新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策研究

張琛

摘 要：檔案管理在發展歷程中出現很多重要的變革，從以往的紙質檔案變成現在的電子檔案，無論從檔案的查找，保存等方面都提供了相當大的便利。在社會主義新時期，隨著計算機時代的來臨，網絡在檔案管理中得到更好的應用。但在電子檔案管理事業快速發轉的同時，檔案管理也會衍生出一系列的問題，為了使問題得到更好的解決，下面對電子檔案再發展過程中出現的問題進行更加深入的剖析，下文對有關電子檔案的管理進行研究討論。

科學技術是第一生產力，在改革開放的過程中。我國科技得到快速發展，很多行業在科技的幫助下，進行了質的飛躍，檔案管理事業就是最好的例子之一，大大的提高了管理效率。傳統的檔案管理工作模式已經逐步被新興的檔案管理事業進行替代。但科技在促進整個檔案管理事業發展的同時，也帶來了一定的負面問題，這些問題如果在一開始得不到重視，在未來的發展中，就可能會出現嚴重的問題，為了避免問題的發生，就需要檔案管理部門在加強重視的同時有效的解決在管理中出現的問題，這樣才能保證電子檔案管理事業處于一個安全穩定的環境，讓整個事業在未來的發展中達到新的高度。

1 電子檔案管理的現狀

與多年以前相比，檔案由紙質變成了電子檔案，在電子檔案的管理過程中，提高了檔案在使用過程中的準確率，也在一定程度上減少了查檔的工作強度和工作任務量。這樣改變了了相關部門的人員的工作，也為社會人員使用檔案提供了更好的便利。電子檔案利用網絡等高科技飛向了更高的高速。電子檔案在管理技術上得到了加強，在數據統計方面進行了更好的優化，在檔案查找上變得更加迅速，這對管理人員的工作提供了更得大保障，對工作人員的工作量減輕了很多。但實際在檔案管理中出現的問題卻十分嚴重。

和以往使用紙質檔案時相比較，技術的應用反而造成了工作人員問題的增加。和以往的檔案管理人員相比，新的檔案管理人員擁有更加得天獨厚的管理條件，和更加輕松的管理環境，問題出現原因值得深思以及對管理進行更好的加強。電子檔案管理人員的確在工作過程中的得到了更好的便利，但在工作思維和態度上卻產生了極大的惰性。態度的不端正造成了對管理工作的不認真，檔案管理在出現問題的時候，沒有對相關人員進行更加嚴格的追究更加造成了相關管理人員的懈怠，因此很多檔案管理的工作人員現在抱著任性隨意的工作態度進行檔案管理。觀念的陳腐導致了工作進行的不順利，相關單位投入的大量的資金和科研人員才在檔案的系統上進行了創建和優化，為了保持這一成果不會再未來工作中被浪費，所以需要在檔案管理中需要加強管理力度，解決在工作中出現的疑難雜癥。

2 電子檔案管理中的問題

2.1 檔案管理部門對檔案管理不重視

想要電子檔案管理工作更加順利有效的進行，就需要檔案管理部門進行重視，只有這樣才能讓檔案管理工作順利的開展，在未來的工作中更加順利有效的進行。但現在很多檔案管理部門工作人員的工作態度不容樂觀，因此由于疏忽導致的問題時有發生。應對社會的發展，創作出與社會實情相匹配的檔案管理模式才能與社會相互促進共同發展。檔案管理與實際生活過程中的聯系過于抽象，模糊。因此相關部門在實際的工作過程中，重視程度不夠，在工作進行過程中由于工作人員的疏忽出現許多不該發生的低級問題。很多時候檔案管理人員工作懶惰，不按照規章制度和工作流程進行工作，理應完成的進度沒有完成，檔案管理的數據收集不全面，檔案管理的優劣也不了解，沒有及時反饋。因此本該更好發展的電子檔案事業在現有的水平上停滯不前。想要讓電子檔案在現有的水平上得到突破，必須進行相關部門的管理態度進行強力整改。

2.2 電子檔案管理相關的規章制度不健全

電子檔案管理人員是按照合理的規章制度進行管理工作的，因此需要建立更加完善的規章制度。建立規章制度就需要在電子檔案管理工作中進行實踐操作，將順利進行的實踐方案納入整個檔案管理工作中去，這需要在檔案管理過程中進行付出更多的精力。在有限的精力下只能完成有限的工作。因此對管理制度的完善加強就會影響整個檔案管理的工作進行進度。和提高電子檔案管理的顯著成效相比，完善檔案管理規章制度的工作就不會有太多人選擇去做。在整個電子檔案管理規章制度建立過程中，一開始就建立了簡單的規章制度。雖然可以保證電子檔案管理工作可以順利的進行，但依然存在很多細節方面的不完善，在工作中出現各種大小管理問題。檔案管理相關工作人員過于追求眼前的工作成效，而忽視了檔案管理過程中相關管理制度起到的顯著成效。電子檔案管理的規章制度工作也被一再延期，沒有進行實際完善。對整個檔案管理進程造成影響。因此想要檔案管理工作更加順利的進行，應提早完善電子檔案管理的相關規章制度。

2.3 電子檔案管理的利用率較低

電子檔案的最終目的是要實際應用在人民群眾中的生活和社會的實際應用中去。因此對電子檔案的利用率有著相對嚴格的要求，電子檔案的目前利用率不是太高，這在整個電子檔案的發展過程中造成了相對嚴重的影響。利用率不高也造成了資源的浪費。為了更好的實現電子檔案的使用價值，在檔案信息的收集和錄入過程中需要準確的錄入。精準全面的信息才能使電子檔案更好使用，在整個電子檔案的使用過程中才能提高電子檔案使用的效率，提高電子檔案的實際利用率。

2.4 電子檔案更新的及時性和安全性

目前在電子檔案的管理過程中，更新的及時性和安全性難以保證。科技的發展帶了了技術水平的提高，但也降低了管理的安全性，信息的泄露情況時有發生。病毒進入管理系統時，造成大量的數據丟失和信息的泄露。一些檔案信息具有嚴格的保密性，人員信息的泄露造成檔案管理相關部門公信力嚴重降低。為了確保檔案使用的全面性和準確性，檔案在管理的過程中也需要進行不斷的更新和完善。但很多檔案由于工作人員的疏忽和安全意識的不足，造成嚴重的安全隱患。現在市場上竟然出現檔案信息售賣事件。在嚴重影響社會治安的同時也對檔案的安全管理造成了不小的隱患。電子檔案的更新不及時也對檔案的使用造成嚴重的影響，在查閱使用檔案時，經常發現在一些檔案的信息還停留在多年前的基礎之上。在進行信息彌補查找過程中付出了額外多余的精力，檔案的不及時更新也會造成信息的丟失，嚴重影響日后的使用，在對檔案進行具體情況分析時，也影響了結果的準確性。

3 對電子檔案管理采取的有效策略

3.1 完善檔案管理的規章制度

為了電子檔案事業更好的發展，管理工作更加合理有效的進行。首先要進行檔案管理相關規章制度的完善工作，按照良好的規章制度進行更好的流程規劃。首先需要對電子檔案的工作模式進行更好的規劃，在人員的管理上也采用更加先進的管理思想，加強監管力度，提高管理人員綜合素質，為了讓管理人員以更加認真的投入到管理工作中去，就需要建立獎罰分明的考核制度。對檔案管理人員在實際檔案管理工作中出現的失誤，追究責任予以處罰，對檔案管理工作效率高的人員進行獎勵，工作能力的提升得到認可才能提高檔案管理人員在檔案管理上的積極性。改變以往檔案管理部門集體吃大鍋飯的現象，能力強的員工需要承擔更繁重的工作任務，能力弱的員工也不受工作環境影響，這樣就造成了強者不強，弱者不弱的現象。對整個電子檔案管理是十分不利的。物競天擇的工作環境才能激發出管理人員的斗志，讓管理工作更加實際有效的進行下去。

3.2 加強對檔案管理的重視程度

加強對檔案管理的重視，才能加大對檔案管理的力度，讓檔案管理在實際過程中發生的問題得到更好的解決，將可能出現的問題防患于未然。檔案管理對整個社會的發展起到了十分重要的作用，但檔案管理在社會中的實際地位卻變得越來越低，逐步接近邊緣。現在電子檔案雖然也采用了科學技術手段，但依然存在較大的發展空間，在使用需求上依然有很大的不足。為了避免在未來電子檔案使用中出現更大的失誤，需要提早重視電子檔案的發展。社會需要重視，相關部門需要重視，檔案管理人員依然需要重視。這樣才能對檔案管理工作的提高，工作環節得優化，管理資源的投入上有所提高。

3.3 加強對電子檔案管理人才培養

提高管理人員的綜合素質，可以加強對檔案的管理。因此檔案管理相關部門需要在人才上進行更好的培養。想要管理好檔案需要檔案管理人員具有豐富的管理經驗，掌握全面的管理理論，熟悉先進的電子檔案管理系統的應用。在檔案管理的過程中，需要管理人員進行更加細致的工作流程。在電子檔案管理中，需要檔案管理人員在管理思想上及時進行創新和改變來迎合未來電子檔案管理過程中出現的問題。不能沉迷與過去的工作模式中，不能墨守成規，采用保守的工作模式。在電子檔案管理的過程中，電子檔案在整個時代的潮流下如逆水行舟，不進則退。這就需要更加優秀的檔案管理人員劃動這艘發展的小船。首先在檔案管理人員的招聘上進行高標準嚴要求的考核。在觀察應聘人員的觀察上考核其能力和人品，檔案管理部門在人員檔案上有近水樓臺的優勢，可以在海量的人員檔案中篩選出適合檔案管理部門的管理人才。另外在檔案管理部門人員培養上加大力度，派遣部門優秀的工作人員前往先進的城市和國家進行學習檔案管理技術，將先進的檔案管理技術帶到目前的檔案管理工作中，在應有的檔案水平上進行更加有效的提高。對檔案管理人員進行思想道德教育，提高檔案管理人員的思想品質，這樣才能更認真的投入到電子檔案管理的工作中去，在進行檔案管理的過程中，減少問題的出現，更加認真的對待工作的每一個環節。

3.4 提高檔案管理軟件的功能

為了讓檔案管理工作更加順利的進行，加強電子檔案管理系統的提高有著更好的管理效果。想要在電子檔案管理的過程中得到更好的發展，就要在電子檔案的管理系統上進行更好的優化。這樣在檔案管理的實際過程中，更高的科技將檔案管理提升到更高的高度。加大電子檔案系統研發，才能在檔案管理上提供更高的技術支持，加大檔案管理力度，電子檔案系統的開發研究需要投入大筆的資金，但在整個檔案的管理過程中和對貢獻社會的實際效果是十分巨大的，無論是在后期工作的人力物力節省，還是實際效益創收都是可以進行成本回收的。

4 結束語

在社會的新形式發展下，電子檔案的管理仍然可能出現各種問題。但相關部門會逐步加強重視，采取合適的管理措施，使電子檔案目前的管理問題的到解決，在未來的發展中，越來越好。促進社會的更好的發展，加強社會的精神文明建設。

參考文獻

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