淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

徐昆明

摘要：檔案工作的基本性質是專業性、服務性與機要性，并且具有重要的憑證價值與參考價值，因此對于檔案管理工作的規范化有較高要求。新形勢下要想實現檔案管理工作的規范化就必須要提高檔案管理者的素質能力，實現檔案管理工作的規范化就必須要促進先進技術的引入，對檔案管理模式進行創新。

關鍵詞：檔案管理；規范化；模式創新

現代社會不斷發展，檔案管理工作其自身的功能和業務范圍也發生了一定的變化。檔案管理工作能否規范的發展，已經成為決定了檔案信息能否得到高效的利用、開發的關鍵。同時，在檔案管理工作與現代信息技術融合的形勢下，規范地的對檔案管理制度進行調整成為更好的將檔案信息的價值進行發揮的關鍵。

一、現階段檔案管理工作中存在的主要問題

隨著信息技術不斷發展，檔案管理作為一種傳統化的工作，已經慢慢淡出了人們的視線，造成大部分人都形成了檔案管理工作不重要的認知，認為這是一個可有可無的工作。這一現象的出現，一方面是因為大多數人不知道檔案管理工作的具體內容和作用，在了解度和認知度上存在誤區；另一方面是由于檔案管理人員素質不高、職業素養較低，對檔案管理這一工作缺乏足夠的重視，工作不認真、做事馬虎，對于專業知識的掌握少，造成檔案管理無法發揮出其應有的積極作用。

二、新形勢下檔案管理工作的規范化策略

1、完善檔案管理工作的規章制度

規章制度的完善是促進檔案管理工作規范性的基本前提條件。現階段屬于信息技術高速發展的信息時代，隨著計算機技術的普及，網絡被廣泛地應用于人們的生產生活中，這就為檔案管理工作在新時代的繼續發展帶來了巨大的挑戰，規章制度的主要功能是對于檔案管理工作進行相應約束和指導，促使相關的負責人員能夠明確自身的主要職責和任務，并在此基礎上提升相應的管理水平。這就要求管理人員要結合以往的工作經驗，分析并歸納出工作特點，提高管理者的服務質量和知識儲備。具體來說，要想促使其能夠規范檔案管理工作，必須要首先規范其自身，即要求相應的檔案管理制度具備著較強的可操作性，能夠在具體的檔案管理過程中得到較好的落實。此外，其自身的實施價值也應該得到較好的保障，這同樣是提升檔案管理工作水平的關鍵所在。

2、要促進先進技術的引入

對于檔案管理工作的規范化來說，如果依靠傳統的技術手段，很難達到較為理想的規范化水平，尤其是對于紙質文件的管理來說，其管理規范性的難度是比較大的。現代化新技術的應用可以更好的改進工作中的不足，提高工作效率并對傳統工作模式中的不足進行扭轉。在檔案管理工作中，現代化技術的引用是提高檔案管理水平的一個重要關鍵。例如對于條碼技術的引用：可以通過規范的粘貼條碼提高檔案信息的存儲規范性，并且可以提高查閱速度，從而提高整體檔案管理工作的效率。檔案管理工作中信息化技術的融入也是新時期檔案管理工作發展的必然需求，很多檔案信息管理系統的投人使用也標志著信息化技術可以更好的提高檔案管理工作的業務范圍，提高檔案資料的使用價值和保存效果

3、要對檔案管理模式進行創新

在信息化背景下，檔案管理者要對于檔案管理模式進行創新，并且主動地對檔案的利用方式進行改進與革新。隨著社會不斷發展和信息技術的融入，檔案信息不斷豐富，各種文獻、情報量也急劇增加。在海量的信息管理中，管理者要以規范的手段對信息進行整理、收集、加工與利用，實現信息的深度共享。在信息化的形勢下，檔案利用上可以與其他部門的信息

化平臺進行整合，并設立檔案管理數據庫系統。通過不同權限級別的設定，使得不同人員可以輕松的完成檔案信息的獲取和利用，提高檔案信息的利用效率，更好地推進檔案管理工作發展。

4、提升檔案管理工作人員的素質

對于檔案管理工作規范化水平的提升來說，相應的檔案管理工作人員作為直接的負責人必須肩負起主要的責任。首先應保障其自身的素質符合相應的要求，在此基礎上，才能夠保障其檔案管理工作水平的提升。而想提升檔案管理工作人員的素質和能力，必須要牢牢把握好以下兩點：首先必須要在檔案管理工作人員的招聘過程中進行嚴格的審核和控制，保證招聘人員均具備較為理想的素質和能力，能在較大程度上滿足檔案管理工作中所需要的一些技能要求；另外還應該重點加強檔案管理人員的定期培訓，因為在檔案管理工作的發展中，其變化是比較多的，各種新型的技術手段越來越多，管理手段更新的頻率也是越來越快。

三、檔案管理工作規范化的意義

檔案管理對一個單位而言有著重要的意義，這些檔案中包含著單位過去發展的很多重要節點。通過強化對檔案的管理，不僅能夠從中汲取經驗，也能夠不斷提高認識水平，為決策提供幫助。而且一個單位的檔案文檔中往往記錄著比較隱秘且重要的內部信息，這些內部信息往往不能隨意泄露，但是如果檔案管理不規范化，很有可能導致這些信息的泄露，為單位帶來巨大損失。

結語：

總而言之，檔案管理工作的規范化十分重要，隨著社會發展狀態的變化，人們對檔案管理工作的主觀看法和檔案管理工作的要求都發生了改變，在此基礎上，實現檔案管理工作的規范化不僅能夠提升管理者自身的管理水平，保證檔案的真實性與完整性，更能夠提高檔案的利用率，當需要檔案時，能夠及時查找到所需檔案，為單位人員管理、經濟活動等工作提供借鑒，從而促進社會進步與發展。

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