公文處理高效率 政令暢通助推器

楊惠玲

【摘要】隨著社會和企業的發展，對公文處理要求越來越高，公文處理的效率直接影響到企業政令的暢通與否，本文通過分析當前企業公文處理存在的問題，探討新形勢下創新公文處理工具的必要性，進而科學地提出開發新式公文處理工具——智能公文處理終端。

【關鍵詞】公文處理；政令暢通；新式工具；智能終端。

在企業中，公文處理不僅起承上啟下、統籌全局、協調各方、承內聯外的中樞作用，而且能反映出該企業的工作水平和工作作風，創新公文處理工具勢在必行，文中探討的智能公文處理終端應用了當前先進性和普及性較好的智能技術，能夠解決目前公文處理當中的大部分問題，人機界面良好、極大地提高人機工效，為當前新的形勢和企業發展提供了一個良好應用方案及可靠平臺，推廣前景廣闊，能夠廣泛地應用到各企業的公文處理工作中，成為企業政令暢通助推器。

一、目前公文處理存在的問題

（一）公文不規范行為突出，整體質量不高。一是公文的種類過于繁多，容易造成使用不當。雖然《黨政機關公文處理工作條例》將黨政機關公文文種合并統一為15種，即決議、決定、命令（令）、通告、意見、通知、通報、報告、公報、公告、議案、請示、批復、函、紀要。但是公文的種類依舊不少，而由此產生的一個突出的問題就是不好選擇，也不好把握，很容易在文種上選擇錯誤。例如：“報告”“請示”不分，或者“報告”中夾帶“請示”，違反了一文一事的規定，往往出現一文多事的情況等等。二是公文的格式過于繁瑣。《黨政機關公文處理工作條例》規定：公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等18種要素組成。格式繁瑣，注定想提高公文處理工作效率有一定的困難，雖然現在企業大多數使用電子公文，有些用模板自動生成，但公文的格式使用不規范的情形在企業中依舊普遍存在。三是公文的內容、語言不規范，甚至有越來越長的趨勢。長而無針對性，是目前公文存在的非常突出的問題。有不少單位和部門起草文件，生怕讀者不懂，講了不少目的意義，形勢任務，直奔主題的太少，導致公文冗長晦澀，不知所云，影響工作正常開展。除了以上提及的公文種類、格式、內容、語言不規范，公文辦理和處置程序不規范不順暢（如公文閱知人員簽辦文效率低下等）、公文處理工作人員業務水平參差不齊、公文處理程序更新慢、軟件運行滯后等等其他各種問題也日益凸顯，嚴重影響了公文處理的質量和效率。

（二）公文處理平臺眾多，互相不兼容。中央機關、各級省市政府部門、各大行業協會、央企國企、私營企業都有自身的公文處理和發布平臺。各個公文處理歸屬不同機構和運行單位進行管理，相互之間互不聯通，壁壘森嚴，影響了政令的上傳下達及通暢。

（三）公文傳遞緩慢，未能及時傳遞重要信息。古人發明了烽火臺、驛站、飛鳥傳書、孔明燈等等方式來不斷提高公文傳遞速度。當前雖然許多公文處理具備了電腦化處理和利用手機信息進行提醒等，但受制于人的因素和保密的因素，往往未能滿足公文處理的時限要求，制約公文處理的科技化發展。特別是密件處理方面，由于網絡缺乏監控和授權，容易造成泄密事件，企業的密件主要采用紙質文件通過機要渠道或專人送遞傳閱的方式，密件的處理和傳遞方式較為落后，對于緊急密件的及時收閱辦理會造成一定的影響。

二、基于新形勢下探討新式公文處理工具

（一）新式公文處理工具需具備的功能特點。一是便攜性好，方便隨時隨地收發和處理公文。二是操作容易，人機交互良好，容易掌握基本操作。三是內容豐富，能夠按照國家公文處理有關規定和標準，提供多種標準公文格式、場景和文案。四是智能性強，具備實時輔助功能和糾錯功能，及時發現公文格式、語言和處置方式的問題并對使用者提出正確指引。五是實時提醒，具備自動提醒收文辦理功能。六是通信便捷，快速通信和實時交互數據。七是安全性高且符合國家保密規定要求，能夠通過多種加密方式對公文特別是密件進行加密傳輸，對使用者嚴格按權限進行授權處理并進行登記。八是兼容各種公文處理平臺，且更新方便，能夠按照要求簡易快速進行升級。九是專業性強，必須由專業人員編制和發布。

（二）新式公文處理工具的模型分析。現在結合當前主流數據處理和通信方式，我們在硬件上引入移動作業終端PDA（掌上電腦）、PAD（平板電腦）等新型便攜式電腦設備；操作系統選擇主流操作系統——Android（安卓）系統；軟件模型配置選擇目前應用最為廣泛的APP（應用程序Application）方式進行開發。基于Android系統把硬件、軟件有機結合而研發出新式公文處理工具——智能公文處理終端。

三、智能公文處理終端介紹

基于Android系統的移動作業終端及其應用程序——智能公文處理終端，本文研發的智能公文處理終端主要具備以下眾多實用化功能而且升級容易：

（一）硬件采用主流智能手機作為基礎。設備輕巧、便攜性好，容易普及。

（二）操作系統使用主流Android系統。會用手機常用功能就能操作，上手容易，貼近廣大基層工作者的工作習慣。

（三）嚴格遵循2012新版《黨政機關公文格式》國家標準和用戶個性化需求進行編程。提供公文多種格式、場景和文案并能通過精確定位和智能化操作自動生成標準模版，實現使用者能夠直接套用不同格式和場景編寫公文，快速、精確排版出標準化公文，十分靈活方便。

（四）通信方式與智能手機一致。不但能夠自動匹配各種通信網絡和WIFI進行通信，而且能夠利用藍牙、紅外和數據線等點對點通信方式實現快速通信和實時交互數據。

（五）智能性強。APP具備“小秘書”功能，能夠實時輔助和糾錯，根據公文種類和語言習慣，及時發現格式、語言和處置方式的問題并對使用者提出正確指引，即使使用者不熟悉公文格式，也能自動實時指導使用者完成公文標準的編制和處理。

（六）實時提醒。能夠通過短信、系統信息和微信等方式提醒收文或提醒辦理工作，不受工作時間限制，不會錯過急件，能及時開展相關工作。

（七）安全性高且符合國家保密規定要求。能夠收閱文件甚至是密件，并能通過密碼、手勢、指模、人臉識別等多種加密方式對公文特別是密件進行加密，對使用者嚴格識別和按權限進行授權處理，并具備全程錄音錄像等功能進行監控，防止密件內容外泄。

（八）兼容各種機關企業公文處理平臺。更新方便，系統后臺統一發布更新程序，能夠按照要求簡易快速升級。

（九）專業性強。由具備多年公文處理經驗的專業人員編制和發布。

四、智能公文處理終端的推廣及應用前景

（一）智能公文處理終端推廣有利于企業政令通暢、公文處理規范高效。推廣智能公文處理終端能夠確保快速可靠地傳達政令政策、處理公務、協調關系，決定事務，解決公文處理工作人員業務不熟練、公文處理效率低下的問題，使工作正確、及時、高效地開展。

（二）智能公文處理終端推廣有利于社會和諧。網絡時代，民間各種片面資訊傳播迅速。而智能公文處理終端能夠快速響應，根據上級指示或相關政策、預案、規定及時傳遞有正能量的正確信息，使謠言止于智者，及時公開群眾關注的信息，促進社會和諧。尤其是當面對重要場合、重大事件和應急處置時，智能公文處理終端能夠第一時間以正規途徑公開信息，極大地確保社會輿論和維穩信息處置及時，尤其是能夠快速向基層工作者傳遞相關信息，維護社會穩定。

（三）智能公文處理終端推廣有利于科技發展。從古時烽火臺、驛站、飛鳥傳書到20世紀的電報、固定電話和臺式電子計算機。21世紀初的移動電話和短信息到如今利用智能手機和APP程序推廣智能公文處理終端，每一次的科技進步，都將有利于科技發展，促進社會生產力的進一步發展。

（四）智能公文處理終端推廣有利于經濟發展。隨著全球化和信息化的發展，國內外供需形勢瞬息萬變，推廣智能公文處理終端，有利于各行各業快速交互信息，促進經濟發展。亞馬遜、淘寶網、京東商城和蘇寧易購等創新模式無不證明誰改善了供需關系，誰就能站在時代的最前端。

（五）智能公文處理終端推廣有利于節能環保。推廣智能公文處理終端，減少了紙張的浪費、減輕了交通運輸的壓力、降低了面談和宣貫會議的成本、優化了社會資源配置，有利于節能環保，保護綠色地球，保障群眾身體健康。

【參考文獻】

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[2]萬秀華.公文管理與處理.經濟時報，2015.

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