信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革與創新

摘 要：當今互聯網的快速發展促使科技新技術逐漸應用到了諸多領域，而信息技術的發展應用給人們的工作和生活都帶來了翻天覆地的變化。然而在信息社會的新形勢下辦公室文書檔案管理工作該如何實現改革和創新、該如何調整和改變才可以保證文書檔案的安全和有效管理。針對這些問題，我們以信息化社會為背景，深入地對檔案管理工作進行剖析。

關鍵字：辦公室文書檔案管理工作；信息社會；改革與創新

1 引言

在信息社會下，人們生活的各個方面都被改變著。為了讓我們更好地適應新時代社會的發展，同時也要讓檔案管理工作更好地適應現代社會的變遷。辦公室文書檔案管理工作正接受著嚴峻挑戰。辦公室文書檔案管理工作需要與時俱進，通過現代化管理方法提升檔案管理質量，有效推進和實現辦公室文書檔案管理工作在信息社會的大背景下的改革與創新。

2 辦公室文書檔案管理工作的必要性

辦公室文書檔案是每個部門單位工作的重要載體，這些檔案是其開展活動和變更、建立資料的記錄載體，是單位的重要依據和憑證，是歷史資料。這些檔案可以真實反映和記錄單位的工作情況、資金情況等等，不管是為國家還是社會都提供了有價值的服務信息。 但是，隨著信息技術不斷發展，各行各業的工作制度和工作效率在信息化社會下也得到了充分實現。辦公室文書檔案管理工作通過信息技術的合理使用會加快檔案管理工作人員收集資料、整理資料、歸納資料、分析資料檔案的進度，大大提升了檔案查閱與使用的效率。同時 ，一方面使用數字化系統在線瀏覽可以為信息化技術的使用提供便利，每個單位的分支機構之間的信息可以互相交流。另外一方面，使用百度網盤、網絡云儲存技術可以提高文書檔案保存的安全功能，還可以達到信息下載、分享功能的傳遞，為文書檔案管理工作提供了良好的基礎，也提高了文書檔案的使用率。

3 辦公室文書檔案管理工作存在的問題

隨著單位工作量增多，文書檔案的數量也不斷增多。隨之而來就顯現出了一些原本看不見的不足和問題，影響了單位發展。所以，我們要認真克服辦公室文書檔案管理工作中容易出現的問題和困境，讓這些檔案得到有效管理。

3.1 檔案管理人員認知水平低

檔案管理人員認知水平低。信息技術運用到文書檔案管理中需要管理人員有較高的綜合素質和較高的業務水平能力。但由于這些管理人員沒有接受過專業的培訓，他們的水平能力和操作能力都是參差不齊，而檔案管理工作的智能化和科學化又很高，因此在檔案管理中會容易產生問題。

3.2 重視程度不足

文書檔案管理工作是一項非常重要的工作，但單位領導并沒有重視，檔案本身的價值也沒有得到充分發揮。檔案管理信息系統的運行、資金的投入都非常滯后，時不時會出現信息不匹配等現象。所以，辦公室文書檔案管理制度需要進行調整和完善，讓其充分發揮出其價值，確保文書檔案管理工作順利開展。

3.3 缺乏整理規劃

電子存檔系統是信息化檔案管理中的重要組成部分，它雖然可以對檔案管理起到系統化和規范化的作用，但整體規劃性較弱，缺失協調運作模式，以致于無法信息化地自動生成各部門的管理歸檔工作，這是對管理工作形成了阻礙，需要積極對文書檔案進行整體規劃協調。

4 創新辦公室文書檔案管理工作的措施

4.1 構建科學信息管理平臺

辦公室文書檔案管理要規范，要創建科學的檔案管理系統。將檔案分為四種形式：一般、秘密、機密、絕密。建檔管理工作要依據文件機密等級進行展開，歸檔順序分別是收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀。在單位中有閱文資格的管理人員與起草人才能批示機密的等級；當文件起草和建檔時，必須遵守制定的規章制度，以認真嚴謹的態度對檔案進行嚴格的分類和歸檔。

4.2 提高檔案管理人員素質

辦公室檔案管理的工作人員首先需要具備很強的保密意識，才可以提高歸檔、建檔的管理水平。檔案管理人員不僅僅要對自身進行嚴格的規定，還要知道自己的職業所在，與此同時，在掌握檔案管理的方法的基礎上遵循保密制度，及時銷毀不易泄露和無價值的文件。為了能夠讓檔案管理工作的規范性得到提升就必須要提高辦公室文書檔案管理工作人員的專業素質。

4.3 完善檔案管理制度

辦公室檔案管理的相關管理工作人員要完善和規范檔案管理制度。要不定時提醒辦公室檔案管理人員在工作時間一定要遵守規章制度，還要提高管理人員工作效率。第一，責任分工到人，不同的文件內容分給相對應的管理人員，確保不會出現混亂。第二，保密文件要與其他文件區分開，不能讓黑客入侵到保密文件。第三，做好對辦公室文書檔案的防護措施，要加強安全性能，避免檔案泄露等情況出現，管理人員可以在計算機系統中安裝防火墻等安全軟件。

5 結語

現如今，辦公室文書檔案管理工作對于各部門、各單位都有著舉足輕重的作用。文書檔案管理工作每個人都需要重視起來，要把檔案工作的發展當成一份事業認真完成，要把信息技術運用到管理工作中，實現辦公室文書檔案管理的科學系統性、快速便捷性、安全可靠性，這對國家、社會、單位的發展以及檔案的價值體現都有著重要的意義。

參考文獻

[1]陳黎.信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新[J].辦公室業務，2013（01）：191+194.

[2]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].城建檔案，2016（03）：57-58.

作者簡介

王精莉（1981-），女，重慶墊江，本科，畢業于四川大學，助理館員，研究方向：檔案管理。