如何做好疾病預防控制檔案管理工作

金淑紅

疾病預防控制檔案工作（以下簡簡疾控檔案工作）是疾病預防控制工作的重要組成部分，是提高疾病預防控制工作質量和科學管理水平的基礎。近年來，隨著衛生疾控事業的不斷發展，如何加強疾控檔案管理，提高服務水平，使檔案工作與時俱進，成為擺在疾控檔案工作人員面前的現實問題，下面筆者結合實際工作就這一問題談談個人的幾點看法。

一、加強組織建設

設立疾控檔案綜合檔案室，集中統一管理文書、科研、業務會計、基建、設備、音像等檔案。建立由分管領導負責，專職檔案人員及各職能部門兼職檔案人員為具體責任人的檔案管理網絡。定期召開檔案工作會議，總結檔案管理情況，對存在的問題提出解決的辦法。同時，應積極爭取上級部門領導支持，經常邀請檔案行政管理部門、專業主管部門的專業人員到檔案室進行工作指導，并將檔案管理納入綜合目標管理考核中，使檔案工作層層有落實、件件有保障。

二、加強疾控檔案收集工作，豐富疾控檔案內容

除繼續做好日常的疾控檔案收集歸檔工作外，還要拓展疾控檔案收集范圍，豐富疾控檔案內容。一是收集本地區0～14歲兒童預防免疫接種檔案，包括兒童預防接種證、卡（簿）等歷史記錄和憑證，建立信息、數據庫；二是收集本地區各餐飲、美容美發、娛樂場所衛生監測、衛生檢驗檔案數據，分類編制年限跨度較寬的監測、檢驗數據一覽表，提供各商家的衛生評價信息；三是收集年度疾控專業技術論文；四是收集現行疾控文件查詢利用數據；五是收集疾控服務個人檔案查詢信息，包括衛生從業人員健康證發放、門診狂犬病疫苗注射針次、衛生檢驗結果等；六是收集歷史上各種傳染病在本地區暴發流行的原因、癥狀、診治方法等材料；七是收集本地區歷年食物中毒個案原因、種類和預防救治措施等材料；八是收集各類災害、傳染病疫情暴發流行期應急處理指南；九是收集各種疾控工作法律法規，業務技術規范；十是建立轄區居民電子健康管理檔案，記錄居民健康、行為飲食習慣、體力活動以及睡眠質量等，可優先整理60歲以上居民常見疾病如心血管病、高血壓、糖尿病等慢性非傳染性疾病防治檔案等。

三、強化利用環節，提高檔案信息資源的利用率

隨著檔案數量的逐漸增加，疾控機構應根據衛生防病工作的不同特點，提高檔案利用的針對性、目的性，把強化檔案查詢、檢索功能作為著眼點，根據各防病領域的需求，開展定向服務和專題服務。檔案室有目的、有計劃地從大量的檔案材料中進行篩選，通過分析、研究，將需要處理的檔案信息數據經合理分類和規范化處理之后，以一定的標準格式存儲于計算機中，這需要充分利用數據庫技術來對檔案信息資源進行合理的組織與加工，以提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，同時，數據庫技術與網絡技術的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發利用，也提高了開發利用效率。如疾病預防控制中心檔案工作人員可以把衛生防病工作多年的經驗、成果作為預防疾病的信息資源，通過計算機進行分類、分析，使分散、零星的檔案資料更集中、系統地提供可靠的高層次的信息服務。為防病、流動人員做好各種重大傳染病的預測預報、預防工作提供科學依據。此外，利用工作也應在形式方法上有所創新，如可利用網絡平臺，建立疾控檔案在線閱覽室，設立網上展廳。檔案在線閱覽室的建立以及網上檔案展廳的設立，是為適應信息時代人們對疾病預防控制檔案的利用心理，激發人們利用檔案的熱情。這種遠程、便捷的利用方式給檔案信息用戶帶來了極大的便利和新鮮的感受，也為檔案信息資源開發帶來了新的活力。“在線閱覽室”可以讓人們隨時在網絡中查找和閱覽自己所需的檔案信息，打破了時空的限制，超越了傳統用戶與檔案部門之間時空限制而帶來的不便。“網上檔案展廳”的建立，將珍貴檔案上網展覽，擴大了檔案的社會影響，有利于人們檔案意識的提高，也有利于疾病預防控制中心檔案的開發利用。

四、做好編研作，促進疾控檔案價值實現

首先，以業務檔案為主要編研對象。疾控檔案具有極強的專業性、連續性，因此，在開展檔案編研工作時，應首先從業務檔案入手，編研材料才能突出專業特色，才能更有效地為開展衛生防病、健康監測工作服務。其次，選題應圍繞中心工作，把好選題關。脫離業務工作的選題，就談不上專業性。為此，檔案人員要了解和掌握單位的中心工作，才能對當年的編研工作的開展做到有的放矢、心中有數，才能確保編研選題在大的方向上與單位的中心工作保持一致，更好地提供服務。其三，要了解和掌握各項業務工作內容。疾控機構的主要職能工作是疾病預防與控制、監測、衛生檢驗與評價、健康宣傳與教育、應用研究與指導、技術服務與管理。檔案人員在做各編研計劃時，應針對各項業務工作的特點和內容來確定編研題目和適合的類型。檔案人員要經常深入各科室，廣泛地與業務人員交流，了解各科工作職責和范圍，熟悉業務工作的流程和具體任務，從中掌握業務人員的利用需求。同時，還可通過在借閱中開展專題利用登記，發放征求意見表和分析利用效果登記等形式，客觀全面地掌握業務人員的利用需求。這是確保編研選題具有專業性并能符合業務需求的重要措施。

五、培養疾控檔案管理的復合型人才

疾病預防控制檔案工作專業性強，加之疾控機構的衛生防病工作針對著各種日益復雜的公共衛生事件及不斷變化的新型傳染病，更需要疾控機構檔案管理者要有一定的專業知識、全面掌握檔案業務技能，并具備計算機知識、網絡知識、數據庫管理知識及電子文件的管理知識。只有檔案人員的自身素質提高了，才能有效地開發利用檔案信息資源，提高疾控機構檔案的服務利用程度，充分實現其利用價值。因此，要大力加強疾控機構檔案工作的人才隊伍建設，不斷強化檔案管理者的自身素質，及時完善知識結構。培養既掌握現代管理思想，有堅實的檔案專業理論功底與高超的專業技能，又掌握一定的計算機基本知識，并能將二者有機結合起來的復合型人才，建設一支高素質的檔案人才隊伍。