淺析如何使用主控文檔提高協同辦公效率

白玉英

摘 要 在工作中經常會遇到幾個人一起合作完成某個文檔，而且文檔需要多次修改才能最終完稿的情況，拆分文檔、合并文檔會比較麻煩，尤其是需要多次修改的時候就更讓人頭疼了。本文主要介紹如何使用Word中的主控文檔功能，輕松實現文檔的拆分、合并、修訂等。

關鍵詞 Word 主控文檔 子文檔 協同辦公

在日常工作中我們經常會遇到多人合作編寫一篇文檔的情況，這時可以將文檔拆分為若干個獨立的子文檔，然后由不同的作者各自完成一部分文檔的編寫工作。編寫完成后，再將這些獨立的文檔合并成一個完整的文檔，這種情況下，除了新建文檔，然后將主文檔各個部分復制、粘貼到新建的文檔中之外，有沒有簡單一點的方法呢？

Word 2010中，大綱視圖下的主控文檔功能可以輕松的實現文檔的拆分、合并，正好可以解決這個難題。

我們先來認識一下主控文檔和子文檔。

1主控文檔和子文檔

主控文檔是子文檔的一個“容器”。每一個子文檔都是獨立存在于磁盤中的文檔，它們可以在主控文檔中打開，受主控文檔控制；也可以單獨打開。

主控文檔可以包含幾個獨立的子文檔。在實際應用中可以用主控文檔控制整篇文章或整本書，而把書的各個章節作為主控文檔的子文檔。這樣，在主控文檔中，可以將所有的子文檔作為一個整體，對其進行查看、重新組織、設置格式、校對、打印和創建目錄等操作。而對于每一個子文檔，我們又可以對其進行獨立的操作。

2文檔的分割

使用主控文檔我們可以輕松地將一個文檔分割成幾個獨立的子文檔。

在分割之前，對文檔要有一個規劃，文檔要分成幾個子文檔，每個子文檔的標題或者目錄是什么，還需要將標題或者目錄設置成“標題”的樣式。

比如某公司要做年度企業總結報告，報告中包括財務情況、公司業績、人員管理、安全制度、總結等內容，這些內容要分給不同的部門、不同的人員來編寫，就可以將這五部分分割成五個文檔。

在文檔中輸入這幾部分的內容后，每一部分內容作為一個段落，然后將這五部分設置成五個標題，也即將其設置成“標題1”的樣式。然后就可以在“視圖”中的視圖選項卡中選擇“大綱視圖”按鈕，切換到大綱視圖。

在打開的“大綱”選項卡中，單擊“主控文檔”選項組中的“顯示文檔”按鈕將“主控文檔”選項組展開。在標題左側可以看到分組符號，選中需要拆分到子文檔中的標題和文本，單擊“主控文檔”選項組中的“創建”按鈕，就可以將所選內容創建為一個獨立的子文檔。創建完成后，系統會將該部分用虛線框標出。

用同樣的方法在主文檔中創建其他子文檔，這樣就可以將主文檔拆分成幾個獨立的部分。

把文檔保存到一個單獨的文件夾后退出。保存時Word會同時在該文件夾中創建企業總結報告、財務情況、公司業績等6個文檔，其中企業總結報告為主文檔，其他5個文檔為主文檔拆分的5個子文檔。5個子文檔以設置了標題1樣式的標題文字做為拆分點，并默認以首行標題作為子文檔名稱。

這里要注意的是：在保存主文檔后子文檔就不能再改名、移動了，否則主文檔會因找不到子文檔而無法顯示。

拆分完成以后，就可以將文件夾中的6個子文檔按分工發給不同的人員分別進行編輯。

3文檔的匯總

等大家編輯好各自的文檔發回后，再把這些文檔復制粘貼到原來的文件夾下，覆蓋同名文件，即可完成匯總。

打開主文檔，會看到文檔中只有幾行子文檔的地址鏈接。這些鏈接分別指向了文件夾中的5個子文檔。切換到大綱視圖，在“大綱”選項卡中單擊“展開子文檔”就能顯示各子文檔內容。

現在的主文檔已經是編輯匯總好的總結報告了，可以直接在文檔中進行修改、批注，修改的內容、修訂記錄和批注都會同時保存到對應子文檔中。

主文檔修改完成后先保存一下，再把文件夾下的子文檔重新發回給對應的人，大家就可以按修訂、批注內容進行修改完善了。重復此步驟直到總結報告最終完成。

4轉成普通文檔

總結報告完成后要交給領導審閱，而主文檔打開時不會自動顯示內容，且必須附上所有子文檔等，要交給領導一個完整版的總結報告，因此，我們還需要把編輯好的主文檔轉成一個普通文檔再上交。

選中這些子文檔，單擊“主控文檔”選項組中的“取消鏈接”按鈕，這時，劃分各個子文檔的虛線框就會消失，各個子文檔又重新合并到了主控文檔中。

最后將文檔另存即可得到合并后的一般文檔。在此最好不要直接保存，畢竟原來的主文檔以后再編輯可能還用得到。

事實上，在Word中單擊“插入”選項卡的“對象”選擇“文件中的文字”也可以快速合并多人分寫的文檔，操作還要簡單得多。我們之所以要使用主控文檔，主要在于主文檔中進行的格式設置、修改、修訂等等內容都能自動同步到對應子文檔中，這一點在需要重復修改、拆分、合并時特別重要。

在此，我們了解了主控文檔和子文檔的關系，知道了如何使用主控文檔快速拆分文檔、匯總文檔，以及如何將主控文檔轉成普通文檔。希望大家在編輯大型文檔的時候能充分利用主控文檔，提高協作效率。

參考文獻

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