淺談辦公室管理科學(xué)化

吳東澤++黎秋++張春陽

【摘要】辦公室是黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位不可或缺的重要組成部分，不僅是各級各類部門采選、實(shí)施以及修改種種策略和決定的“中樞神經(jīng)”，也是反映、遞交、溝通各個(gè)部門和上下級之間的“重要橋梁”。辦公室的主要任務(wù)是為基層和領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，具備“溝通上下，協(xié)調(diào)四方”的職能。

【關(guān)鍵詞】辦公室管理；科學(xué)化

一、事分輕重緩急，處處濃縮精煉

辦公室存在的意義就是把領(lǐng)導(dǎo)和基層成員的愿望加以整合濃縮精煉，化成一個(gè)或幾個(gè)“目標(biāo)”，進(jìn)而加以實(shí)踐。有了最基本的目標(biāo)就方便朝著一個(gè)方向努力，但是光有目標(biāo)是不夠的，還要加以精練。日常工作中總有大大小小的事情等待著辦公室去處理，稍微處理不慎，就將釀成大錯(cuò)。想把事情做得有條不紊，就要清晰辦事的順序。

（一）對“目標(biāo)”進(jìn)行綜合分類和統(tǒng)一。假定事情眾多，那就要對所有的“目標(biāo)”進(jìn)行分類和統(tǒng)一，進(jìn)而減少處理事務(wù)的時(shí)間和經(jīng)歷，這就是所謂辦公室“效率化”的一種處理方式。無論是基層人員的建議意見或是領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)心期望，都有相同點(diǎn)和不同點(diǎn)。一個(gè)有序的分類能讓事情做的有條有理，一件接著一件做，就必然有一個(gè)良好的結(jié)果。

那么如何分類和統(tǒng)一呢？這不是一件難事。抓緊節(jié)骨眼，然后順藤摸瓜，就好一根繩上的螞蚱，總是有著息息相關(guān)的共通之處。做事講究的是敲門，昔阿基米德的“給我一個(gè)支點(diǎn)，我可以撬起整個(gè)地球”正是這個(gè)道理。抓住所有事情的節(jié)骨眼，進(jìn)而分析整合，類別清清楚楚。

（二）輕重緩急處理得當(dāng)。輕重緩急的含義就是把工作按照重要性、急切性、緊迫性加以酌情處理。一個(gè)工作，首先要分清輕重，知道怎樣游走在情理之間，理性看待所有的事務(wù)。主次不明確就會浮躁，不知道怎么去面對，進(jìn)而使得所有事情都變得雜亂無章，處理的一團(tuán)亂麻。有些人遇到事情就會十分緊張，頭腦不清醒，把程序搞得亂七八糟，最后還要讓別人來為之買單。要控制住緊張的情緒，重要不等于過分緊張去處理，也不是立即去只干這一件事，其他什么事情都拋之腦后。輕與重，確實(shí)是有一種相對性的意義，輕不代表永遠(yuǎn)輕，同理，重也不是永恒的重。很多事情都是今天看起來并不重要，而明天就是頭等重要的大事，因此所有的事情都要有所考慮，有所計(jì)劃。辦公室成員需要頭腦清晰，分清事情的主次輕重，進(jìn)而有條不紊地進(jìn)行周密的計(jì)劃。

審時(shí)度勢、統(tǒng)籌兼顧是分清事情輕重緩急的方式，就是說要縱覽全局，科學(xué)謀劃兼顧各方。千里眼看得遠(yuǎn)，順風(fēng)耳聽得準(zhǔn)，辦公室要成為領(lǐng)導(dǎo)和群眾的千里眼、順風(fēng)耳，需要察言觀色把控分析事物，眼光和聽力不能出現(xiàn)絲毫偏差，拿主意決策也要周密，這一點(diǎn)對于辦公室的日常工作來說十分重要。觀察的仔細(xì)，才能將領(lǐng)導(dǎo)的旨意完整且有效地傳達(dá)下去，基層才能把這一觀點(diǎn)變成行動。

二、時(shí)間寶貴，凡事深思熟慮

辦公室對于事件的思考理應(yīng)透徹，不要做重復(fù)無用的工作。一句話，時(shí)間就是金錢，所謂寸金難買寸光陰，時(shí)間寶貴，理應(yīng)深思熟慮，然后按部就班做好每一件事情。事情多的時(shí)候不要緊張也不要焦急，一件件、一樁樁地排列，然后形成一個(gè)清晰的解決方案。不能囫圇吞棗，覺得事情眾多就開始敷衍了事，到頭來還要重新來過，這樣就得不償失了。做事情要對得起自己的良心和工作，擺清位置，理智思考和分析所有的事情。

在知識經(jīng)濟(jì)日新月異的今天，辦公室人員需要對“效率”這個(gè)詞進(jìn)行一個(gè)深刻的認(rèn)知。一個(gè)合格的辦公室人員需要時(shí)時(shí)刻刻觀察著領(lǐng)導(dǎo)和工作的動向，工作時(shí)間應(yīng)該把一切精力都放在手頭的工作上。同時(shí)，可以利用發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程自動高效的辦公模式。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，社交軟件等資源已經(jīng)變成了生活中不可或缺的一部分。

三、不斷學(xué)習(xí)不斷創(chuàng)新

在小學(xué)、初中、高中乃至大學(xué)，我們學(xué)習(xí)了很多知識和能力，那是生活中最基本的生存技能，這是一個(gè)由淺入深的跨度過程，也是我們步入社會面向未來的基石。同理，我們在工作中也是如此，孔老夫子的一句話“溫故而知新”，意思就是把舊的知識加以溫習(xí)加以鞏固然后探索出新的知識和方向，套用在辦公室日常管理中，那便是不斷學(xué)習(xí)各個(gè)部門的知識和才能，對自己不明白不理解的部分加以補(bǔ)充整理，成為一個(gè)比較全能的人，這樣才能站在一個(gè)新高度縱觀全局。辦公室需要面面俱到的全才，并不需要一個(gè)思維局限的工作者。所以我們要具備學(xué)習(xí)能力，刻苦鉆研，盡自己最大努力做到全能。做事跨越了思維局限的框架才能看透事情的本質(zhì)，進(jìn)而才能給領(lǐng)導(dǎo)和基層一份滿意的答卷。

對于一個(gè)集體而言，一成不變的工作態(tài)度將會使得整個(gè)團(tuán)隊(duì)陷入一團(tuán)死氣，因此要學(xué)會務(wù)實(shí)創(chuàng)新。面對領(lǐng)導(dǎo)的需求，面對群眾的需求，面對社會的需求，要務(wù)實(shí)創(chuàng)新。辦公室管理藝術(shù)的核心，就是創(chuàng)新，這不僅是辦公室板塊的核心，而是我們這一世紀(jì)的永恒主題。不斷地創(chuàng)新、不斷地超越才能做到生生不息。

四、優(yōu)質(zhì)服務(wù)品位為先

優(yōu)質(zhì)服務(wù)是一種以品味為中心的服務(wù)，需要走心、需要用心，而不是天馬行空不過腦的服務(wù)。小到買票寫報(bào)告，大到接待領(lǐng)導(dǎo)完成一個(gè)會議，再大到組織一次重要的面向群眾的大型活動，辦公室需要把過程和結(jié)果量化，在各個(gè)部門之中要做一個(gè)完美的協(xié)調(diào)。首先要做好外部的協(xié)調(diào)，才能將內(nèi)部的工作做好。一個(gè)有品位的服務(wù)，需要有一種超然的境界，一種放低功名放低貪欲的境界。雖然作為一個(gè)人不可能做到無我的境界，但要盡自己的可能替服務(wù)對象做到最好的服務(wù)。

總體而言，辦公室管理在當(dāng)今社會是一種不可或缺的藝術(shù)形式，作為各項(xiàng)活動運(yùn)營的中樞系統(tǒng)，辦公室越來越成為企業(yè)公司發(fā)展的推動劑。辦公室管理科學(xué)化，會促使整個(gè)企業(yè)提高辦事效率。故實(shí)現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化，刻不容緩。