探究如何有效做好綜合檔案管理工作

摘 要：在當今這個時代，我國的日常生活方式不斷發生變化，工作形式也在不斷創新，檔案管理工作也和以前大不一樣，提出了更多的新的工作需要，因此綜合檔案管理工作就變得非常重要。本文主要論述如何有效實踐綜合檔案的管理工作，對于今后檔案管理工作提出理論依據。

關鍵詞：如何做好；綜合檔案；管理工作

當前機關單位的檔案種類不再是為文書類的檔案，隨著科技的發展，檔案也不斷改變，增加了檔案的種類，也由此增加了信息查找的難度，這就需要利用全新的管理方式從而放棄過去的服務模式。幫助工作人員可以更快捷的查詢信息。在日常工作當中，不僅具備很多紙質的檔案，還會涉及到到大量電子類檔案文件，檔案室接受的文件會變得越來越多，提高了檔案的儲存量，這就需要創新檔案管理的方式。

1 當前檔案管理工作當中存在的問題

1.1 缺乏實施力度

很多機關單位沒有認識到檔案管理工作的作用和意義，只是提出了加強檔案管理工作的要求。在實際工作當中，因為部門的不同導致工作出現一定的差異。很多工作人員只是看到了檔案管理工作的表面作用，認為這項工作只是日常的瑣事，管理者和工作人員不能充分利用建立的檔案資料，檔案出現形式化的情況，無法體現出檔案管理的價值。因此檔案管理工作當前急需明確如何加強檔案管理，從而促進檔案管理服務型工作更好的開展。

1.2 管理人員的素質比較低

檔案管理工作在部門工作當中屬于非常重要的一個部分，但是在人員配置方面，卻缺乏專業的管理人員。檔案管理人員在專業技能和素養等方面都存在一定的不足之處，在搜集、分類、管理檔案資料的過程中，缺乏專業知識支撐，這樣一來檔案管理工作就會具備很大的隨意性，影響到檔案的價值。

2 如何有效做好綜合檔案管理工作

2.1 提高綜合工作素質

要想將綜合檔案的管理工作更好的實施下去，那么首先需要引起領導對于檔案管理工作的重視，這樣才可以促進工作順利的開展下去。只有贏得領導對于檔案工作的認同，才可以使檔案工作人員具備良好的工作態度 提高綜合檔案管理工作的質量。檔案管理的工作人員應該將自己的主觀能動性充分的發揮出來，奧正檔案管理工作更加順利的進行下去，讓領導明確這項工作的重要性。 以下是日常工作中需要注意的方面：

1.管理人員應該保持良好工作態度，將自己的本質工作做好，要獲得領導對自己工作的 滿意，領導對于工作的滿意主要是由于工作人員的工作質量。檔案工作者需要做到愛崗敬業，給領導留下深刻的印象。

2.加強宣傳檔案工作的重要性。一些領導不夠重視檔案工作，他們認為檔案工作是可有可無的，這是因為他們對于檔案管理工作缺乏基本的認知度，以此檔案工作者的宣傳工作就顯得特別重要。工作人員可以理應比較重要的文件資料給領導看，使領導可以對于檔案工作留下深刻的印象，并且受到一定的啟發，在實踐工作當中得到有效的利用。工作人員也可以找機會交流檔案工作，發揮出管理工作的重要性，這樣可以使領導對于檔案工作產生極大的認同感。

2.2 綜合利用各種資源，實現現代化管理

當前各個領域的工作都在循序發展，檔案工作也由此發生很大的改變，出現一系列需要解決的問題。檔案數量不斷加大，因此有關檔案的分類管理體系也逐漸變得復雜，對于管理者的要求也逐漸提高，需要利用各種現代管理手段，將檔案管理當中存在的問題信息進行解決。

1.加強職業素質：檔案管理工作對于管理人員的專業素質提出了更高的要求，工作人員需要具備豐厚的專業知識，并且具備職業責任感和職業道德，加強樂于奉獻的精神。管理者需要利用各種相關的資料，使自身的知識領域得到拓展，從而使自身的綜合素質得到有效的提高，使新時代的檔案管理工作得到有效的發展。

2.提高綜合管理素質：針對傳統的檔案管理工作，通常都是利用手工抄寫的方式，雖然很容易操作，但是其工作效率卻比較低，很容易出錯。近些年電子技術不斷發展，傳統手工檔案工作方式不再適用，檔案管理工作需要利用科技手段，檔案管理人員需要熟練掌握這些先進的科技手段，使自身的職業技能進行提高個，在崗位上一邊工作一邊學習，對于最新的管理方法及時的掌握，并且對于不斷發展的信息文化給予關注，成為具有很高綜合素質的檔案管理工作人員。

3.充分利用現有的資源：檔案當中涉及到豐富的信息，這也是重要的信息資源。但是這樣一來，檔案整理工作就會變得更加沉重，具有很多重復的工作，加大了勞動強度。現代的工作通常都是利用計算機完成，使工作變得更加簡單。工作人員整理分類資料通常都是結合自己的工作習慣，雖然工作標準都是統一的，但是由于個人的主觀因素是不同的，這會為立卷工作帶來很大的不便，這樣看來計算機管理具有不可代替的優勢，避免出現手工操作所造成的失誤，使工作效率得到極大的提高。

2.3 加強培訓的工作力度

檔案管理工作這的自身素質和業務水平對于檔案管理工作的質量造成直接的影響。檔案管理者應該適應工作的需要，將檔案管理者的主觀能動性充分的發揮出來，使其知識水平和掛歷能力得到全面提高，要想使檔案管理工作的變化得到更好的適應，將工作強度進行簡化，從而認識工作觀念得到轉變，放棄傳統的工作方式，不斷學習新的管理方式和管理工具。

1.加強繼續教育的力度：不斷發展繼續教育，使新的工作環境和工作內容可以得到進一步的適應，在檔案管理過程中，繼續教育的實際意義需要得到充分的認識，可以對于時代發展的要求更好的適應，從而培養出更多專業的檔案管理人才。

2.加強制度建設：開展檔案工作的培訓需要建立良好的運行機制。建立有關繼續教育的管理制度，并且嚴格的執行下去。以此為基礎，建立有關繼續教育的約束和鼓勵機制，從而對于繼續教育運行機制得到有效的監督和保障。

3.開展綜合培訓：以管理人員的職業素養程度為基礎，在培訓的過程中，需要按照層次、崗位等為基礎，實現多渠道多形式的開展。盡量提供給檔案管作者更多的學習機會，從而將管理工作者的職業水平在最大程度上進行提高。對于相關的知識進行普及，例如哲學、歷史學等等，與此同時，需要加強學習科學信息知識，在檔案的管理工作中應用現代化的科學技術，從而將管理工作的效率得到提高。

2.4 深入和完善現代的檔案資料

檔案管理人員在收集和整理檔案的過程中，需要明確的分類所有的文件，對其實現編號。與此同時，需要科學的分類所有的文件資料，以不同部門為基礎，對所有的資料進行分類。以資料的屬性和作用為基礎進行分類。這樣可以減少由于傳統手寫借閱浪費的時間，同時也可以避免發生資料損壞或者丟失的情況，使服務質量得到提高，使檔案管理人員的專業技能得到有效的提升。

3 結束語：

檔案記錄了機關單位實際發展情況，與此同時也是其管理工作當中非常重要的部分。經濟不斷發展，檔案管理工作面對著新的挑戰。檔案管理工作者需要在實際工作當中將自身的專業技能和職業素養進行提高，不斷創新，從而將檔案管理部門的綜合素質服務水平得到提升，為其未來的發展奠定堅實的基礎。

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作者簡介

劉廣華，女，漢，廣西陸川縣人，大專，研究方向：如何做好檔案管理工作。