事業單位文書檔案管理面臨的問題及對策

葉敏瑤

摘 要：在今天，檔案被廣泛應用于社會各個行業之中。其中，文書檔案管理是事業單位十分重要的工作之一，在繁重的工作面前，文書檔案管理的水平需要有所提高，我國事業單位在文書檔案管理方面還有待完善。本文闡述了事業單位文書檔案管理面臨的主要問題，就如何提高事業單位文書檔案的管理水平提出了幾點建議。

關鍵詞：事業單位；文書檔案管理；問題；措施

作為事業單位來說，文書檔案是人才聘用、考核、決策等工作的重要依據，由于文書檔案資料多，內容廣，為工作人員帶來了諸多便利。隨著社會經濟的持續發展，事業單位文書檔案在數量上也有著一定程度的變化，這就需要事業單位能夠與時俱進，改變文書檔案管理的傳統方式。從今天看來，我國的事業單位文書檔案管理還存在著許多亟待解決的問題，為此，研究并分析事業單位文書檔案管理是十分必要的。

1 事業單位文書檔案管理面臨的現狀

1.1 檔案管理專業水平較低

目前，我國的事業單位對文書檔案管理工作不夠重視，大多數事業單位文書檔案管理人員的聘用機制還不完善，少數單位甚至連檔案管理需要用到的基本硬件設備（如電腦、掃描儀、除濕機、檔案柜等）都嚴重缺乏，依然采取傳統的紙質文書檔案進行管理，如果存放不當，其磨損程度會愈加嚴重，造成信息、資料的丟失。另外，許多文書檔案管理人員并非本職對口專業，而是其它行業抽調過來的，致使負責文書檔案管理的工作人員專業水平不高，檔案管理能力不強。這是造成事業單位的文書檔案管理水平低下的其中一個重要原因。

1.2 檔案管理人員消極怠工

考量一個人的工作水平需要從兩方面去評價，一方面是工作能力，另一方面是工作態度，積極的工作態度不僅能夠提高工作效率，也能為事業單位的發展帶來巨大的收益。然而，由于單位決策層對檔案管理工作的忽視，必然導致檔案管理人員對檔案收集、整理、保護和再利用工作愛理不理。在今天，很多事業單位的檔案整理工作是給社會上的檔案外包企業做的，外包企業派過來的檔案整理員人事變動多，工作態度消極散漫，對自己的職責工作也是馬馬虎虎、得過且過。檔案管理人員在離職后，也沒有將工作中的明細認真交待給相關的工作人員，致使許多文書檔案成為了白紙一張，失去了應有的作用和價值，這種情況也是今天事業單位普遍面臨的問題。就算不離職，文書檔案管理人員也會有不在崗的情況，一旦文書檔案交接或者整理過程中出現紕漏，會為單位帶來很多內在隱患。長此以往，檔案管理中積累的問題日益增多，逐漸發展成歷史遺留問題，以后要解決起來更是難上加難。

1.3 事業單位對文書檔案管理缺少相應的制度

今天的事業單位文書檔案內容復雜，工作繁重，許多事業單位沒有制訂一個與之相符的規章制度，文書檔案在管理上毫無章法，缺乏一定的秩序性，再加上文書檔案管理人員工作水平低，態度消極，積極性不高，致使文書檔案隨意堆放歸檔效率低，而事業單位領導又聽之任之、放任自流。日積月累，許多文書檔案僅僅是起到了擺設的作用，失去了原有的價值。而一旦需要進行查閱時，尋找相關資料又成為了一個難點，這也是事業單位工作效率停留在底層的原因之一。

1.4 事業單位對保護文書檔案欠缺先進的意識

在社會經濟的持續發展下，信息技術的普及程度越來越高，傳統的文書檔案管理模式已經在信息技術面前呈現出落后的態勢。但是就目前來看，許多事業單位還沒有意識到科學技術的重要性，依然堅持傳統管理方式。有些事業單位只注重眼前利益，一方面，認為對高科技管理設備的購買和維護進行大量花銷是不值得的；另一方面，他們僅僅將文書檔案用在基礎工作上，沒有深度挖掘其作用，認為耗費大量人力和精力在檔案管理上是沒必要的，對文書檔案的保管及再利用能力始終處于一個不科學、不創新、不恰當的層次。

2 事業單位文書檔案管理的有效措施

2.1 加強管理意識

在文書檔案管理方面，事業單位領導不能著眼一處，需要認識到文書檔案管理的重要性，它是吸引人才、節省開支以及創造收益的重要憑證。提高管理意識首先需要從領導做起，只有領導將文書檔案管理工作加以重視，管理人員才會了解到本職工作的重要意義，進而改變工作態度并努力完成管理工作。從事業單位講，需要重點培育有責任、有上進心的文書檔案管理人員，并推出相關的管理制度用以監督管理人員，事業單位需要采取激勵機制來鼓勵員工，針對優秀員工給予物質、精神雙重獎勵，消極怠工者處以懲罰，調動員工積極性從而提高工作效率。從員工個人來說，文書檔案管理人員需要提高管理意識，服從事業單位的培訓安排，完善個人專業能力和綜合素質，提高自己的責任心，完成工作中各項任務。

2.2 完善管理制度

俗語云：“無規矩不成方圓”，我國的各行各業都有著一定的規章制度，制度的確立是工作效率得以上升的保障。我國事業單位文書檔案管理工作之所以水平較低，其中很大一部分原因是缺乏一個有效、科學的管理制度，或者是現有的管理體系漏洞較多，因此一個相對完善的管理制度是事業單位文書檔案管理工作急需的。事業單位需要了解當前文書檔案管理工作的發展情況，建立一個不脫離實際、不脫離體系，科學合理的管理制度，并在現實工作中有所體現。管理制度的確立，使得事業單位文書檔案管理工作煥發生機，所有的工作都能夠有章可循，有法可依，是事業單位得以持續發展的重要因素。

2.3 提高人員知識能力，實現檔案信息化

事業單位文書檔案管理人員的工作水平是由綜合素質所決定的。事業單位首先要重視文書檔案管理人員的專業水平，針對具體情況定期開展培訓學習，加強管理人員在專業知識和相關業務方面的能力，對文書檔案的評定、存放以及管理工作能夠做到胸有成竹，事業單位還要提供管理人員對外的學習機會，從交流與總結中獲取更為優秀的管理方案，為事業單位文書檔案管理在日后的工作鋪平墊穩。

受信息技術的影響，事業單位若要在持續發展的基礎上緊隨時代的步伐，需要大力引進高科技管理設備以提高文書檔案管理水平，使文書檔案管理工作能夠與時俱進，以科學、合理的角度向前發展，是促進檔案信息化，提高文書檔案管理工作效率的重要手段。在新時代的背景下，信息技術的發展日新月異，其影響到生產生活中的每一個角落，事業單位文書檔案管理也一定會朝著信息化、電子化的方向邁進。傳統的文書檔案管理模式即將被社會所淘汰，未來的高科技領域才是事業單位必須關注的重點。

3 結束語

總而言之，文書檔案管理工作是事業單位持續發展的重要環節，但是當前的許多事業單位對文書檔案管理工作較為輕視，存在著管理人員水平低、能力差，領導不予關注等問題，為事業單位的發展帶來諸多阻礙。需要提高文書檔案管理意識，強化管理學習能力，落實文書檔案管理制度并引進高科技設備，文書檔案管理工作才能有效開展，是事業單位邁向成功的關鍵一步。

參考文獻

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