有資料都按時歸檔。由于高速公路檔案資料連貫性較強，一旦某個環節出現了問題，可能會對整個環節產生影響，會讓檔案管理效果大打折扣。（2）相關管理制度存在缺失。高速公路工程各參建單位均具備一套檔案資料管理制度，但制度并不統一，無法形成標準化的檔案管理。一方面，檔案文件、技術通知等管理規定不夠統一，且編號不系統，規格不統一，這進一步增加了檔案資料整編難度。另一方面，在竣工資料編制上要求不夠清晰，缺乏針對性的措施來控制竣工文件質量[3]。再加上資料保管、資料移交相關制度存在缺失，可能會造成檔案資料管理不連貫，甚至可能出現資料丟失的情況。（3）檔案管理人員專業素養水平有待提升。部分檔案工作人員在檔案資料處理時，未能夠進行規范化操作，經常會出現資料遺漏的情況。同時，未能對相關檔案資料進行分類別管理，導致檔案編整較為紊亂。還有一些檔案工作人員將部分檔案信息據為個人或部門所有，影響了檔案的完整性。

3 完善高速公路檔案工作的有效舉措

3.1 加強相關人才隊伍建設

高速公路檔案工作離不開相關人才的支持。一方面，檔案工作人員要做到自律、自強，以積極的態度來面對崗位工作，通過不斷努力，從工作當中獲得成就感。由于高速公路檔案管理較為繁瑣，這就要求相關人員要嚴格按照規范流程來處理檔案資料，按時按質完成任務。一旦發現問題，要及時糾正，以保證檔案工作各個環節的順暢性。同時，檔案工作人員要善于總結經驗，不斷學習，努力提升業務水準，獲得一套適合自己的工作方法，進一步提升工作效率。另一方面，相關單位要加強檔案人才培訓。單位內部要針對檔案工作人員的實際情況，制定出一套完整、健全的培訓方案[4]。通過加強現代管理理論及方法培養、計算機信息技術培養等，協助檔案工作人員提升業務水平。同時，要將培訓、考核、績效、獎懲等關聯起來，起到督促作用，激發檔案工作人員的積極性。除了技能培養外，還要加強檔案人員職業道德培養，使其服務意識不斷增強，將責任意識貫徹到日常工作當中。

3.2 加強檔案整編工作

檔案整編工作是高速公路檔案管理的基礎工作。為了構建一個標準化的檔案整編流程，在項目建設初期，可結合《檔案法》、《公路工程竣工驗收方法》、《高速公路建設項目案卷質量標準》及項目實際特點制定相關的檔案編制辦法[5]。辦法當中要明確規定組檔方式、案卷編制、裝訂、編目、保管等要求，并要求檔案工作人員嚴格按照檔案編制辦法來開展檔案編制工作，以保證檔案編制質量，促使相關工作規范化進行。

3.3 完善相關管理制度

一方面，要完善檔案文件材料的形成、整理、歸檔、查閱及保密等制度，并明確檔案管理人員責任。以權責制度為導向，將具體任務與負責人充分關聯起來。督促相關工作開展，盡可能避免檔案文件材料遺漏、缺失、錯誤，讓高速公路檔案管理有據可循。另一方面，建立接收檔案統計臺帳、檔案借閱登記薄等，做到臺帳清晰規范。同時，要加大制度執行力度，讓檔案管理工作各環節都能實現統一化、規范化。

3.4 保證檔案資料的真實性與完整性

對于高速公路檔案而言，真實性是其生命線，也是檔案管理的重點內容。在高速公路項目建設過程中，要保證工程質量達到要求，就必須具備完整、真實的檔案資料作為支持。一方面，要做好施工原始記錄，保證施工原始記錄的時間跨度與分項工程具體時間保持一致。在項目招投標期間，就應該提出系統性的檔案管理要求；在工程質量檢查過程中，也要對檔案形成積累情況進行檢查；在工程驗收階段，要注重驗收檔案的整理與收集，以保證檔案資料的完整性。在項目合同當中，要明確各方單位檔案管理要求及職責，明確檔案質量及權屬，從法律的角度來落實歸檔工作，進一步提升檔案管理質量。

4 結語

高速公路檔案管理工作是高速公路工程項目建設過程中的重要環節。參建單位要充分重視高速公路檔案建設，通過完善制度、加強整編、優化培訓等措施，進一步提升檔案管理成效，保證檔案資料的真實性與完整性，為項目建設提供可靠的信息資料依據。

參考文獻

[1]姜雪松.高速公路檔案管理工作的實踐與啟示[J].蘭臺內外，2014（04）：58.

[2]王莉.完善檔案管理工作為高速公路建設服務[J].辦公室業務，2014（23）：184.

[3]陳龍民.新時期高速公路檔案管理工作的若干思考[J].辦公室業務，2012（17）：188-190.

[4]劉敏敏.關于新時期高速公路檔案管理工作的思考[J].經濟研究導刊，2010（36）：221-222.

[5]韓春芳.高速公路檔案管理現狀與發展的思考[J].市政技術，2013（03）：152-155.