重視公文寫作素養的提高

宋占新

公文是黨政機關傳遞信息的重要載體，也是記載機關事務工作的重要檔案資料，做好公文寫作工作對于促進黨政機關的管理工作至關重要。從管理溝通的角度來看，公文內容主要來源是領導決策信息，公文寫作的目的是使信息在領導者和員工之間準確傳遞。因此，寫好公文不僅僅是文秘人員的事情，同時也是對領導干部提出的要求。

一、公文寫作是對信息精加工的過程

公文是黨政機關或企事業單位管理工作的產物。當領導者對管理工作做出決策時，往往會以公文的形式進行傳達，也就是說這些決策信息需要由文秘人員以文字形式表達出來。文秘人員通過領會領導意圖，搜集整理有關信息，撰寫出包含領導意圖等相關信息的文件。然后，這些文件發送至接收單位或個人，并由接收方理解、落實或執行。同樣，基層的一些信息也會通過公文的形式向領導反饋，也需要文秘人員進行加工整理。

簡潔、明了、準確是對公文的基本要求。在機關事務工作中，往往會有很多工作信息需要利用公文來傳遞，即便是某一方面的單項工作信息，也需要以精練準確的文字表達出來。這個過程是一個對信息進行整理和深加工的過程，對領導干部和文秘人員的邏輯思維能力、信息整理能力都提出了很高要求。領導干部需要明確提出公文的寫作意圖，文秘人員要大量搜集背景資料，并從煩瑣復雜的信息中去偽存真、洞察本質，準確把握真實信息。領導干部和文秘人員要一起討論，對大量信息快速捕捉，廣泛收集，對不同時段繁雜凌亂的信息進行篩選、分析、歸納、綜合，提煉出明確的概念和準確的結論，形成嚴密的構思，撰寫出觀點明確、主題突出、結構嚴謹、條理清楚的公文。

二、公文傳遞是信息理解與反饋的雙向過程

公文寫作是黨政機關和企事業單位信息溝通的一個重要環節。一方面，領導者的管理決策信息，需要通過公文向基層員工傳遞，以便得到貫徹落實。這些情況常用的公文形式為下行文，如通知、通報、決定、批復等；另一方面，基層存在的一些信息，如員工對領導決策的理解和執行情況、對組織發展的意見建議等，也需要通過公文的渠道向領導層傳遞，以便為領導科學決策提供參考。這時常用的公文文種為上行文，如報告、請示、議案等。此外，在沒有隸屬關系的單位之間溝通信息時，可能會用到平行行文的形式，如通告、函等。無論是上行文、下行文還是平行文，文件的接收者除了理解消化文件所承載的信息外，還要對理解和執行情況進行反饋。由此可見，公文信息傳遞的過程其實是一個雙向互動的過程，公文寫作環節就是促進這個雙向互動過程的重要橋梁和紐帶。

從文秘人員的角度看，其在公文傳遞過程中擔負著兩方面的重要任務：一是領導者的決策意圖以及相關信息傳遞給上下級或沒有隸屬關系的其他單位，二是將上下級或其他相關單位的反饋信息傳遞給本單位的領導者。信息能否在領導決策者與上下級或其他單位的信息接收者之間準確傳遞，公文寫作工作顯得至關重要。

公文寫作在信息傳遞中的重要作用，對文秘工作者的素質提出了必然要求。在公文寫作中，大量繁雜無序的信息需要通過文秘工作人員的“一支筆”整理提煉成文件來進行傳遞，文秘人員主動參與信息互動過程的意識顯得非常重要。管理溝通學認為，信息溝通是包括狀況、假設、意圖、聽眾、方式、過程、產物、評價和反饋的修辭過程，是一個涉及思想、信息、情感、態度或印象的互動過程。公文信息溝通的過程也是如此，必然會受到多重因素的影響。在這個過程中，文秘人員要充分發揮自身的積極能動作用，主動參與信息互動，而不能只做“送信者”或“傳話筒”。既要主動接近領導，理解領導意圖，準確傳達領導者的決策信息，又要主動深入基層，加強調查研究，充分了解基層的實際情況，掌握一線第一手資料，更有效地為領導決策做好參謀服務。

三、領導者對于公文寫作責無旁貸

一些領導認為，公文寫作是文秘人員的事情，于是很多時候出現了領導開會念稿、照本宣科的情況，還有一些領導干部在傳達文件精神時由于對文件不熟悉，結果鬧出了不少笑話。其實，公文很重要的一個作用就是傳達領導者的決策信息，如果領導者決策意圖表達不明確、不準確甚至根本就不表達，又怎么能要求秘書去寫出一篇篇主題明確、有血有肉的公文或講話稿呢？公文寫作為領導管理決策服務的固有特征，使得領導者與文秘人員之間必然地形成了一種密切的指導與被指導、服務與被服務的依附關系。因此，做好公文寫作工作，領導者責無旁貸。

在公文寫作過程中，領導者必須從以下方面做出努力。首先，要明確傳遞決策意圖。決策信息傳遞準確是信息接收者理解準確和執行到位的前提。尤其是對重大事情的決策，領導者必須明確表態，千萬不可模棱兩可。要明確告知文秘人員信息傳遞的意圖和目的，確定到底要向信息接受者傳遞什么信息，闡釋到什么程度。其次，要對文秘人員撰寫公文給予大力指導和幫助。在撰寫重要文件或講話時，領導者在給出明確意圖的同時，最好能給文秘人員列出提綱，并盡可能地提供有關背景材料。必要的時候，領導干部要親自參與文件起草工作，與文秘人員一起討論問題、修改草擬的文件，使公文寫作過程成為領導者與文秘人員進行交流信息的互動過程，使公文寫作能最大限度地體現領導的決策意圖。第三，領導者要為文秘人員提高水平創造條件。在許多單位，文秘人員的工作任務相當繁重，而學習和進修提高的時間、機會很少。對此，領導者要有“磨刀不誤砍柴工”的意識，努力創造條件，為文秘人員學習交流提供更多的機會，不斷提升文秘人員素質，提高公文寫作效率。第四，領導者要適當賦予文秘人員一些旁聽決策討論或代表組織到基層調研的權利，使文秘人員能有更多的機會接觸和了解領導層與基層的情況，為高效公文寫作奠定基礎。

四、文秘人員對公文寫作要精益求精

作為公文的創作者，文秘人員肩負的責任重大，對自身素質的要求也應更高。文秘工作者必須將功夫下在平時，注重學習和積累，夯實公文寫作基本功，同時加強調查研究、掌握全面信息，準確領會領導意圖、精確傳遞工作信息，以精益求精的態度做好公文寫作工作。

首先，夯實寫作基本功。要熟悉公文文種，了解公文格式，掌握行文規范。提高修辭和語言運用能力，做到公文寫作主題突出，層次分明，語句通順，用詞準確，信息豐富，可讀性強。在實際公文處理工作中，有的公文干澀單調，內容枯燥，使人讀而生厭；有的公文格式混用，報告與請示不分，通報與批示同存，該用公函的卻用通知，一些簡單工作不該行文的卻用紅頭文件行文，造成信息溝通混亂；有的公文詞不達意，含糊不清，使人對公文信息產生誤解。這些都是文秘人員文字功底差的具體表現，也是文秘人員應該力求避免的現象。

其次，詳盡占有材料。巧婦難為無米之炊。材料是提煉觀點、創作公文的基礎，只有廣泛積累并詳盡地占有各方面材料，寫出的公文才會信息豐富，內容充實，具有感染力和說服力。要學習黨和國家政策，吃透上級精神；要學習行業知識，了解行業發展動態和發展趨勢；要熟悉本單位的發展歷程和文化脈絡，了解本單位所發生的重大事件，對引領單位發展的指導思想、發展戰略以及對單位發展有重要影響的人和事，要有客觀正確的認識。要以開放的姿態，接受全面信息；要以深入的調查研究，了解詳盡信息；要以敏銳的洞察力，捕捉真實信息。要積極參與信息互動，對上多請示，對下多調研，做好承上啟下的信息紐帶，從而獲取更真更全的信息。

第三，要準確傳遞信息。公文寫作的目的不僅僅是發出信息，更重要的是溝通信息。公文寫作工作的效率不在于發出了多少公文，而在于發送出去的公文信息有多少被理解、落實和執行。因此，文秘人員必須正確領會領導意圖，努力使公文發出的信息與領導決策意圖相一致，使信息接收者通過閱讀公文所理解到的信息與領導決策的意圖相一致，使反饋到領導者的信息與反饋方的實際想法相一致，從而真正發揮公文的效用。

（責編 / 劉博）endprint