高校人事檔案管理人員的素質提升策略

陳桂香

【摘要】人事檔案工作者的素質和水平對人事檔案管理和利用的規范化及專業化有直接的影響。本文分析了目前高校人事檔案管理者的素質現狀，探討管理者素質提升對策。

【關鍵詞】高校人事檔案；管理者；素質；建設

高校人事檔案作為學校發展的歷史記錄，它為師資隊伍建設、職稱評聘、薪酬分配、辦理離退休手續、干部考察任免等諸多工作提供了精確的數據。檔案管理人員在人事檔案工作中是主體力量，素質如何將會直接影響檔案事業的發展，要求干部人事檔案管理者是專業型兼管理型的人才。因此提高人員的綜合素質，更好地適應新形勢的發展是人事檔案工作者亟待解決的問題。

一、高校人事檔案管理的當前狀況

近年來高校人事檔案工作有了較大的提升，但目前還存在著一些不能適應人事檔案工作的問題，主要有這些表現：

（一）領導重視不夠，檔案管理意識淡薄。目前大多數高校受人力、財力、物力因素的制約較大，發展水平不均衡，校領導和廣大師生對人事檔案的重要性普遍缺乏足夠認識，整體對檔案管理利用意識淡薄，對人事檔案歸檔內容、管理范圍缺乏認識，重要性宣傳力度不夠，未能全面了解人事檔案的功能，未能深層次開發人事檔案，在對應歸檔的材料未能及時送交檔案部門，目前主要是停留在簡單的基礎利用階段。

（二）管理人員的綜合素質水平整體偏低。在大多數高校，當前人事檔案管理情況是人員配備比較隨意，普遍缺乏專職檔案專業技術人員，管理人員很多是轉崗過來或者是兼職工作，人員調動頻繁，流動性大，隊伍穩定性差，工作的連貫性與專業性較難保證，導致不熟悉工作，經常出現各種失誤，檔案管理工作的專業性、專業性無法保證，影響檔案管理工作的正常運行。管理人員主動服務意識欠缺，安于現狀，缺乏創新精神，年齡結構偏大，學歷層次不高，知識結構不合理，專業人員偏少，職業情感缺失，欠缺主動服務意識。

（三）信息化管理水平低，檔案服務利用水平受限。目前很多高校日常業務環節的檔案工作多數以手工操作方式較多，這些常規的業務環節耗費了大量的人力物力，工作效率低下，管理人員現代化的檔案信息管理方式較難適應，計算機應用水平不高，不具備檔案信息化技術知識和水平，無法適應檔案信息化管理的大趨勢。高校檔案工作隊伍知識結構和管理水平不合理，缺乏懂專業技術和信息技術的全才，與信息時代人事檔案管理的需要不相適應。檔案管理工作急需懂檔案專業技術，又能掌握現代化信息管理技術的復合型人才。

二、高校人事檔案管理者素質的提升對策

隨著檔案學研究內容的日益深化和擴展，管理者必須樹立終身學習的觀念，緊跟時代步伐，提高檔案管理人員隊伍的整體素質，培養復合型的人才。

（一）加大對領導和教職工檔案意識的宣傳，獲得領導的政策支持。檔案工作人員首先要提高自身認識，要積極主動匯報、請示工作，加大宣傳人事檔案工作的重要性，擴大檔案的利用服務范圍，加強校領導和廣大教職工的檔案意識宣傳，爭取領導加大對檔案工作的支持力度。校領導檔案意識增強了，給予檔案工作政策傾斜和支持，協調解決工作中的人才引進、經費支持、設備配置等方面的困難，完善激勵機制，建立尊重人才、培養人才的良好氛圍，加大宣傳力度，提高全員檔案意識，形成人人關心檔案、人人支持檔案工作的良好氛圍，鼓勵職工及時上繳形成的檔案材料。規范制定高校人事檔案管理工作制度，提高檔案工作的地位，更需要學校領導層面從上到下齊抓共管和制度保障，才能保證人事檔案管理水平不斷提高和服務工作順利開展。

（二）優化人員素質結構建設，提高人員綜合素質。1.檔案工作者必須具備較高的服務意識和政治素質。人事檔案工作保密性很強，檔案管理者要忠于職守，遵守紀律，必須加強黨的路線、方針、政策的學習，在日常工作中始終保持正確的政治方向，要樹立主動服務精神，抓住學校的主要任務和中心工作，強化管理人員的責任意識、保密意識，把握檔案需求的動向，深化檔案信息資源的開發利用。加強職業道德建設，堅持原則，具有嚴謹細致的工作作風和較強的事業心，提供優質高效的服務。2.提高檔案人員的專業技能素質。人事檔案管理專業性和操作性都很強，這就要求檔案管理人員不但要具備良好的政治、道德素養，更要扎實掌握檔案管理的業務技能和專業知識，具備豐富的管理經驗和實踐能力，能熟練應用數字化信息的管理技術，注重其他學科知識的學習與積累，積極提高自己的業務素質。提高檔案隊伍的整體水平，優化檔案隊伍結構，采用科學管理手段，探索現代型的技術操作模式，保證高校檔案管理人才隊伍穩定與素質提升，積極學習先進的管理技術等，認真研究新型管理模式，以適應人事檔案工作的現代化發展為要求，為學校的人力資源開發提供利用，保障高校的改革和順利發展。為了更好地適應高校人事檔案管理的新趨勢，改善管理人員知識結構，引進檔案專業人才，提高檔案管理專職人員的比例，提高檔案管理人員的綜合素質。要加強業務新知識與現代化技能的學習與教育培訓，安排專業技能高、業務能力強的年輕人才到檔案管理隊伍中，從而優化年齡結構；引進一些高端人才，他們既能掌握檔案管理專業知識，又能熟悉現代化信息化管理技術，從而更好地優化檔案管理人員的專業結構。3.檔案管理者必須不斷提高綜合素質。（下轉第151頁）（上接第149頁）新時期的檔案管理工作環境是開放的，檔案材料的形成要靠多個部門之間的協調和配合，對于管理人員的溝通協調能力、語言表達能力、環境適應能力、社會交往能力、管理能力等綜合能力都有著較高的要求，檔案管理者不但要掌握一定的專業知識，而且還應具備一定的綜合能力，這樣才能夠更好地促進檔案管理工作的順利進行。

（三）完善培訓開發體系，提升管理者的信息素質。高校要有計劃地實施有助于檔案管理人員學習與工作相關能力的活動，將培訓開發工作納入單位計劃，開展針對性的培訓工作，采取多樣的培訓方法及現代化的培訓手段以保證培訓的效果。檔案部門針對人員知識老化嚴重的現象，應積極開展多種形式的教育培訓，如在職教育、崗位培訓、網絡繼續教育、進修學習、參觀訪問、交流研討等多種方式拓寬自己的知識面，加大對檔案人員培訓的經費投入，必須多渠道、多形式地培養，重視崗位定期進行考核，學習檔案管理的經驗和信息化的管理方式，多方位培養復合型人才。通過一系列的業務教育培訓，可以使工作人員的知識結構、檔案管理技能得到明顯提升，及時、全面地總結培訓的效果，讓員工通過培訓進行自我學習和提高。

檔案人員應該通過培訓，掌握檔案工作技能、管理專業知識、現代管理技術、計算機網絡技術等知識，熟練操作數據庫和多媒體應用技術，學習多學科綜合知識，提高駕馭信息資源、應用信息技術的整體素質，促進高校干部人事檔案管理的現代化進程。提高檔案管理人員信息化管理能力和服務能力，運用現代信息技術來綜合分析和深層次加工信息資源，實現檔案的科學化、規范化、標準化管理，提高檔案管理工作的效率和質量，掌握現代檔案管理方法，為全校師生提供服務，成為掌握既懂檔案管理業務知識，又擅長信息技術的復合型人才。檔案信息化建設可以方便工作人員更加高效、方便查閱者快速準確找到需要的信息，提高管理人員的工作能力和水平，服務學校教學工作，推動高校人事檔案工作的高效發展。

總之，檔案管理人員的素質與高校檔案事業能否順利發展關系十分密切。因此必須加強高校檔案隊伍建設，檔案管理工作者必須具備良好的政治素質、職業道德素質、綜合的業務素質、現代化的信息素養，轉變傳統檔案管理者角色向現代檔案信息管理者身份轉變，為學校的人力資源開發和利用提供服務，適應高等院校的改革發展趨勢。

【參考文獻】

[1]閻德華.提高檔案人員素質做好高校檔案工作之我見[J].青海師范大學學報：自然科學版，2013（1）：94-95.

[2]馮蓉.淺談高校檔案管理人員的素質建設[J].湖北經濟學院學報：人文社會科學版，2011（4）：62-63.

[3]李妍.高校干部人事檔案管理人員素質現狀分析及對策[J].廣東檔案，2011（3）：26-27.

[4]徐小莉.略論當前高校檔案管理人員的素質建設[J].赤峰學院學報：自然科學版，2016（9）：120-121.