信息化背景下的檔案服務創新探究

摘 要：簡述了檔案管理信息化及其內涵，進一步分析實現檔案管理服務創新的思路。

關鍵詞：信息化；檔案服務；創新

信息化是現代管理的重要特征。在信息化管理的背景下，檔案管理必須適應新形勢，積極進行策略調整，創新自己的服務。面對新的挑戰，我們需要創新，必須創新。

1 檔案管理信息化及其內涵

檔案信息化管理，是指以網絡信息技術為基礎，對檔案信息進行收集整理、開發利用的整個過程，即檔案部門使用電子化的手段對檔案信息進行處理，并通過計算機網絡為用戶提供各類服務的過程。現代通信技術的發展，使人類社會進入了信息時代。計算機的普及為全面實現檔案信息處理和管理的信息化做了準備。只有在理念上完善對檔案管理信息化的認識，加強對計算機檔案管理系統的維護，加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，才能確保檔案數據庫安全，保證電子文件的真實、完整、有效，真正實現檔案信息化管理的目標。檔案管理信息化不是僅僅使用幾臺新設備的問題，而是一個系統工程，是由多個方面的因素互相協調、互相制約構成的總體目標。

2 實現檔案管理服務創新的思路

2.1更新服務理念。在現代管理中，思想觀念是否適應現代化至關重要。傳統的檔案管理在對待為企業服務、為社區服務、為“三農”服務方面沒有主動去思考、去聯系、去實踐，而是等著別人找上門，或者是上級下的硬任務。這種不積極、不主動的做法，已經不適應提倡信息化高速度、高質量的信息服務要求，勢必造成公眾對檔案工作的遺憾及不滿。要利用信息技術實現檔案管理服務創新，管理人員首先要有適應現代社會發展需要的創新思想，要跟上時代發展，防止思維定式，克服一切按習慣做事、經驗來想事、處世的思想，勇于接受新思想、新技術、新方法。在這個基礎上樹立現代服務理念，以創造性的思維，突破以往傳統的服務思想，開拓新思路。

2.2改革服務機制化的要求是能提供快速、高效的信息服務。這就要求檔案管理部門必須改變傳統的手工檢索和傳閱信息的服務機制，圍繞電子信息化的管理來建立新的服務機制。而這個機制的建立，必須以提高信息化服務效率為中心。

2.2.1建立以人為本的用人機制。信息化背景下的檔案信息服務，要將檔案工作人員視為最有價值和最富有競爭力的資本，以“雙贏”即檔案館、室與員工的共同發展為中心，努力為員工創造良好的工作環境和生活條件。管理者應在檔案館內的各項工作中體現愛才之心、容才之量、舉才之德、護才之魄、用才之道。對人員的管理不應再是以使用為中心，而應加強對人員的培訓，注重他們的知新，不斷提高綜合素質。也只有這樣，才能保證信息服務的高質量。

2.2.2推行“優勝劣汰”的競爭制度。信息化管理要引入競爭機制，改檔案館管理干部的任命制為聘用制，改檔案員工的用工單項選擇為雙向選擇，從而廢除領導干部的職務終身制和員工的職稱終身制，實行優勝劣汰。

形成能者上、平者讓、庸者下的有效競爭機制，激勵檔案領導干部和職工刻苦鉆研學習，不僅要提高業務能力，也要數量掌握信息網絡技術，成為“通用型”和“復合型”人才。

2.2.3實行全員目標管理。在信息時代，要提供高效率的信息服務，檔案部門必須改革自身的管理，要以信息化服務為中心，按功能設置檔案管理組織機構，確定工作目標、工作范圍、工作標準，分解到崗、到人。實行崗位責任制，做到以崗定責，以責立權、以權定利，并嚴格檢查考核，落到實處。從而形成上下各司.其職，各負其責，各得其利的格局。達到工效掛鉤，多勞多得，充分調動檔案人員的積極性、主動性和創造性。

2.2.4創新服務手段。信息化的建設為我們的檔案信息服務創新提供了基礎。計算機在檔案管理信息化過程中處于主導地位，其信息存儲量大，信息檢索迅速、準確，尤其是其網絡化功能，使計算機在整理、檢索、開發利用等方面發揮了異乎尋常的作用，可使收集、歸檔、管理一體化，還可使全省乃至全國檔案、信息資源共享（不公開的檔案資料除外），有效提高檔案的使用效率，使檔案管理人員從繁重的手工勞動中解脫出來，而且加快了檔案歸檔進度和服務效率，并能確保檔案的完整性、準確性，避免了人為在檔案整理、服務過程中造成的失誤。

（1）建立信息資源數據庫，方便信息檢索 這是信息化的基礎工作，數據庫能有效實現眾多電子信息的儲存、分類、檢索和查詢。建立檔案信息數據庫，如果聯接上單位內部網絡，不僅僅可以實現電子檔案信息的有效和快速歸檔，也能在很大程度上提高信息利用率。單位內部的員工只需要通過計算機與網絡聯接，就可以快速輕松地實現檔案信息資料的檢索、查詢和使用。

（2）通過區域聯網，服務更多部門。如檔案部門之間、檔案部門與教育部門、政府機關等相關單位進行區域聯網，建立獨立的局域網絡，實現電子文件信息資源共享。通過這樣的聯網，能使檔案部門的信息資源服務于更多單位，并且滿足特定部門的特定信息需求，提高信息的利用效率。

（3）建立檔案部門網站，提供公開信息服務。檔案部門還可以建立自己的網站，通過網站為社會提供公開信息服務。將部分檔案信息以網頁的形式發布到互聯網上，為社會各單位提供信息服務，從而使得互聯網上的任何用戶都在任何時間、地點都可以通過訪問網站來獲取自己所需要的信息，這就是互聯網的優勢。網站發布信息也是檔案信息服務最普遍、應用最為廣泛的服務形式，這種形式的有點是服務面積廣，信息交流快，其缺點是對于一些限制性或保密性地信息不能公開，無法滿足部分部門的特定需求。

2.2.5提高服務能力。先進的技術，需要掌握先進技術的人來控制，我們要提高檔案部門的服務能力，就必須從兩方面來考慮：一方面是基礎設施的完善，使得檔案部門的信息管理能力得到提高，從而能為單位和社會提供更多的信息服務。這一方面主要是我們要通過公關等手段，為自己的部門發展贏得良好的換進，從而爭取到更多資金和設備。另一方面是檔案管理隊伍的素質提高，使得檔案部門的整個服務過程能更有效率、更有質量。因此要通過多種途徑選拔、培養、引進人才，尤其是既懂檔案業務又有計算機知識的復合型人才。

3 小結

在信息時代，檔案管理的服務創新是不可避免的趨勢，并且是一項龐大且復雜的系統工程，我們不僅僅要進行管理設備的更新、管理機制的更新，更加要注重管理理念的更新、方法的變革；以人為本，不斷提高管理隊伍素質，進而提高檔案信息的服務水平。

參考文獻

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作者簡介

石磊（1967-），男，山東日照莒縣，臨沂教育學院，大專，檔案助理館員，研究方向：法律援助工作與檔案的結合。