對新建本科院校二級學(xué)院教學(xué)檔案規(guī)范化管理的探討

胡洪可

摘 要 教學(xué)檔案管理水平的高低，關(guān)系到新建本科院校的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平，也是新建本科院校合格評估的重要依據(jù)。新建本科院校轉(zhuǎn)型升級后，二級學(xué)院的教學(xué)檔案對學(xué)校規(guī)范教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量、提升學(xué)校競爭的作用不容忽視，但目前部分新建本科院校的二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作還存在著薄弱環(huán)節(jié)，因此對二級學(xué)院教學(xué)檔案規(guī)范化管理進行研究，加強教學(xué)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，使其在教學(xué)工作中起到積極作用。

關(guān)鍵詞 二級學(xué)院 教學(xué)檔案 規(guī)范化管理

新建本科院校的二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的組成部分，也是維護學(xué)校教學(xué)歷史真實面貌的一項重要工作，更是提高學(xué)院教學(xué)質(zhì)量和效率的必要條件之一。杭州醫(yī)學(xué)院于2016年由原來的浙江醫(yī)學(xué)高等學(xué)校升格為本科院校后，為了提升學(xué)校教學(xué)管理水平，學(xué)校對教學(xué)檔案的管理在原先的基礎(chǔ)上也提出了更為嚴(yán)格的要求。二級學(xué)院教學(xué)檔案是高等院校教學(xué)檔案的基礎(chǔ)，它可以全面準(zhǔn)確地反映一所高校基層教育教學(xué)工作的真實情況。隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不斷地擴大，各二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作顯得十分重要。

1高校二級學(xué)院教學(xué)檔案規(guī)范化管理的作用和意義

（1）二級學(xué)院的教學(xué)檔案為學(xué)校教學(xué)檔案提供了大量原始資料，這些教學(xué)檔案也是學(xué)院對教師進行教學(xué)質(zhì)量評價的主要參考依據(jù)。如學(xué)生的期末考試成績、教學(xué)督導(dǎo)的檢查材料、教師的聽課評價表、課程進度表、教師聽課備課資料、教師參與教學(xué)研究的課題項目、教師活動的教學(xué)成果、師生網(wǎng)上評教結(jié)果等，這些教學(xué)檔案都以作為學(xué)院對教師進行教學(xué)質(zhì)量評價的指標(biāo)條件。

（2）二級學(xué)院的教學(xué)檔案反映了學(xué)院二級學(xué)院的管理水平和教學(xué)質(zhì)量，為學(xué)校評估提供了重要的參考依據(jù)。教學(xué)檔案真實的記述和反映了學(xué)院教學(xué)管理工作運行的軌跡，是學(xué)院重要的信息資源，這先教學(xué)檔案原始資料最直接的呈現(xiàn)了二級學(xué)院的管理水平和教學(xué)質(zhì)量。二級學(xué)院的教學(xué)檔案也是新建本科院校本科評估的基礎(chǔ)和依據(jù)，這也充分體現(xiàn)了教學(xué)檔案規(guī)范化管理的重要性。加強高等學(xué)校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理，對于高校可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。

2高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

2.1對教學(xué)檔案管理意識薄弱

作為新建本科院校，由于學(xué)校處于轉(zhuǎn)型后的快速發(fā)展期，學(xué)校新專業(yè)不斷增加，師資隊伍不斷擴大，學(xué)生人數(shù)不斷增加，學(xué)校也主要把精力放在高端人才引進、教學(xué)資源建設(shè)、學(xué)校知名度提升等方面。雖然學(xué)校檔案館已經(jīng)開始建立，但在教學(xué)檔案的規(guī)范化建設(shè)方面投入還不足，目前各二級學(xué)院的教學(xué)檔案主要由二級學(xué)院教學(xué)秘書兼任，教學(xué)檔案資料由教師提供，但是教師的工作比較繁忙，對教學(xué)檔案材料的歸檔意識淡薄，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)也比較注重教學(xué)工作的順利開展，對檔案工作的重要性認(rèn)識不足。

2.2教學(xué)檔案管理制度不健全，管理不規(guī)范

目前二級學(xué)院檔案沒有形成規(guī)范的體系制度，教學(xué)檔案管理制度更不健全，也沒有專業(yè)的人員管理教學(xué)檔案，在整理檔案過程中容易注重形式忽視內(nèi)涵建設(shè)。由于平時資料沒能及時搜集、整理裝檔進行規(guī)范化管理，導(dǎo)致每次在迎接評估或檢查的關(guān)鍵時期，全院上下相關(guān)人員在短時間內(nèi)突擊搜集資料、加班加點，集中裝訂編成檔案，在短時間內(nèi)追溯相關(guān)檔案材料難免會出現(xiàn)漏洞。

2.3教學(xué)檔案管理手段落后，效率低

目前對高校教學(xué)管理要求越來越規(guī)范，在教學(xué)活動中產(chǎn)生的檔案也越來越多，但部分高校二級學(xué)院沒有將信息化技術(shù)應(yīng)用到教學(xué)檔案管理中，而傳統(tǒng)的檔案管理模式時常造成教學(xué)檔案材料重復(fù)性收集、工作效率低、信息檢索慢，這在很大程度上影響了教學(xué)檔案管理效率，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的需求，也給檔案人員的管理、教師對教學(xué)資料的查詢和教育部門的評估帶來諸多不便，影響了教學(xué)信息資源的充分利用。

3對新建本科院校二級學(xué)院教學(xué)管理的建議

3.1加強檔案管理意識，健全教學(xué)檔案管理制度

由于當(dāng)前檔案管理人員和教師都對教學(xué)檔案管理缺乏足夠的重視，因此學(xué)校要加強教學(xué)檔案管理的宣傳，二級學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)更是要高度重視教學(xué)檔案的管理工作，加強對教學(xué)檔案重要作用以及對教學(xué)檔案規(guī)范化管理工作的宣傳。同時要健全檔案管理制度，提高教學(xué)檔案管理質(zhì)量，特別是作為新建本科院校教學(xué)檔案管理工作的直接實施者的二級學(xué)院，可以二級學(xué)院專業(yè)特點制定教學(xué)檔案管理的各項規(guī)章制度，從而提高二級學(xué)院教學(xué)檔案的質(zhì)量。

3.2教學(xué)檔案分級管理，責(zé)任層層落實

新建本科高校的二級管理模式的核心內(nèi)容是學(xué)校將各類管理工作重心下移，明確校院權(quán)責(zé)，實行分級管理，二級學(xué)院在學(xué)校主導(dǎo)下，在管理工作中充分發(fā)揮著積極性和主動性。因此可以根據(jù)二級學(xué)院的實際情況實行教學(xué)檔案分級管理，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)學(xué)院教學(xué)檔案資料的收集、整理、歸檔，教研室主任負(fù)責(zé)本教研室的教學(xué)檔案資料的管理，教師個人負(fù)責(zé)對自身教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的收集和管理。這樣將教學(xué)檔案進行分級管理，責(zé)任層層落實，既減少了原始檔案的丟失，同時也加大了教職工的教學(xué)檔案管理意識。

3.3運用信息化手段管理，提高工作效率

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，高校的教學(xué)檔案管理也應(yīng)跟上時代發(fā)展的腳步，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式不能滿足當(dāng)前教學(xué)管理的需要，教學(xué)檔案信息化管理成為高校教學(xué)檔案管理工作的主要趨勢。新建本科院校的二級學(xué)院更應(yīng)該引進先進的信息技術(shù)，在教學(xué)檔案工作中運用信息化手段，創(chuàng)新教學(xué)檔案管理模式，實現(xiàn)高效快速的檔案管理，才能實現(xiàn)教學(xué)檔案的價值和目的，更好地為教師和學(xué)生提高資源共享服務(wù)。

參考文獻

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