新形勢下高校干部檔案管理研究

莊小雪

【摘要】干部檔案是如實記錄干部的成長履職經歷和德能勤績廉等方面內容的資料，是歷史全面考察了解干部的重要依據。本文分析了高校干部檔案管理工作中存在的問題，并對新形勢下如何做好干部檔案管理工作進行了研究。

【關鍵詞】干部檔案；管理

干部檔案工作是干部工作的一個重要組成部分，加強干部檔案規范化管理，充分發揮干部檔案在實際工作中的作用，是干部管理的一項重要任務。近年來，隨著《黨政領導干部選拔任用工作條例》的不斷修訂，對擬提拔人選考察對象“三齡兩歷一身份”審核越來越嚴格，對干部檔案管理工作的研究也應該取得新的發展。

一、高校干部檔案管理的現狀

第一，檔案管理專業人員匱乏。對于干部檔案的整理工作而言，其需要管理人員擁有較高的政治素養，才能更好地開展管理工作。在某些高校中，由于管理人員不夠充足，未能形成有效的管理隊伍，加之大部分管理人員沒有經過專業的培訓，沒有了解到檔案的重要性，進而造成檔案管理工作有所缺失。

第二，高校領導的重視度不足。無論是什么工作，領導的重視程度往往能夠起到決定的作用，因此高校領導對檔案工作的重視程度是前提。目前高校的決策層對檔案管理存在認識不足、不夠重視的現象，而且也沒有關注檔案工作的統籌工作，沒有把檔案工作擺在應有的位置。其中最顯著的表現為，在高校不斷深化教育改革的背景下，高校的各部門開展了定編、定崗以及緊縮辦公人員的工作，從而導致檔案人員的地位不高，而且責任、難度過大等問題嚴重影響了檔案工作的開展。

第三，檔案管理過程中的隸屬關系不明。在當前的高校檔案管理工作中，其管理人員并未明確檔案管理實質上是屬于人事部門的，而其中有的歸為組織部門，另外一部分歸為辦公室。然而大多數高校中沒有理順其關系，管理不夠集中，造成干部檔案不能真實反映干部的真實工作狀況。除此之外，對于考核以及鑒定工作而言，其千篇一律的檔案內容使得人才的選拔受到了極大的影響。

第四，在高校中存在人質檔案和棄檔現象發生。對于畢業生而言，其會因為二次分配以及學費未繳等原因被扣留檔案，影響了學生的就業，使得學生的工作與檔案分離，給檔案管理工作也帶來了一定的難度。

第五，檔案的經費投入較少。在高校中，檔案經費投入較少造成檔案現代化、檔案保護設施配備存在缺陷。基于此，學校領導應對從事人事檔案工作的人員進行管理，同時參加學校的檔案工作會議，對學校的人事檔案工作進行分析和研討。另外應該深入基層，對人事檔案工作人員提出的問題進行記錄并想辦法解決。除此之外，從事人事檔案工作的人員的穩定性需要提高，以此保障人事檔案的保密性、連續性。

二、高校干部檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案意識薄弱，重視程度不夠。所謂檔案意識，就是人們對檔案及檔案工作這一客觀事物的主觀反映，是對檔案和檔案工作的態度和認知的總和。簡言之，就是對檔案和檔案工作的了解程度和認識水平。很多高校對檔案管理的認識停留在“保管”層面，有保存而無管理，缺少精耕細作，更少談及深度開發和創新利用。高校以教學、科研為主，檔案工作容易被擺在次要的位置。檔案工作所發揮的作用，不像企業生產某種產品直接產生經濟效益，所以在單位里往往被忽視。在選拔干部時，若不調閱檔案，就很難對干部德、能、勤、績、廉的情況做到客觀全面的分析，也就不能發揮好干部檔案在識人用人上的作用。

（二）檔案材料不完整，更新補充不及時。干部檔案中政治性、歷史性材料居多，反映工作能力和實際成績的資料較少，表現為檔案中政審材料、履歷表、職務任免審批表等資料較為豐富，而在高校中尤為重要的諸如教科研成果、高質量著作、專利發明等具有個人特色的材料被忽視。已經歸檔的資料，往往束之高閣，導致有些干部雖然在職務、職稱、獎懲等方面有所變動，但在檔案中卻查無所證，造成了干部檔案內容的紕漏與不可靠。這些情況使干部檔案價值弱化，在很大程度上降低了檔案的公信度和利用率。

（三）管理方式落后，管理水平不高。目前高校從事檔案管理工作的人員大部分沒經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、歸檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

三、在新形勢下做好干部檔案管理工作的途徑

（一）增強檔案意識，加強組織領導。檔案管理工作是一項默默無聞的工作，提高各級領導對檔案工作的重視程度，是做好干部人事檔案工作的關鍵。要做好檔案管理工作，就要堅決克服各級領導對檔案工作的“說起來重要、抓起來次要、用起來需要、忙起來忘掉”的現象。高校要提高全體教職工尤其是管理者對干部檔案管理工作的認識，加強領導，引導全體教職工深刻認識干部檔案管理工作的重要性，增強檔案意識，配合檔案管理工作。

（二）建立管理體系，健全管理制度。建立統一集中管理和專項分散管理相結合的檔案管理體系。組織部門統一管理全校的干部檔案資料，人事、教務和各院系建立專項檔案庫，化整為零，有整有零，方便查找與管理。推進干部檔案管理工作的制度化建設，規范干部檔案管理。歸檔有規范，更新有規定，立卷有標準，銷毀有依據，開發利用有明確的目標，庫房管理有良好的措施，真正落實《干部檔案工作條例》等制度的要求，積極推進檔案管理的制度化、規范化建設，做到干部檔案管理工作有章可循，有規可依。

（三）拓寬材料的收集渠道，完善檔案內容。全面完整地收集材料是做好干部人事檔案管理工作的前提。一是做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集，采取經常收集與定期收集相結合，重點收集與普遍收集相結合的方法，通過各種形式催要檔案材料，防止缺漏。二是做好職稱評定、年終表彰及干部審查、違紀處分等階段性材料收集，保證全面性、完整性。同時還要重點收集反映干部德、能、勤、績、廉等方面的材料，使干部檔案的使用價值和利用率得到明顯的提高。三是收集能夠反映個人政治素質、思想情操、工作作風等方面的材料，特別是能夠體現人才智力、能力、水平、專長、業績的材料。使檔案內容更加全面完整，提高檔案的價值和利用率。

（四）加強專業培訓，提升綜合素質。做好干部檔案管理工作，應具備幾個方面的素質：一是豐富的檔案管理專業知識，掌握電子檔案管理系統。二是熟悉干部工作的政策法規，了解干部檔案評判標準。三是過硬的政治素質，嚴守工作紀律。因此，高校應采取有效措施，加大培訓力度，使檔案工作人員了解《檔案法》《保密法》《干部檔案工作條例》等法律、法規及檔案專業的基本理論知識，熟練地掌握和應用管理檔案的基本技能。除加強專業理論知識學習外，還應加大計算機知識的學習，重視網絡知識教育，以適應新時期檔案工作的需要，注重加強檔案工作者之間、相關專業工作者之間及檔案管理單位之間的業務交流。

四、結語

檔案事業是一項崇高的事業，借助檔案，能更好地了解過去、把握現在、預見未來。高校在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時也應解放思想、大膽創新以適應時代發展的步伐，更好地為干部人事工作服務，促進學校更好地發展。

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