基于用友財務軟件的會計科目設置探討

宋建琦

摘要：隨著會計信息化的發展，越來越多的單位開始使用財務軟件。財務軟件的使用雖然提高了工作效率，減輕了會計人員的勞動強度，但是財務軟件的期初設置比較復雜，特別是會計科目的設置，一旦設置錯誤或者漏設置，會給后期的日常賬務處理帶來很大的麻煩。用友ERP-U8.72是用友財務軟件中非常成熟的一款軟件，也是使用最為廣泛的一款軟件，以用友ERP-U8.72軟件為例探討會計科目的設置，非常具有代表性，可以起到觸類旁通的效果。

關鍵詞：用友軟件 會計科目 初始設置

中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2017）11-0089-02

在初次使用用友軟件時要進行系統設置，其中很重要的一項工作就是會計科目的設置。會計科目設置是否恰當，直接影響到后期財務軟件的使用，一些功能在后期使用當中是無法修改的，所以，會計人員在用友財務軟件初始設置過程中要格外重視并細心操作，確保會計科目設置合理。

一、建賬過程中會計科目的設置

用友財務軟件賬套建立過程中，共有兩處涉及到會計科目的設置：

一處是在選擇完企業類型和行業性質后，最下面有一個復選框——“按行業性質預置科目”。如果選中該選項，系統將會根據選擇的行業性質自動增加常用的一級科目和部分二級科目。選擇的行業性質不一樣，科目編碼方案也不一樣，并且科目編碼級次的第一級不能修改。例如選擇“新會計制度科目”，會計科目的編碼就是4-2-2，且顯示為灰色，表示一級科目編碼為四位，二級科目和三級科目為兩位，并且前三級科目編碼不能修改；如果選擇的是“工業企業”，會計科目的編碼就是3-2，同樣顯示為灰色，表示一級科目編碼為三位，二級科目編碼為兩位，并且前兩級科目編碼不能修改（如圖1所示）。如果不選中該選項，編碼方案中科目編碼級次中的數字可以任意修改，但是系統中沒有任何會計科目，軟件操作中的會計科目需要手工一個一個增加，同樣在增加會計科目之前也要設置好科目編碼級次。在設置科目編碼級次時一定要根據用戶的實際情況，預留一部分編碼級次。例如銀行存款科目，企業通常都會有二級編碼，也就是銀行存款下面會分為農業銀行、建設銀行、工商銀行等，但是在設置會計科目編碼時要設置成三級，便于以后各銀行下面再分為人民幣賬戶、外幣賬戶或者定期賬戶、活期賬戶等。

另一處雖然沒有直接提到會計科目，但是和會計科目密切相關。在建立賬套時，基礎檔案選項中，其中一個選項是“有無外幣核算”，如果選擇了該選項，后期會計科目中“銀行存款”科目可以增加外幣種類；如果沒有選擇該選項，后期會計科目中“銀行存款”科目下面的“外幣核算”就是灰色的，表示沒有外幣核算功能（如下頁圖2所示）。用戶如果確實需要外幣核算，必須由賬套主管登陸系統管理，然后在修改賬套信息中修改該選項，無形中增加了工作量。

二、基礎設置過程中會計科目的設置

（一）會計科目中“科目性質（余額方向）”的設置。資產類科目絕大多數余額在借方（左方），負債類科目余額方向都在貸方（右方），權益類科目余額絕大多數在貸方，成本類、費用類科目余額在借方，收入類科目余額在貸方。但是在增加會計科目時，一定要認真設置每一個會計科目的余額方向，例如“累計折舊”科目，該科目屬于資產類科目，但是它是固定資產的備抵科目，它的余額方向應該在貸方（如下頁圖3所示），固定資產的凈值應該等于固定資產原值減去累計折舊。再如損益類科目，損益類科目中收入類是貸方登記增加，借方登記減少，期末由借方轉入本年利潤的貸方；損益類科目中費用類是借方登記增加，貸方登記減少，期末由貸方轉入本年利潤的借方。如果會計科目的余額方向設置錯誤，是不會影響會計科目的增加和保存的。如果在期初余額錄入時該科目也沒有期初余額，那么試算平衡也是沒有問題的；如果該科目有期初余額，試算平衡會顯示不平衡。特別是在期末結轉時，如果科目余額方向設置錯誤，會出現憑證中數字在同一個方向，正確的數字是黑色，錯誤的數字是紅色，并且報表中的公式取數也會出現錯誤，導致整個報表錯誤。如果出現此類問題，需要把涉及該科目的憑證全部刪除，涉及到期初余額的把期初余額清零，然后修改該科目的余額方向，修改后重新錄入期初余額和憑證。

（二）會計科目中“輔助核算”的設置。輔助核算中主要有部門核算、個人往來、客戶往來、供應商往來和項目核算。在這些項目中，客戶往來和供應商往來常常被用戶選錯。在設置會計科目時，“應收賬款”科目對應的輔助核算是客戶往來（如圖4所示），“應付賬款”科目對應的輔助核算是供應商往來。如果在設置會計科目時輔助核算項目選擇錯誤，系統是沒有任何提示的，也不會影響期初余額的錄入和試算平衡。只有在填制憑證時，如果涉及到“應收賬款”或“應付賬款”科目，系統提示需要選擇相應的客戶和供應商，這時才會發現客戶的選項中全部是供應商信息，供應商選項中全部是客戶信息。這時只能返回會計科目中修改輔助核算項目。但是在修改之前需要落實期初余額錄入時是否涉及到這些需要修改的科目，如果該科目期初余額沒有數據，可以直接到會計科目中進行修改；如果該科目有期初余額，需要先刪除期初余額及其明細，才能修改會計科目輔助選項。修改完輔助選項之后，需要重新錄入期初余額及其明細，然后試算平衡，平衡后才可以進行制單工作。

（三）會計科目中“日記賬、銀行賬”的設置。會計信息化和手工會計一樣，都有現金日記賬和銀行存款日記賬。在進行“庫存現金”設置時要將“庫存現金”設置為“日記賬”；在進行“銀行存款”設置時要將“銀行存款”設置為“日記賬”和“銀行賬”（如圖5所示）。只有進行了該項設置，在后期填制憑證時，才會出現“結算方式、票號”等輔助信息的對話框。如果在填制憑證時發現沒有進行該選項的設置，必須取消“指定科目”后才能在會計科目中修改該選項，修改后需要重新進行“指定科目”的設置。

（四）會計科目中“指定科目”的設置。“指定科目”是會計科目設置中最容易被忽略的一項設置，因為“指定科目”是隱藏在菜單欄的“編輯”中的，用戶在設置會計科目時很少能看到該選項，所以很多用戶根本不去設置該選項，甚至有的用戶就不知道有這個選項。“指定科目”包括現金科目、銀行科目和現金流量科目。指定科目時首先選擇需要指定為哪類科目，然后從待選科目中選擇需要指定的會計科目到已選科目中，用同樣的方法將所有需要指定的會計科目全部指定后，最后點擊確定按鈕就可以了。通常情況下，“庫存現金”指定為現金科目，“銀行存款”指定為銀行科目，“庫存現金”和“銀行存款”的二級科目指定為現金流量科目。

（五）會計科目中“科目類型”的設置。會計科目一般分為六類，但是其中的“共同類科目”工業企業一般不會使用到，剩余的五類分別是資產類、負債類、權益類、成本類和損益類科目。如果在建賬時選擇了“按行業性質預置科目”，那么再增加部分一級科目或二級科目時一般不會選錯科目類型。如果在建賬時沒有預置科目，用戶在增加會計科目時往往容易把所有科目都增加在資產類科目下。因為剛開始增加的科目都是資產類科目，用戶也就默認了科目類別，到后期的其他科目，用戶往往忘記更改科目類別。這類錯誤即使在期初余額錄入后進行試算平衡，仍然顯示試算平衡。但是用戶要注意，試算平衡應該顯示數字，這種錯誤使得各項均顯示平衡而不顯示數字。這時應該將期初余額數據清空，然后到會計科目設置中逐項修改科目類型。否則，到了后期查詢報表中再發現此類問題，返工的工作量就太大了。

財務軟件確實給工作帶來很多便捷，但是用戶在使用財務軟件時一定要按規程進行操作。一些看似非常簡單的操作，也要認真對待。會計科目是每個會計人員必須熟悉的內容，會計科目的設置也關系到后期整個財務軟件的使用，所以會計人員在建立賬套前，一定要先針對企業的實際情況，認真研究分析會計科目中涉及的每一項內容，然后再進行建賬和會計科目的設置，只有基礎做好了，后期的各項工作才能順利進行。

參考文獻：

[1]張衛麗.用友軟件會計科目設置探討[J].財會月刊，2014，（01）.

[2]劉瑩.用友ERP財務管理軟件使用探析[J].商業會計，2016，（10）

[3]張桂麗.用友ERP-U8.72財務系統應用常見問題解析[J].河南財政稅務高等專科學校學報，2015，（01）.