做好檔案交接工作的幾點措施

馬莉莉

做好檔案交接工作，對于維護檔案安全完整，確保檔案工作的連續(xù)性具有十分重要的意義。那么如何做好這項工作呢？筆者認(rèn)為主要應(yīng)注意以下四個方面的問題：

一、納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度

檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺在重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位。把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)。

二、明確職責(zé)，建立良性運行的工作機制

第一，單位檔案人員調(diào)動工作、離職、轉(zhuǎn)崗、臨時借調(diào)外單位工作或連續(xù)休假超過三個月的，都應(yīng)當(dāng)在離開本崗位之前與接管人員辦清交接手續(xù)。其中檔案人員臨時被抽調(diào)或休假時，個別單位不安排臨時代管人員，嚴(yán)重影響了檔案工作的連續(xù)性。應(yīng)特別強調(diào)這種情況不但要有人代管，時間較長的還應(yīng)進(jìn)行正式交接。

第二，檔案行政管理部門應(yīng)通過多種形式的宣傳，使各單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案工作交接責(zé)任重大，促使其為順利交接提供必要條件，如可有準(zhǔn)備、有計劃地調(diào)換檔案人員，保證檔案工作不出現(xiàn)“空崗”、“斷檔”現(xiàn)象；將做好交接工作列入檔案人員的崗位責(zé)任制；根據(jù)本單位檔案數(shù)量為交接雙方安排充分時間；對于沒有辦清交接手續(xù)的檔案人員，不調(diào)整崗位，不予辦理人事調(diào)動和工資轉(zhuǎn)移等手續(xù)。

第三，檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。對于移交方來說在正式移交之前要做好五項工作：一是對所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)；二是對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；四是按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；五是撰寫檔案移交說明。對于接收方來說，在接收之前要做好三項工作：一是了解本單位職能活動內(nèi)容和工作活動情況；二是向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；三是了解或檢查檔案移交準(zhǔn)備工作情況，清點各類檔案的庫存。只有交接準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作順利進(jìn)行。

第四，認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著見證和監(jiān)督作用，因此無論是檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，還是一般檔案人員交接，都必須安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交；檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名、職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等。移交文據(jù)一式三份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對交接工作負(fù)責(zé)。

三、細(xì)化手續(xù)，加強監(jiān)督和檢查

為使基層檔案工作交接制度得到真正落實，使檔案局的監(jiān)督檢查工作能夠有據(jù)可查，使執(zhí)法機關(guān)發(fā)現(xiàn)檔案丟失等違法行為時便于調(diào)查取證，檔案行政管理部門有必要統(tǒng)一并規(guī)范本地區(qū)檔案人員工作交接的文據(jù)格式。

交接文據(jù)可以包括如下表格：一是交接總體情況登記表，記錄移交人員、接管人員和監(jiān)交人員的基本情況以及檔案工作制度、檢索工具、現(xiàn)存及移出檔案、全宗卷、基礎(chǔ)登記、檔案庫、柜鑰匙等核對和交接的基本情況；二是檔案工作制度一覽表；三是檔案檢索工具一覽表；四是現(xiàn)存和移出檔案數(shù)量統(tǒng)計表；五是未完成工作登記表。特殊情況在表中不便于填寫時應(yīng)另附詳細(xì)說明。每頁交接文據(jù)都應(yīng)有移交人員、接管人員和監(jiān)交人員的簽字。交接文據(jù)應(yīng)一式三份，一份交同級檔案行政管理部門或上級檔案業(yè)務(wù)主管部門，一份存本單位文書檔案，一份存全宗卷。

各單位調(diào)換檔案人員應(yīng)在雙方交接之前通知同級檔案局或上級單位檔案業(yè)務(wù)主管部門，檔案局或上級主管部門應(yīng)及時前往監(jiān)督檢查。對于無正當(dāng)理由不按規(guī)定辦理檔案工作交接手續(xù)或在交接工作中弄虛作假的單位或者個人應(yīng)進(jìn)行通報，造成檔案損失的依法對個人或者單位給予行政處分或行政處罰。

四、有效引導(dǎo)，編發(fā)簡明學(xué)習(xí)材料

從目前情況看，檔案工作領(lǐng)域尚未實現(xiàn)先持證后上崗，絕大多數(shù)檔案人員是先被安排到檔案工作崗位，再參加培訓(xùn)取得崗位資格證書。因此，幾乎每名檔案人員接手時都對檔案工作一無所知。即使交接制度制定得再細(xì)致，手續(xù)規(guī)定得再嚴(yán)密，接管人員如果對檔案工作中常識性的概念不了解，也難以完成各項清點核對工作。檔案專業(yè)書籍（包括崗位培訓(xùn)教材）雖然不少，但是篇幅較長，檔案人員不可能在交接前的短暫時間內(nèi)完成自學(xué)。因此，有必要專門為新任檔案人員順利交接編寫“入門概念和知識”，用通俗的語言和盡量短的篇幅解釋交接工作中必然遇到的專業(yè)問題，如全宗、全宗號、全宗卷、檔案門類、檢索工具、檔號、集中統(tǒng)一管理、各門類檔案歸檔時間、編研材料、常規(guī)檔案工作等。

檔案行政管理部門應(yīng)通過一系列措施，使工作交接做到組織上有保證，制度上有規(guī)定，職責(zé)上有分工，手續(xù)上有記載，工作上有監(jiān)督，操作上有引導(dǎo)，使各單位檔案工作交接成為對前段工作認(rèn)真盤點、查漏補缺的過程，從“越交越亂”變?yōu)椤霸浇辉角濉保罱K使工作交接在建設(shè)和諧檔案工作的過程中不再成為障礙，而是成為檔案工作向前邁進(jìn)的新起點。