芻議提高檔案管理科學化水平的措施

摘 要：檔案管理是一項資源和信息的整合工作，檔案館的檔案管理工作在館內有著非常重要的地位，同樣也是一種不可或缺的信息資源。在新的形勢下，采取何種辦法去提高檔案管理的科學化水平已經成為了人們關注的焦點，本文主要立足于檔案管理工作的實際，分析了現階段檔案工作存在的問題，以及對如何加強檔案管理工作提出了幾點建議。

關鍵字：檔案管理；科學化；建議

1 引言

檔案是對過去發生的行為、信息進行記錄和保存的一項活動，具有一定的保存和參考價值。隨著社會信息化的建設和發展，各行各業的檔案管理工作發生了些許的變化，但是它的重要性沒有變。如何在信息化的背景下，去提高檔案管理的科學化水平成為了人們關注的焦點。

2 檔案科學化管理的重要性

檔案是每個部門工作的重要載體，這些檔案是其開展活動和變更、建立資料的記錄載體，是企事業單位、高校以及任何組織的重要依據和憑證，是歷史資料。這些檔案可以真實反映和記錄組織的工作情況、資金情況等等，可以為國家和社會提供了有價值的服務信息。隨著信息技術不斷發展，各行各業的工作制度和工作效率在信息化社會下也得到了充分實現。檔案管理工作通過科學化的管理會加快檔案管理工作人員收集資料、整理資料、歸納資料、分析資料檔案的進度，大大提升了檔案查閱與使用的效率。

3 現階段檔案管理存在的問題

3.1 缺乏復合型的人才

人是信息的使用者和傳播者，所以檔案管理員在科學化管理中有著非常重要的作用。國外學者Norris就曾指出過，員工在信息技術方面缺乏良好的培訓，就不能將技術運用到他們的工作中去，就會阻礙工作的進程。除此之外，一項新的技術的產生需要一定的資金支持，主要包括硬件設施和人員的培訓。所以，要想加強檔案館科學化管理就必須有充足的資金和設備要求。如果一個檔案館有大量的資金去搭建一個信息管理系統，對信息操作人員進行培訓，必定會提升工作的效率。我國電子信息技術的發展速度跟不上其他發達國家的節奏，最主要的原因就是缺乏專業化的人才，缺乏與電子信息技術相關的人員，同樣這種理念也可以運用到檔案館管理上面，檔案信息化建設不足的原因也是如此，部分館員從業人員只能解決自己能力范圍之內的事情，創新力度不足。復合型人才很少，也正是這方面的人才缺失阻礙了檔案館信息化的發展。

3.2 缺乏建設資金

加強對檔案的科學化管理是一項重大的工程，需要大量的資金支持，主要包括設備的維護、人員的工資、系統的采購等。在資金緊張的情況下，小型檔案館的發展就顯得力不從心，它們在信息化建設方面投入的資金比較少，嚴重的阻礙了檔案館推行科學化管理的進程。

3.3 安全性能低

在檔案館的經營過程中，信息會在部門與部門之間、部門與外界之間進行傳遞，如果這些信息被盜，將會給檔案館帶來不可估量的損失。所以檔案館在信息傳遞過程中，一定要重視信息的安全性，尤其是信息的完整性，要積極采取信息安全保護措施，避免不必要的麻煩。但是在實際生活中，我國關于信息的安全保護技術還不夠成熟，經常會發現信息泄露、黑客攻擊、信息篡改等現象。

3.4 檔案管理人員工作積極性不高

在現有階段，檔案管理工作得不到重視，加之檔案管理工作相比其他部門不容易出成績，沒有很大的晉升空間，他們人微言輕，說話不夠分量，都是一些默默無名的工作者，想通過堅守崗位、盡職盡責來獲得晉升好比就是一種奢望。檔案管理工作人員長期要面對這些繁瑣、任務重、復雜的工作，自我價值得不到提升，難免會失望，從而能產生消極的情緒，工作中也會缺乏積極性和主動性。

3.5 檔案管理制度不健全

目前大多數的檔案管理工作缺乏一套完整的管理系統，管理尚未達到規范的程度，檔案管理中心不能及時、完整的收集、歸檔、整理各個科室的資料，每個科室的資料都分布在自己的科室。加之，檔案管理部門對收集上來的資料不能進行規范化的管理，在擺放、查詢流程中出現諸多的問題。比如在使用檔案時，往往需要大量的人力去查找，影響檔案的使用效率。

4 提高檔案管理科學化水平的策略

4.1 建立科學合理的檔案管理體系

檔案館的工作信息量大、還有大量的數據等等，工作比較繁瑣，所以必須要建立科學合理的檔案管理體系，目的就在于將各類信息進行有序的劃分，歸檔保存，提高檔案的使用效率。在建立管理體系時，要充分的考慮職能和分工，提升管理的效率。首先，檔案員要按嚴格的程序和規范對資料進行歸檔、整理、保存。其次就是制定相應的安全保密級別，對于重要的文件要加強管理的級別。最后就是要做到清楚的標注，做到有據可查。

4.2 加強檔案員的素質培養

現在檔案員大多數是有兼職人員組成，他們只熟悉本科室的業務，缺乏相應的專業知識，因此，加強檔案員的素質培養迫在眉睫。對檔案員要定期培訓，提高他們的專業知識和對檔案工作的認識，并進行專業繼續教育。除此之外，檔案管員還要學會檔案的立卷與編訂。隨著社會信息化的發展，檔案管理工作逐漸從手工操作過渡到了信息化的操作，數字化不斷升級，電子文檔等信息化文件為檢查提供了便利，檔案員要不斷提升自己的業務知識，還要提升自己的信息處理能力，從而提高服務質量。

4.3 實施績效考核，促進檔案發展

績效考核是一種有效的激勵手段，建立科學合理的績效考核體系有利于提升檔案員的工作積極性，還能引起領導層的重視，建立獎罰分明和晉升制度，可以讓檔案員端正工作態度，提高他們的工作熱情，主動的完成繁瑣、復雜的檔案工作。通過對檔案工作的分解、考核，建立績效考核體系，將會實現檔案管理的科學化和規范化。

4.4 轉變傳統觀念，提高信息化意識

檔案管理部門或機構的領導要堅定檔案信息化的決心，逐步樹立信心化觀念，實現檔案信息化的逐漸過渡。充分認識到檔案信息化的重要性，認識到信息化對于整合資源、促進共享的重要性。檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認清檔案發展的大方向，提供工作責任感、樹立現代化管理理念。除此之外，還要增加資金和技術的投資力度，提供設備和人員的支持，使信息化工作穩定的開展下去，而且還要建立相應的軟件設施以及檔案數據庫，對檔案進行分類管理，保證檔案室除塵、防水、干燥等。加強信息的收集和處理能力，為組織的發展奠定一定的基礎。

5 結語

綜上所述，檔案管理工作對于任何組織來說都是一項非常重要的工作，它的順利開展有利于推動工作的進行，轉變傳統觀念，提高信息化的意識、檔案員的素質，并建立科學合理的檔案管理體系，實施績效考核都是提升檔案管理科學化水平的有效手段。

參考文獻

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作者簡介

王倩（1989-），山東省淄博市，淄博環球市政工程質量監督檢測中心。