淺析檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

李昌清

【摘要】醫(yī)院檔案作為醫(yī)療系統(tǒng)的信息載體，對醫(yī)院的行政工作、科研教學(xué)、以及人事調(diào)配等方面的管理有著至關(guān)重要的關(guān)鍵性意義。檔案是記錄實踐經(jīng)驗的工作載體，不同行業(yè)的檔案管理有利于對其所屬工作領(lǐng)域的發(fā)展和進(jìn)步都有著十分重要的作用。隨著電子信息化在各行業(yè)的落實，每個行業(yè)的工作方法和管理方式都發(fā)生了一定程度的調(diào)整和變化，檔案管理系統(tǒng)也是如此。對于醫(yī)院檔案管理模式的改革有利于提高醫(yī)療系統(tǒng)運(yùn)行速度和效果，但目前我國的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)并不是十分完善，對醫(yī)療檔案管理模式的探究有利于提高我國醫(yī)療檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；管理模式；改革；應(yīng)用

隨著科技的不斷進(jìn)步，檔案管理的技術(shù)手段有所提高，對于檔案管理的模式的改革也被逐漸提上日程。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式和制度已經(jīng)不再適用于現(xiàn)代的檔案管理形勢，不利于檔案管理工作的發(fā)展，對醫(yī)院的發(fā)展也產(chǎn)生了一定的阻礙作用。相關(guān)工作人員應(yīng)該在實踐中總結(jié)經(jīng)驗，對醫(yī)院檔案管理工作的中不足進(jìn)行分析探究，為檔案管理水平的提高創(chuàng)造有利條件，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理體系的完善，提高醫(yī)院整體系統(tǒng)運(yùn)行的工作效率，為醫(yī)院的發(fā)展提供源動力。

1.醫(yī)院檔案管理內(nèi)容及意義

醫(yī)院檔案包涵的信息非常繁雜，包括醫(yī)院建院以來的發(fā)展歷史資料、醫(yī)院就醫(yī)人員的病歷資料以及醫(yī)院人員流動記錄等。因此，醫(yī)院檔案的管理是對于醫(yī)院整體的信息的管理，對醫(yī)院的發(fā)展及管理都會起到很關(guān)鍵的作用。醫(yī)院檔案資源的查詢利用對醫(yī)院管理系統(tǒng)的完善、工作方法的改進(jìn)及運(yùn)行效率的提高都有十分重要的意義。醫(yī)院檔案管理的程度、資源利用的水平、和對檔案信息的處理都是醫(yī)院進(jìn)行內(nèi)部調(diào)整和對外發(fā)展的重要依據(jù)，所以一定要對醫(yī)院檔案管理工作加以重視。

2.醫(yī)院行政檔案管理存在的問題

2.1 管理機(jī)制主次不分，檔案管理機(jī)構(gòu)重疊

每個行業(yè)都有自己的檔案信息資源，每個行業(yè)的檔案信息種類不同，對于檔案管理的方法也就不同。在醫(yī)院檔案管理最重要的就是對于人事檔案及病人的病歷檔案管理，但是在檔案管理的過程中工作人員往往會忽略對檔案的分類工作，造成檔案管理混亂的問題，對醫(yī)院發(fā)展歷史及記錄的管理也不是十分規(guī)范。檔案管理的主要目的并不在于檔案的保存，而是要對檔案信息中蘊(yùn)含有價值信息進(jìn)行分析和利用，將其中的重要數(shù)據(jù)應(yīng)用于醫(yī)院的發(fā)展和運(yùn)行當(dāng)中，為醫(yī)療系統(tǒng)管理提供借鑒。然而，在目前的醫(yī)院檔案工作中，經(jīng)常會對一些檔案進(jìn)行隔離管理，導(dǎo)致不同科室中對檔案的管理出現(xiàn)重復(fù)，造成檔案管理的工作量和壓力加大，造成檔案查詢和利用的麻煩。

2.2 檔案專業(yè)知識匱乏，能力欠缺

由于醫(yī)院中檔案管理系統(tǒng)不是十分完善，缺乏專業(yè)的管理人才，所以在檔案管理的過程中存在很多問題。醫(yī)院是保障人們生命安全和體魄健康的重要場所，是人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢苫蛉钡男袠I(yè)，醫(yī)務(wù)工作者往往將工作重點放在對自己專業(yè)技術(shù)的提高上，從而忽略了對檔案管理素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理意識不強(qiáng)。醫(yī)院檔案的類別很多，其管理要求也有很多，如果檔案管理人員的專業(yè)性不足將會造成檔案管理的混亂，如果分不清檔案的性質(zhì)，將會給檔案管理工作造成很大麻煩，容易發(fā)生檔案資料丟失等情況，增加檔案管理的工作負(fù)擔(dān)。

2.3 信息檔案形式不統(tǒng)一，檔案管理較分散

現(xiàn)今醫(yī)院的檔案保管形式雖然以信息檔案保管為主，但是信息技術(shù)應(yīng)用的形式卻存在很大問題。其一，信息檔案整合性差。一般醫(yī)院檔案信息都是各職能科室各自管理，很少有信息共享數(shù)據(jù)的出現(xiàn)。其二，信息技術(shù)應(yīng)用不徹底。一般醫(yī)院檔案管理在使用過程中，只能達(dá)到收集、整理、查閱的功能，缺乏對于檔案系統(tǒng)的反饋分析應(yīng)用，而電子信息之所以逐漸占據(jù)檔案管理的主導(dǎo)地位，也正是因為它便捷分析、便捷函調(diào)的特點，但醫(yī)院電子檔案缺乏專門的系統(tǒng)管理。

2.4 缺乏主動服務(wù)意識，檔案工作過于被動

由于醫(yī)院檔案管理未出現(xiàn)過大失誤，所以，醫(yī)院管理者對于醫(yī)院檔案管理的專業(yè)意識淡薄，認(rèn)為醫(yī)院檔案只需要保管好各項資料、便于隨時查閱即可，沒有意識到醫(yī)院發(fā)展與檔案管理之間的必然聯(lián)系。醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益來源于患者的信任、醫(yī)務(wù)人員的能力及醫(yī)院公信力，這些方而在醫(yī)院歷史發(fā)展中都有相關(guān)檔案分析。但是，由于醫(yī)院缺少這種檔案管理認(rèn)識，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的歷史完整性無法保證，并且一般文書檔案保管是針對發(fā)展時期發(fā)生的事情，缺乏主動可發(fā)檔案管理的意識，使很多檔案信息出現(xiàn)如果不進(jìn)行記錄就不進(jìn)行保管的問題，不利于檔案改革發(fā)展。

3.醫(yī)院檔案管理模式改革的途徑

3.1 提升檔案管理意識，提高檔案管理效能

以上原因可以看出，現(xiàn)今醫(yī)院檔案管理模式存在諸多問題，需要合理有效地改善途徑，以此來促進(jìn)醫(yī)院管理。首先，提升醫(yī)院管理者的檔案管理意識，檔案管理人員應(yīng)該將管理意見整理成發(fā)展計劃書向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，通過檔案管理信息規(guī)劃醫(yī)院各科室發(fā)展，同時宣傳檔案管理的優(yōu)點及有效手段，以提升管理意識。其次，提升檔案管理人員的信息分類整理意識。

3.2 完善檔案管理手段，建立綜合性檔案資源庫

檔案的收集與整理應(yīng)該拓寬管理渠道，不應(yīng)將檔案局限于基礎(chǔ)信息整理，要從醫(yī)院實際發(fā)展出發(fā)，加強(qiáng)各分類檔案信息的整合，建立統(tǒng)一檔案資源庫，將各科室檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一保管，并且可以配備一些資源分析軟件，在查找或檢閱信息時，可以出現(xiàn)對醫(yī)院發(fā)展前景、醫(yī)院發(fā)展歷史等方而的反饋信息，便于促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展工作，進(jìn)而提升醫(yī)院的工作效率。其次，加強(qiáng)信息檔案的共享，各大醫(yī)院應(yīng)該建立檔案共享平臺，對于一些檔案資源進(jìn)行分享，提升醫(yī)院的管理效率。

3.3 加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，提升醫(yī)院檔案管理的主動性

由于檔案管理人才的缺失，使醫(yī)院檔案管理發(fā)展停滯不前。所以，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理改革時，應(yīng)該不斷地對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。首先，定期對檔案管理人員培訓(xùn)各方而檔案分類基礎(chǔ)知識，增加管理人員對醫(yī)院檔案信息的分類了解；其次，讓檔案管理人員對醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，教導(dǎo)醫(yī)務(wù)人員如何便捷保存病人資料以及如何實現(xiàn)檔案保管的多元化，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理向?qū)I(yè)化模式改革。

結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理的工作環(huán)節(jié)和步驟繁多，但是傳統(tǒng)的檔案管理方式和制度并不是十分完善，會對檔案管理的效率和質(zhì)量產(chǎn)生影響，所以必須重視對醫(yī)院檔案資管理模式的改革工作，促進(jìn)檔案管理水平的提高，為醫(yī)療資源的利用及研究提供便利。實現(xiàn)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理和科學(xué)利用是優(yōu)化醫(yī)院系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)醫(yī)院資源的優(yōu)化配置的重要方式，同時也是促進(jìn)我國醫(yī)療系統(tǒng)發(fā)展的有效途徑，對提高我國整體醫(yī)療水平，促進(jìn)我國醫(yī)療事業(yè)向高水平發(fā)展具有重要意義，還能夠促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步發(fā)展、保證人民生命安全。

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