基于信息化背景下的教育考試檔案管理工作探究

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，教育考試檔案管理工作在實(shí)際中變得越來(lái)越重要。借助信息化手段做好教育考試檔案管理工作是現(xiàn)在一項(xiàng)值得研究的工作。本文首先對(duì)教育考試檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出教育考試檔案管理目前所存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出信息化時(shí)代背景下的教育考試檔案管理對(duì)策。

關(guān)鍵字：信息化；教育考試檔案；檔案管理

1 前言

教育考試檔案管理是學(xué)校教育考試管理中的一個(gè)非常重要的組成部分，考試質(zhì)量的提高和教育質(zhì)量的提升與其有著緊密的聯(lián)系。教育考試與其他社會(huì)考試還有一定的區(qū)別，因?yàn)榻逃荚囍饕傅氖菍W(xué)生的中考、高考還有教師招考等考試，這些考試關(guān)系著考生的命運(yùn)和前途，因此做好教育考試的檔案管理工作十分重要。

檔案是教育考試組織管理中的憑證，其具有十分重要的價(jià)值。作為考生來(lái)說(shuō)，考試檔案是考生參加考試的憑證，對(duì)考生以后一些實(shí)際問(wèn)題的解決起到關(guān)鍵性作用。其次，教育考試檔案是對(duì)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定及查考的憑據(jù)。檔案記錄著整個(gè)考試的過(guò)程，從考生報(bào)名的原始資料開(kāi)始一直到考試過(guò)程中的聲音、圖像、文字等資料。尤其是在信息化程度不斷提高的今天，教育考試檔案管理十分重要，教育考試檔案管理工作是相關(guān)工作人員必須引起重視的工作，采用科學(xué)、信息化的管理方式進(jìn)行檔案管理工作，只有這樣，教育考試檔案才能發(fā)揮出自身的價(jià)值。

2 教育考試檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

二十一世紀(jì)是信息時(shí)代，尤其是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，教育考試檔案管理工作迎來(lái)前所未有機(jī)遇和挑戰(zhàn)。由于信息化的進(jìn)步和發(fā)展，教育考試檔案管理水平相較以往有了很大的進(jìn)步，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）除了以往的紙質(zhì)材料檔案，現(xiàn)在又增加了對(duì)數(shù)字化檔案的收集、保管和利用。對(duì)于一些沒(méi)必要長(zhǎng)期保護(hù)或者保存價(jià)值不高的檔案，一般采用電子檔案進(jìn)行保存，這樣既能夠節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，也能滿足后期查閱的需求。

（2）目前對(duì)于教育考試檔案的管理基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，建立起基本的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)需要查閱相關(guān)的教育考試檔案時(shí)，通過(guò)關(guān)鍵詞搜索便能快速定位到檔案的位置，這些優(yōu)勢(shì)都是傳統(tǒng)教育考試檔案管理中所不具備的。

（3）近些年來(lái)，教育考試檔案的利用率不斷增加，對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用也在不斷的積極開(kāi)展中，這樣才能充分發(fā)揮出教育考試檔案的價(jià)值。例如對(duì)教育考試檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)工作，能夠發(fā)現(xiàn)教育考試管理過(guò)程中的一些新問(wèn)題，針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題制定相應(yīng)的解決方案，可以在一定程度上促進(jìn)教育考試事業(yè)的發(fā)展。

信息化背景下，教育考試檔案管理較之以往有了明顯的進(jìn)步，對(duì)教育考試事業(yè)的發(fā)展起著重要的推動(dòng)作用。但不可否認(rèn)的是，目前的教育考試檔案管理仍然存在一些問(wèn)題，這些問(wèn)題阻礙著教育考試管理的進(jìn)一步發(fā)展，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，管理制度不完善。在舊的管理制度下，檔案整理之后便進(jìn)行封存，資料收集完不完整、準(zhǔn)確與否都是次要的，這種本末倒置的管理制度制約了教育考試工作的有效管理。其次，由于教育考試檔案的管理職責(zé)劃分不清，導(dǎo)致很多電子檔案分散在不同部門(mén)和個(gè)人手中，當(dāng)部門(mén)的人事關(guān)系發(fā)生變化或者管理不善等情況發(fā)生時(shí)，一些文件資料往往無(wú)從獲取，這將為教育考試管理工作帶來(lái)很大的困擾，教育考試檔案的管理制度需要進(jìn)一步完善。

第二，教育考試檔案管理工作人員素質(zhì)不高。很多從事檔案管理工作的人員并沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，或者只是在入職之前進(jìn)行了簡(jiǎn)單的崗位培訓(xùn)，對(duì)于如何提升檔案管理水平認(rèn)識(shí)不足，也無(wú)法通過(guò)教育考試檔案管理工作促進(jìn)教育考試的管理水平。另外，檔案的信息化建設(shè)和管理對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)水平有較高的要求，但是很多管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)多數(shù)僅限于簡(jiǎn)單的應(yīng)用，缺乏專業(yè)的技術(shù)支撐。

第三，在檔案建設(shè)與管理過(guò)程中存在重視收集，輕視利用的弊端。重視信息統(tǒng)計(jì)過(guò)程，一旦信息歸檔就認(rèn)為萬(wàn)事大吉。由此導(dǎo)致檔案管理長(zhǎng)期停滯不前，尤其是在信息化和智能化方面的投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，相關(guān)軟硬件設(shè)施建設(shè)不到位，沒(méi)有引入檔案管理軟件或者信息化管理系統(tǒng)長(zhǎng)期不更新。檔案網(wǎng)絡(luò)共享機(jī)制還需進(jìn)一步加強(qiáng)，許多部門(mén)都有對(duì)教育考試檔案的利用需求，由于檔案資源沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息共享，相關(guān)部門(mén)的查閱效率和辦事效率較低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

3 信息化背景下的教育考試檔案管理對(duì)策

信息化背景下，教育考試檔案的管理工作應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代潮流，采用更加先進(jìn)的管理辦法和管理理念對(duì)教育考試檔案進(jìn)行管理，以更好地促進(jìn)教育考試事業(yè)的發(fā)展。

3.1 加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)

教育考試檔案管理人員負(fù)責(zé)具體管理工作的開(kāi)展，作為各項(xiàng)改革和具體措施的實(shí)行者，直接影響到教育考試檔案管理工作水平。因此應(yīng)該建立起一支具備扎實(shí)專業(yè)知識(shí)和較強(qiáng)處理問(wèn)題能力的管理隊(duì)伍，在組建過(guò)程除了吸納檔案管理人員，更應(yīng)該注重對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、行為心理學(xué)等專業(yè)背景的人才的引進(jìn)。因?yàn)樾畔⒒瘯r(shí)代下，檔案管理工作人員不僅需要檔案管理方面的知識(shí)，還需要懂得一些計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣才能更好地為教育考試事業(yè)服務(wù)，做好信息化時(shí)代下的教育考試檔案管理工作。除了吸納優(yōu)秀人才，還需要對(duì)現(xiàn)有的人才隊(duì)伍進(jìn)行培訓(xùn)，逐步提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)能力，從而提高教育考試檔案管理水平。

3.2 構(gòu)建考試檔案管理平臺(tái)

在教育考試檔案的管理工作中，對(duì)檔案信息平臺(tái)的功能進(jìn)行系統(tǒng)地設(shè)計(jì)和規(guī)劃十分有必要。例如，在一些高校的教務(wù)處中每一位同學(xué)都有自己的考試成績(jī)信息，考試檔案信息平臺(tái)能夠與教務(wù)處通過(guò)內(nèi)部關(guān)聯(lián)而獲取這些信息，實(shí)現(xiàn)資源的共享。這樣一來(lái)，無(wú)論是教師、學(xué)生還是工作人員都能夠獲取到自己所需要的信息。因此，在信息平臺(tái)的建設(shè)過(guò)程中分類索引的建設(shè)是十分重要的，使不同身份的人員都能夠憑此完成身份的識(shí)別，對(duì)信息進(jìn)行管理。另外，信息的查詢權(quán)限也應(yīng)當(dāng)設(shè)置好，保證信息的安全性，防止信息泄露而引起不必要的麻煩。要不斷加大對(duì)教育考試檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展和實(shí)際的需要進(jìn)行一些新業(yè)務(wù)的增加和舊業(yè)務(wù)的刪減，使教育考試檔案管理平臺(tái)能夠提供更加快速、準(zhǔn)確、便利的服務(wù)。

3.3 加強(qiáng)教育考試檔案信息化制度建設(shè)

通過(guò)加強(qiáng)教育考試的信息化建設(shè)進(jìn)一步完善教育考試檔案的管理制度。學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極地完善教育考試檔案的管理制度，尤其是隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)需要我們制定新的管理制度對(duì)檔案進(jìn)行管理。對(duì)檔案的管理范圍和職責(zé)進(jìn)行明確的制定和劃分，建立一套科學(xué)的、體現(xiàn)時(shí)代特點(diǎn)的現(xiàn)代化教育考試檔案管理制度。信息化制度的建設(shè)，首先要提高需要提高相關(guān)人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，使工作人員和考生認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，調(diào)動(dòng)起全員的積極性進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)。其次，信息化建設(shè)需要投入大量的資金進(jìn)行硬件的購(gòu)置、系統(tǒng)和軟件的研發(fā)。最后，大力提高信息化檔案的利用率。在統(tǒng)計(jì)學(xué)有關(guān)原理的指導(dǎo)下開(kāi)展工作，在信息收集和統(tǒng)計(jì)過(guò)程中應(yīng)對(duì)按照檔案性質(zhì)進(jìn)行分類，便于在后期進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的分析，為學(xué)校決策提供依據(jù)。

3.4 實(shí)現(xiàn)信息化檔案網(wǎng)絡(luò)共享

學(xué)校中與學(xué)生教育和管理的部門(mén)有很多，每一個(gè)部門(mén)都有對(duì)教育考試檔案的利用需求。舉例來(lái)說(shuō)，學(xué)生的作弊檔案是很多學(xué)院和部門(mén)需要查閱使用的，如果每個(gè)需要使用的部門(mén)都專門(mén)去檔案管理部門(mén)進(jìn)行查閱，那么勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致工作效率低下。針對(duì)這種現(xiàn)象，教育考試檔案管理部門(mén)可以將相關(guān)的教育考試檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行上傳，利用學(xué)校的校園網(wǎng)絡(luò)，開(kāi)放教育考試檔案網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)，定期或者長(zhǎng)期開(kāi)放部分教育考試檔案數(shù)據(jù)供各部門(mén)查閱。這樣有教育考試檔案信息需求的部門(mén)可以直接利用網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行信息的獲取，節(jié)約大量的時(shí)間，大大提高了辦事效率。

4 結(jié)語(yǔ)

信息化時(shí)代背景下的教育考試檔案管理工作面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何順應(yīng)時(shí)代潮流，利用信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)手段進(jìn)行更加科學(xué)高效的教育考試檔案管理工作是一項(xiàng)重要課題。教育考試檔案管理工作中難免會(huì)出現(xiàn)各種各樣、十分復(fù)雜的問(wèn)題，我們只需對(duì)實(shí)際情況進(jìn)行分析，轉(zhuǎn)變管理理念，采用更加完善的管理機(jī)制和更加先進(jìn)的技術(shù)手段，教育考試檔案管理工作一定會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展和進(jìn)步。

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作者簡(jiǎn)介

潘純瑤（1975-），女，江蘇省蘇州人，本科，畢業(yè)于華中師范大學(xué)，館員，研究方向：檔案管理。