國有企業檔案工作改革要點分析

蓋艷

摘要：隨著國有企業快速發展及持續深化改革，經濟管理活動中產生越來越細致的檔案門類，檔案數量與規模越來越大，載體形式也愈發豐富。在這樣的背景下國有企業傳統檔案管理模式逐漸顯現不足，需要改革創新檔案工作管理模式與方法，促進工作質量提升。本文中主要探討新形勢下國有企業檔案工作改革要點。

關鍵詞：國有企業；檔案工作；創新方法

新形勢下國有企業傳統檔案管理模式與方法顯露不足，很難保證館藏資源的系統性與完整性。加上實際中大部分國有企業并未詳細規定電子檔案管理流程等內容，造成新型檔案管理工作難以有效開展。面對這些問題，國有企業檔案工作者應該結合新形勢與新需求，需求有效措施，促進檔案工作可持續發展。

一、檔案管理工作的重要性

新時期下各行業領域都發生著巨大改變，檔案管理工作同樣面臨著改革，以自身情況與發展為基礎，改革檔案管理工作，有效改變傳統管理方法的局限與不足。數字化時代下檔案管理工作主要記錄與整理單位工作內容、人事資料、重大舉措及發展狀況等。檔案管理工作有助于協調內部工作、提高工作效率，整理、歸類、統計及保存原始檔案信息。目前企業改制不斷深入，面臨著新機遇與新挑戰，相關企業要意識到檔案管理工作的重要性，不斷創新檔案工作機制。

二、檔案管理工作現狀及問題

現階段國有企業檔案管理工作中存在一些問題，筆者結合實際工作經驗將這些問題歸納總結如下。

（一）資源開發度不足

隨著信息技術進步與發展，檔案管理方式向著信息化方向過渡，但大部分工作人員沒有掌握相關技術，僅會利用計算機進行信息錄入與資料保管等，再者部分管理人員的人為檔案管理就是分類整理與妥善存放現有檔案資料、工作者不出現信息遺漏或丟失情況即可。檔案管理工作人員很少深入研究與開發新資源，也很少進行現有檔案信息化處理，這說明檔案資源開發與利用程度不足，影響檔案信息化建設進度。

（二）設備人員的問題

檔案管理中借助先進檔案管理設施與設備提高工作效率，優于部分不重視檔案管理工作，在資金投入與設備引入上力度不足，造成先進檔案管理設備種類與數量不足，實際中還存在部分人員將雜物堆放在檔案管理室中，部分檔案被雜物壓在下面，造成查閱與翻找難度較大，嚴重時檔案被雜物毀損。目前檔案管理人員由其他工作人員兼任的情況基本改善，安排專門人員管理檔案，但這些管理人員專業程度與職業素養不足，造成管理工作質量偏低。實際中很多從業人員入職前并未接受過專業、系統培訓，造成檔案管理工作中頻頻出現錯誤，影響工作質量。

（三）安全意識的缺失

檔案信息化建設需要信息技術的支持，而信息技術的使用難免會遇到各種安全性問題，而在傳統檔案信息管理工作中，很多部門和人員都普遍缺乏必要的安全保護意識，都簡單的以為只要有了安全防護體系就能確保信息安全，必要的風險防范意識薄弱。而且很多的檔案館為了放便，都將一些數字化工作外包給相關信息企業進行，沒有嚴格的管理制度，不能進行實時監控，容易發生信息泄密和丟失的危險。

三、國有企業檔案工作改革要點

（一）推動軟件兼容

推動信息時代檔案管理的主要內容就是加強信息化建設，通過共享檔案資源是實現檔案信息化管理的主要措施，充分發揮檔案資源的作用。檔案管理部門可以引入先進信息技術創新檔案管理模式，促進檔案信息檢索效率的提高，如檔案資料分類存儲過程中，對管理軟件編程時可以引入信息管理系統、資源管理系統及ERP系統等，文字類檔案與圖像類方案自動識別通過計算機與多媒體技術實現，檔案信息庫中實現各類軟件兼容。利用網絡平臺實現資源傳輸，提高海量檔案資源存儲，避免紙質文檔保存中容易出現的問題。

（二）完善備份管理

對于企業檔案信息，完善檔案數據的備份機制非常重要。首先，精細化檔案數據備份流程，明確檔案人員的備份工作職責。檔案人員應當重視日常檔案數據的正確存儲、及時匯總和定期銷毀；其次，制定明確的備份規則，建立數據備份和恢復方案。企業檔案數據的備份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以來不重視檔案數據備份的重要性，缺乏完善的備份機制；最后，制定數據一致性監控方案。企業檔案業務日趨復雜，業務量也越來越大，檔案數據存在數據修正等情況，或是出現資料類型合并增減等數據屬性變更的情況，從而備份數據和生產數據的結構和數值可能有所不同。

（三）強化基礎設施建設

加大硬件設備投入力度。想要實驗檔案管理現代化離不開硬件設施的投入，劃分專項資金改進硬件設施與檔案案卷質量，建設專門的檔案存儲房間、購置檔案專用密集架，并配備相關的打印、計算機等設備，同時安裝全天安全監控報警系統；其次收集各項資料。認真整理每年生成的文化檔案、會計檔案、聲像檔案及實物檔案等，錄入微機管理；強化數據庫建設。建立全部檔案案卷級數據庫，實現了檔案微機檢索，對錄入檔案數據實行了光盤刻錄及備份。

四、結語

總而言之，在新的經濟形勢與常態下，國有企業強化檔案管理工作具有現實意義。通過引入新的檔案管理方法，創新與優化工作質量，同時實現信息化管理，促進工作效率與質量提升。希望通過本文論述，為持續推進國有企業檔案工作改革貢獻一份力量。

參考文獻：

[1]李洋.檔案工作的構成與實踐應用分析[J].赤子（上中旬），2017（04）：112.

[2]孫楚涵.新媒體時代檔案工作及服務創新思考[J].經營管理者，2017（13）：78.

[3]牛彬楠.淺談新形勢下提升檔案人員基本素質的方法與措施[J].黑龍江檔案，2017（02）：45.