檔案管理淺談

闕美霞?黃威?呂美萍

摘 要：檔案是原始記錄，是見證各種事實關系，反應一個單位工作內容工作業績的歷史證明，檔案管理的重要性不言而喻。本文主要圍繞檔案管理的重要性以及檔案管理與保護的要求談談個人對檔案管理的看法。

關鍵詞：檔案管理；重要性；維護；安全

什么是檔案？《中華人民共和國檔案法》為檔案作了定義：指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。檔案是原始記錄，是歷史，能反應一切活動的原始面貌，所以，檔案并不是新產生的事物，而是由有形的原始記錄材料轉化而來，具有極其重要的歷史價值，我們有責任、有義務管理好日常工作中的各類文書檔案。

1 檔案管理的重要性

首先，因為檔案是一切人事、活動的原始記錄，所以-一個單位檔案的建立能夠確保在有需要的時候能夠做到有據可依、有證可查。在如今經濟高速發展的現狀下，單位職工流動率高、變動頻繁也是一個普遍存在的現象，在這樣一種形勢下，良好的檔案管理變身為一座堅固的橋梁，為工作的正常有序開展打下了堅實的基礎；其次，我們能夠通過對檔案歷史數據的統計分析，對某一項工作的發展做出趨勢線判斷，或者通過數據分析的結果，判斷我們所做的決策是否正確，需要進行怎樣的調整，為今后更好更有效的開展工作奠定了基礎；最后，檔案也是一個單位的成長記錄，是這個單位的文化沉淀，是單位的內涵及外在形象體現。

2 檔案管理與保護的要求

《中華人民共和國檔案法》對檔案工作的基本原則作了規定：統一領導、分級管理 、維護檔案的完整與安全 、便于社會各方面的利用。基于國家對檔案工作所作的具體規定，一個單位的檔案管理與維護應該要做到統一領導、集中管理、對檔案進行維護管理并確保檔案安全、便于社會各方面的利用。

（一）、單位負責人統一領導。目前，傳統檔案管理過程中存在很多問題，如領導不重視、檔案管理現代化意識不強、人才不足、資金短缺、檔案管理設備和技術不先進等，再多的問題，其源頭其實都是領導不重視引起的。如何取得領導的重視？首先，要將自己推銷出去，讓領導認識并贊賞自己，當然，這個推銷并不是抓住一切機會對領導溜須拍馬，而是要在日常工作中踏踏實實、盡心盡責，充分發揮主觀能動性，在有限的資源條件下將檔案管理得有條不紊，能保證檔案的絕對安全并能得到充分的利用，讓領導能夠注意到自己，更能夠注意到自己的工作；其次，也要加大宣傳力度，有事沒事在領導耳邊多念叨念叨檔案管理工作的重要性，有事沒事多在領導耳邊念叨念叨其他先進單位檔案管理的先進性，我們自己還缺點啥，所謂好事多磨，也許正是如此；最后，日常在與其他科室同事交流過程中也要多做檔案管理工作重要的宣傳，得到其他同事的認同，不能讓他們感覺單位資源的分配不均而引發不必要的矛盾。

（二）、單位檔案實行集中管理。一個單位，有很多不同種類的檔案，如人事檔案、文書檔案、財務檔案以及與專業工作相關的專業檔案等，如果單位具備條件，最好能由專業人員采取專業的設備技術實現集中管理。集中管理有很多優勢，如能引起管理層的關注、能更好的實施各項工作制度、能減少管理及維護成本、能節約管理場地的建設、能充分采用先進技術設備進行現代化管理、能減少檔案的安全管理難度等。

（三）、檔案的維護。日常我們要對檔案的全面完整性、真實性、時效性以及規范性進行維護，這是檔案管理最起碼的基本要求，完整有效規范的檔案才能為檔案工作提供必要的物質基礎。全面完整性：主要是指三個方面，第一是數量的完整，要保證檔案的齊全，保證應該集中和實際保存的檔案不致殘缺短少。第二是質量意義上的完整，也就是從系統性方面要維護檔案的有機聯系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌，第三是要避免在檔案的保管和利用過程中，因各種理化因素或有害生物對各種檔案制成材料產生不同程度的損害，一旦發生這些情況，為了使這些破損檔案恢復原貌，繼續發揮作用，必須由專業人員對破損檔案進行及時修復。

（四）、檔案的安全防護。安全主要有兩方面，一是力求檔案本身不受損壞，切實做好防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作，延長檔案壽命，即保證檔案管理物質安全；二是要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。檔案室管理所用的電腦及數字檔案需進行加密處理，檔案室內需安裝360度無死角攝像頭，同時還需做到人離鎖落、定期對檔案室進行檢查清點等。

（五）、檔案的利用。檔案利用是檔案利用者通過檔案利用工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。這是檔案管理的根本目的，是檔案管理的價值體現，所以檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項工作，都應該要以方便利用為目的而不斷進行優化，盡可能提供高的服務效率和服務質量。如何優化？首先在檔案收集過程中一定要做到全面完整，同時除了首次收集外，在日后的工作中還要將人事或其他工作的整個變化過程所產生的有用的資料進行及時補充收集整理，只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質量的檔案，才能在提供利用上掌握主動權。反之，檔案的利用工作便失去了物質保障。所以檔案的收集及接受相關的制度流程一定要制定完善并嚴格執行；其次，對于收集的檔案要加強審查并整理歸類。傳統的分類檢索方法主要是通過全宗目錄、卷宗目錄及卷內文件目錄進行檢索，如果能有針對性的編排文號目錄、人名目錄、分類目錄、專題目錄等，一定能為利用者提供更有效快捷的服務，同時還能夠提高檔案管理的工作效率。在單位內部，部分檔案除了要能方便查閱外，還要能對歷史數據進行統計分析，用以總結過去，為未來的發展提供有利的判斷或建議。如統計單位人員流失率以及對辭職原因的分析，既能夠讓管理者對目前單位人員管理過程進行反思，是薪酬待遇不足、福利不好還是企業文化有所欠缺等，從而進行調整。通過對辭職人員的流向調查分析所形成的檔案還能夠從側面了解同行業中競爭對手的實力。所以說，檔案，一定要充分利用才能體現其價值，單位的各位領導也一定要重視檔案的管理單位的發展才更有可能蒸蒸日上。

參考文獻

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