加強醫保檔案管理工作的重要性探析

羅淑

摘 要：醫療保險和國計民生有至關重要的聯系，并關乎數以萬計參保群眾的利益。醫保檔案是保護參保人員合法權益的重要憑證，為領導科學地作出決策提供依據。但是，針對現階段醫保檔案管理中的問題，所以，亟待對醫保檔案管理的相關措施進行完善，建立合理規范的管理程序，健全各項醫保業務檔案工作制度，并且對檔案管理人員的素質教育進行強化，利用建立信息系統形成醫保卡電子健康檔案等，進一步優化醫保檔案管理工作。

關鍵詞：醫保檔案；管理；重要性；對策

由于社會經濟快速發展，逐漸提高和改善了我國人民群眾的生活，擴大了醫療保險制度的覆蓋面，因而我國醫保檔案管理工作面對的問題更多。醫療保險工作具有較大的業務量和沉重的工作負擔，由于不斷增加了險種業務，相應的保險人員也逐漸增多，面對醫療保險事業的快速發展，必須創新其工作方法。過去醫保檔案傳統的手工整理方式已難以適應時代發展的需求，亟待對醫保檔案管理進行強化。醫療保險檔案管理工作和廣大群眾參保的利益有緊密的聯系，所以，必須對民生檔案工作進行有效強化，促進規范化的全省社保、機保等民生檔案工作管理，在保證和服務民生上充分發揮檔案工作的良好作用。

1 醫保檔案管理工作的重要性

1.1 維護參保人員合法權益的重要體現

各個參保者從辦理保險手續開始，到退休再到死亡，十幾年的參保繳費、待遇享受都必須構建健全的醫保檔案進行記錄。比如，參保資料即為參保人員的原始資料，其記錄了信息變更的準確情況，產生費用和繳費年限等信息，為醫保的日常正常管理奠定了理論基礎。在我們實際工作中經常遇到有的參保人員既參加了基本醫療保險又參加了商業保險，出現兩頭報銷的情況，參保人員當時不知道要將發票、醫療費用明細清單、住院出院小結等資料復印下來，事后就需要到醫保經辦機構來調閱檔案；還有的參保人員轉外診到外地大醫院治療，待病情穩定后轉到參保地進行康復性治療，而參保地醫院的醫生往往需要參照參保者當時在外地醫院的診斷、用藥情況作出新的診斷，這時也需要參保者到醫保經辦機構調閱檔案；參保人員辦理醫保退休手續需要調閱檔案等等。如果我們醫保經辦機構對這些重要的檔案保管不慎，勢必會影響到參保人員的利益，進而影響整個社會的和諧穩定。

1.2 醫保發展的歷史憑證

醫療保險即為一項有較廣覆蓋面全新的工作，具有較強的專業性和政策性，涉及大量的工作環節，業務管理復雜性較大。醫療保險檔案不但記錄了參保單位參保人員真實的基本信息，并且為各種醫療保險待遇與錄入計算機數據提供憑證。而且，醫療保險檔案在醫療保險制度的改革發展和不斷完善中更是起著舉足輕重的作用。醫保檔案是社保檔案的重要組成部分，是真實記錄醫保業務工作的重要資料，可以全面反映參保人履行繳費義務、享受醫保待遇的真實情況。由此可見，醫保檔案是以各種不同的形式真實而客觀的記載著醫療工作的每一個環節，是凝結全體醫保工作者智慧和經驗的結晶，是認識和把握醫療保險工作客觀規律的重要依據。

2 醫保檔案管理工作中存在的問題

2.1 管理不夠規范

作為一項新型的檔案管理工作，在醫保檔案管理的日常管理中，從上到下都缺乏對醫保檔案管理的意識，并且存在不規范管理的現象。醫保檔案作為一項不可再生資源，而醫保檔案工作人員缺乏對這一概念的深入認識，造成缺乏檔案管理知識，并且因為大多數領導忽視了這項工作，所以，醫保檔案管理工作缺乏足夠的投入，難以確保工作的順利進行，難以保證工作人員足夠的經費。大部分檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，他們的思想觀念、管理水平無法跟上時代發展的節奏；有些只是在口頭上表示要進行醫保檔案工作，但是到現在為止，具體的軟、硬件設施卻沒有落實到位，最終會影響整個醫保工作的有序進行。

2.2 管理技術較滯后

醫保業務的飛速發展要求工作方法進一步創新。原本采用手工進行醫保檔案管理的方式已經跟不上時代發展的要求，醫保檔案信息化管理被廣泛地采用。但是，網上檔案管理軟件眾多，各醫保部門使用的檔案管理軟件并不統一，這就增加了檔案管理的難度，而醫保政策在實際的檔案管理操作中又比較靈活，再加上沒有專業的人員進行指導交流，很多醫保檔案管理功能軟件并不適用于醫保現狀。這種情況下，很多醫保部門往往通過自身的經驗來對眾多的醫保檔案進行管理，這勢必會埋下一些隱患。

2.3 人員配備不齊全

由于增加了醫保險種，進而增加了檔案數量。面對巨大的檔案數據，醫保部門中從事相關檔案管理工作的人員較為缺乏。醫保檔案存在復雜的內容，在貫徹執行醫保政策后，大量的檔案不僅要根據工作性質進行劃分，而且需要部分單位或集體進行參保，而在這些檔案中存在部分特殊的人員；醫院部門在龐大的醫保檔案面前，配備的管理人員嚴重不足，其中還有一些是兼職人員，所以，難以達到工作的實際需求。

3 強化醫保檔案管理工作的有效措施

3.1 建立工作制度

以真實、安全、完整，適應社會各方面利用醫保業務檔案信息的要求為原則，醫保部門必須建立收集、接受、整理、鑒定、歸檔等文件材料的相關制度，并完善借閱、利用、移交、銷毀制度，進而對上述一系列工作進行完善，做好管理和利用檔案管理的工作。必須抓好以下兩方面工作：第一，建立專用檔案庫房。根據相關要求，專用檔案庫房配置防潮、防光、防火、防高溫、防盜、防有害生物等設施設備，保證庫房滿足標準濕度與溫度，進而安全地管理醫保業務檔案。二是使用密集架。按照歸檔范圍，將標注保管期限的各科室所涉及的專業性文字材料、電子文檔、圖表等業務檔案全宗卷，上密集架歸檔，這樣做就保存了歷史記錄，保持了檔案連續性。三是加強歸檔文件材料的收集整理工作。按照“年度-險種-業務環節”的分類方法，將真實、合法、有效的材料收集齊全，進行分類、排列，再結合保管期限進行組卷，編頁號、目錄。

3.2 規范流程

人社局要按照國家檔案管理的要求建立業務檔案室，設置專職檔案管理人員，對檔案進行規范準確的整理、歸檔，確保檔案齊全、完整、準確、系統、全面；制定《醫療保險管理業務檔案管理工作制度》，把醫療保險文件材料的形成、收集、整理、歸檔和保管工作納入相關工作程序，列入相關人員的崗位責任，做到制度健全，措施到位、責任落實；建立健全責任，要將檔案管理工作任務分解落實到各自分管的業務科室及具體人員，把檔案管理列入各科室日常工作，確保新產生的業務檔案與業務經辦的無縫對接；進一步優化業務檔案立卷歸檔流程，使檔案整理歸檔職責清晰、移交順暢。

3.3 建立電子健康檔案

通過信息化的推動，逐步實現勞動保障資源與衛生資源、信息和服務的共享。可以根據醫保參保人員的年齡層次不同，免費提供一般檢查、常規檢查，心電圖、胸片、B超和包含血糖、血脂、肝腎功能、腫瘤篩查在內的實驗室檢查項目服務，并根據體檢結果為每位參保人員建立電子健康檔案。同時，對建檔人員免費提供健康教育、咨詢服務。為醫保人員建立電子健康檔案，既能讓每位參保人員了解自己的身體狀況，對疾病進行提前防治，有效降低發病率，達到實現醫保跟蹤一生、服務一生的目的，同時，也為醫療保險運行情況分析提供了第一手原始資料。

3.4 加強人員培訓學習

在醫療保險經辦機構中，醫療保險檔案管理是一項重要的基礎工作，所以必須對檔案管理人員的業務培訓給予高度重視。通過“走出去”的方式學習具有成功經驗的檔案管理單位，深入學習檔案管理法規、檔案管理標準與各項具體業務，完善相關的業務程序，進而提升本單位檔案管理水平。

4 結語

作為一項基礎性工作，由于不斷深入開展醫療改革，醫保檔案管理工作將發展到“全民醫保”的時代，醫保檔案必須關乎人們切身利益的問題，因而逐漸增加了人們對醫保檔案的利用需求。雖然現階段醫保檔案的管理有較多的問題，亟待進一步改善，通過國家、醫保檔案管理單位和醫保檔案工作人員的共同努力，進而有效提升醫保檔案的管理水平，進而促進檔案事業與醫保事業良好地發展。

參考文獻

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