事業(yè)單位檔案管理存在的問題與解決之道

何依琪

摘 要：機(jī)密性、復(fù)雜性和專業(yè)性作為檔案管理工作特性，在事業(yè)單位發(fā)展中占據(jù)有利地位，其以人才為核心，通過對(duì)檔案信息的針對(duì)性管理，為我國(guó)的檔案管理工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。本文以事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題為切入點(diǎn)，詳細(xì)探究加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理應(yīng)采取的措施，意在從根本上改善當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題與對(duì)策

事業(yè)單位現(xiàn)代化和信息化管理格局，主要以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫構(gòu)建為載體，通過對(duì)資源信息的轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息分析管理的目的。其中信息化檔案管理模式，不僅可推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理機(jī)制與流程的健全化，使其在分類管理的前提下，便于查閱，還可以多元檔案合理應(yīng)用的基礎(chǔ)上，保證事業(yè)單位檔案管理工作的穩(wěn)定進(jìn)行。但是，事業(yè)單位在檔案管理中諸多因素的限制，使其檔案管理效果無法提升，雖然已選用相應(yīng)的整改措施，但收效甚微。

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題

事業(yè)單位以公益性社會(huì)服務(wù)為宗旨，其在檔案管理中面臨諸多問題，如管理人員頻繁調(diào)動(dòng)、管理人員職業(yè)素質(zhì)低、崗位交接不恰、檔案管理機(jī)制不完善、管理流程不合理、更新不及時(shí)等問題，在某種程度上制約事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展路線。針對(duì)此，筆者對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題進(jìn)項(xiàng)詳細(xì)分析。

1.1 管理人員頻繁調(diào)動(dòng)

筆者通過對(duì)事業(yè)單位檔案管理科室人員的分析，可知其諸多人員并不屬于相關(guān)專業(yè)人才，而是從其它部門或崗位調(diào)動(dòng)的普通職員，甚至在部分事業(yè)單位中，雖具有高素質(zhì)、高水平檔案管理人才，但因崗位輪換體系的執(zhí)行，致使其無法長(zhǎng)期佇立于檔案管理崗位。而新調(diào)進(jìn)的管理人員，由于檔案管理理念和規(guī)范流程的缺失，使事業(yè)單位檔案管理工作流于形式。此外，還有少數(shù)事業(yè)單位沒有專門的檔案管理部門與科室，僅由行政人員、人事人員兼并檔案管理，但因職責(zé)不明和業(yè)務(wù)不精等因素的制約，其產(chǎn)生的不良后果無法估量。

1.2 管理人員職業(yè)素質(zhì)低

事業(yè)單位工作職能、服務(wù)效果的彰顯，均和工作人員職業(yè)素質(zhì)密切關(guān)聯(lián)，檔案管理也一樣。但在實(shí)際調(diào)查中，諸多事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)崗位職責(zé)認(rèn)知度較差，沒有足夠的職業(yè)素質(zhì)，加之工作熱情與積極性的喪失，使其呈現(xiàn)“不思進(jìn)取”、“得過且過”、“敷衍塞責(zé)”的工作狀態(tài)，從而引起檔案管理不夠細(xì)致、更新不夠及時(shí)、庫房未定期整理等現(xiàn)象。

1.3 崗位交接不恰

基于市場(chǎng)環(huán)境、人事制度的改革，致使各單位、各企業(yè)間人事調(diào)動(dòng)問題尤為頻繁。以事業(yè)單位檔案管理崗位而言，即使未發(fā)生人事調(diào)動(dòng)，但人員退休情況無法避免，受到檔案管理工作性質(zhì)與特點(diǎn)的影響，若因崗位交接不恰，將會(huì)對(duì)后續(xù)檔案管理工作的開展產(chǎn)生不利影響。例如：檔案管理人員由于工作交接不恰，誘發(fā)“死檔”、“棄檔”等諸多問題，其導(dǎo)致的單位損失無法以金錢衡量。

1.4 檔案管理機(jī)制不完善

現(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理涉及科目、內(nèi)容和領(lǐng)域具有多元化的特點(diǎn)，但因未充分利用，使其以“花瓶”的角色出現(xiàn)在人們視野，造成檔案管理價(jià)值與作用的喪失。再者諸多事業(yè)單位僅針對(duì)基礎(chǔ)檔案實(shí)施查閱，未對(duì)其予以廣泛且拓展應(yīng)用，無法發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理的真正內(nèi)涵。檔案管理是事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理的組成架構(gòu)，其重要性不言而喻。伴隨電子技術(shù)的興起，電子檔案逐漸引起人們的高度關(guān)注，但在實(shí)際情況下，事業(yè)單位還是以紙質(zhì)檔案管理為主。而在管理期間，如果紙張檔案保存不夠完善，易出現(xiàn)浸濕、蟲蛀和部分缺失等問題，應(yīng)特別關(guān)注。

1.5 管理流程不合理、更新不及時(shí)

事業(yè)單位檔案管理作為繁瑣化、復(fù)雜化的工作類型，若因某環(huán)節(jié)流程的疏漏，其均會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重后果。但以事業(yè)單位“鐵飯碗”觀念，致使檔案管理人員工作過于隨意，以主觀判斷的形式完成檔案管理工作，從而降低事業(yè)單位檔案管理效果與效率。檔案更新不及時(shí)，也是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理面臨的關(guān)鍵問題。而產(chǎn)生該種現(xiàn)象的關(guān)鍵點(diǎn)在于：人員專業(yè)技能、責(zé)任心不足，使其無法結(jié)合市場(chǎng)變化和時(shí)間更替，對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)記錄與更新，為事業(yè)單位檔案管理工作帶來風(fēng)險(xiǎn)。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理應(yīng)采取的措施

社會(huì)發(fā)展日新月異，事業(yè)單位為實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)，則應(yīng)對(duì)檔案管理工作予以調(diào)整及創(chuàng)新，最大限度上彌補(bǔ)不足，緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，推進(jìn)事業(yè)單位的快速發(fā)展，而不是成為負(fù)擔(dān)、累贅。針對(duì)此，筆者結(jié)合上文事業(yè)單位檔案管理存在的問題，對(duì)其應(yīng)采取的措施進(jìn)行全面分析。

2.1 提高檔案管理利用率

深化事業(yè)單位檔案管理機(jī)制改革工作，是以揚(yáng)長(zhǎng)避短、革新完善的角度，彌補(bǔ)原有檔案管理模式所帶來的不足，即在專門化檔案科室構(gòu)建的同時(shí)，派以專業(yè)人員完成的檔案管理工作。與此同時(shí)，檔案管理的集中化控制理念，可有效規(guī)避事業(yè)單位檔案分散問題，便于檔案管理工作的有序進(jìn)行，并在彰顯檔案管理系統(tǒng)性、完整性、有效性價(jià)值中發(fā)揮著決定性優(yōu)勢(shì)。以現(xiàn)代化和信息化模式為基準(zhǔn)的事業(yè)單位檔案管理工作，應(yīng)以科學(xué)管理模式和手段為前提，對(duì)檔案開發(fā)、檔案利用等環(huán)節(jié)予以高度重視，有助于檔案管理更好服務(wù)于事業(yè)單位。

2.2 規(guī)范檔案管理機(jī)制

眾所周知，事業(yè)單位在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起到關(guān)鍵性作用，而科學(xué)化、完善化和合理化的檔案管理工作，是推進(jìn)事業(yè)單位全面發(fā)展的根本前提。針對(duì)此，關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作，應(yīng)以規(guī)范性檔案管理機(jī)制擬定為基準(zhǔn)，嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家法律規(guī)定，頒布相應(yīng)的檔案管理?xiàng)l例及準(zhǔn)則，并結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際情況，對(duì)其管理機(jī)制予以適當(dāng)增加，通過對(duì)工作人員檔案管理行為的全方位管控，遵循“依法管理”、“按章辦事”的事業(yè)單位檔案管理宗旨，針對(duì)工作人員違規(guī)行為，及時(shí)規(guī)避和杜絕，充分彰顯檔案管理的安全性、可靠性價(jià)值。

2.3 加強(qiáng)檔案管理水平

基于科技水平的快速發(fā)展，信息技術(shù)已在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域得以全面運(yùn)用，促使人類生活、工作和學(xué)習(xí)更加便捷化，而事業(yè)單位檔案管理也同樣如此。在此環(huán)節(jié)中，事業(yè)單位在關(guān)于信息化格局構(gòu)建中，應(yīng)以自身管理現(xiàn)狀和工作性質(zhì)為參照，依據(jù)發(fā)展籌劃的制定，結(jié)合科學(xué)化的檔案管理導(dǎo)向，切實(shí)事業(yè)單位檔案管理水平提升的目的。除此之外，檔案管理者應(yīng)具備較強(qiáng)的專業(yè)技能與技術(shù)水平，通過對(duì)平臺(tái)檔案的優(yōu)質(zhì)化管理，以單位部門設(shè)備維護(hù)、技術(shù)支持為輔助，在高效利用現(xiàn)代化技術(shù)的同時(shí)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理效果與質(zhì)量。

2.4 強(qiáng)化專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

目前，事業(yè)單位檔案管理中，人員素質(zhì)作為工作難點(diǎn)，若因管理人員素質(zhì)水平低下，使其難以對(duì)檔案管理加以重視。再者事業(yè)單位新動(dòng)力的吸引度不足，使其專業(yè)性、技能性管理人才明顯薄弱。針對(duì)此，事業(yè)單位各個(gè)部門應(yīng)關(guān)注管理人才的培養(yǎng)工作，如定期培訓(xùn)、技能考核等，以此實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)、全面發(fā)展的人才管理目標(biāo)。例如：事業(yè)單位日常檔案管理工作的進(jìn)行，依據(jù)硬件水平、科技含量的提升標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)、輔助知識(shí)教學(xué)，如互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，為事業(yè)單位檔案科學(xué)化、現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

事業(yè)單位檔案管理以艱巨性、復(fù)雜性的特點(diǎn)被人們廣泛關(guān)注，為切實(shí)事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展的腳步，則應(yīng)在檔案管理現(xiàn)存問題分析的基礎(chǔ)上，選擇提高檔案管理利用率、規(guī)范檔案管理機(jī)制、加強(qiáng)檔案管理水平、強(qiáng)化專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)等措施，結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀，以“與時(shí)俱進(jìn)”的發(fā)展導(dǎo)向，將檔案管理工作的真正價(jià)值落實(shí)于實(shí)處。

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