高校電子文件檔案化管理的必要性分析

李敬

【摘要】在電子文件時代，開展高校電子文件檔案管理工作，需要對電子文件施行檔案化管理，電子文件檔案化管理是高校電子文件檔案管理工作的必然要求。

【關鍵詞】電子文件；電子文件檔案；電子文件檔案化管理

一、引言

目前，高校隨著電子校務管理系統及辦公自動化系統的建立和普及，文件從產生到處理過程可以不再使用繁瑣的紙張一步一步的完成，而是由計算機和現代化辦公設備取代，故電子文件的數量急劇增加，可以說高校辦公已經進入電子文件時代。從高校檔案管理角度，隨之而來的，就是怎樣管理電子文件檔案，以及如何管理電子文件檔案？電子文件檔案還能夠像傳統紙質檔案那樣管理嗎？為什么說對高校電子文件施行檔案化管理是高校電子文件檔案管理的必然選擇？本文擬對上述問題談一下自己的思考。

二、電子文件的含義及特點

電子文件是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。其特點：①信息的非人工讀性。

數字信息在傳輸、存儲中有時會經過壓縮、加密等處理，只有通過計算機特定的程序解碼、解壓或解密，才能人工識讀它。②系統依賴性。電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機系統才能實現。③信息與特定載體之間的可分離性。電子文件中的信息不再對原記錄載體“從一而終”，而是可以在不同的載體上同時存在或相互轉換，卻不影響其內容的真實。④信息的易變性。操作的方便性使得文件信息的改動較為容易，另外，電子文件載體性能的不穩定性，新的信息編碼方案、存儲格式、系統軟件的不斷出現，都可能導致原有文件信息在讀取時產生變化。⑤信息存儲的高密度性。電子文件的信息存儲密度大大高于以往各種人工識讀的信息介質。隨著科學技術的進步，數字介質的存儲密度還將繼續加大。⑥多種信息媒體的集成性。電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以有機組合，能夠更加真實地再現當時的活動情況。

三、為保證電子文件檔案的真實性，必須施行前端控制

1.電子文件檔案真實性與文件載體

（1）電子文件檔案的管理，最重要的是保證其真實性。如果不真實，電子文件檔案就不能成為可信的法律證據和歷史記憶，其所表達的內容也就沒有多少意義。

（2）傳統文件檔案保證其真實性的關鍵，是保證其原始載體的真實性。傳統上，只要保證文件載體就是文件創建者所使用的原始載體，就能夠保證文件的真實性。人們將保存文件原始載體的行為，稱之為歸檔管理。只要將文件的原始載體妥善地歸檔保存起來，就能夠保證傳統文件檔案的真實性。

（3）電子文件檔案只通過保存其所謂原始載體，已無法確認文件的真實性。電子文件的出現對所謂原始載體的概念，以及相應歸檔保存原始載體的行為，提出了挑戰。由于電子文件的特質不同于傳統文件，電子文件內容與載體的可分離性、電子文件結構的兩重性和電子文件信息的易變性及易逝性，使得所謂原始載體已經無法對文件的真實性起到保證作用了。

（4）正因為電子文件的特質，更具體地說是電子文件載體的特質不同于傳統文件：所以要保證電子文件的真實性，就需要在電子文件管理中，通過保存元數據全面記錄文件的來源信息和結構，以及文件管理全過程，來保證文件始終是其創建者的真實意思。

2.電子文件檔案的真實性與前端控制

（1）根據電子文件的特點，要想保證電子文件的真實性，只注重歸檔保存電子文件的內容，只在后端歸檔環節上下功夫是遠遠不夠的。要想保證電子文件的真實性、完整性、有效性，就需要在文件形成的背景信息，以及與文件處理過程有關的信息等前端環節上下功夫，也就是要主動地、有效地、規范地將這些信息記錄下來，并且有效地、有計劃地保存下來。

（2）即使要求在電子文件歸檔的同時，也一起歸檔電子文件的元數據；但是，如果在電子文件形成處理過程中就忽視了對其背景信息的記錄，或者沒有考慮建立規范、標準的元數據著錄系統；那么，所謂“歸檔元數據”就不可能真正實現：而保證電子文件真實性、完整性、有效性的基本條件也就喪失了。在電子文件檔案管理過程中，由于前端控制的缺失，將使得后端歸檔管理的作用大大縮水。

（3）電子文件管理的前端控制，是指盡可能把一切能夠提前進行的保證文件檔案真實性的管理措施，盡量提前到文件形成階段進行，甚至形成之前進行。從而實現從電子文件開始形成時，就采取了保證文件真實性的各項措施：使電子文件在保證其真實性、完整性、有效性的條件下的“歸檔管理”，成為前端控制成果的接收。

（4）如果認為電子文件管理可以在后端歸檔時，補充記錄背景信息等元數據，那是不符合實際的設想。因為補充記錄，不是實時記錄，往往不可能記錄齊全，會有很多漏記的信息，文件的真實性就得不到可靠地保證。補充記錄最多只能作為臨時補救措施使用，前端控制才是基本的、主要的措施。

四、為保證高校電子文件檔案管理工作得到有效實施，必須對電子文件施行檔案化管理

1.電子文件檔案化管理是科學有效歸檔的前提

（1）所謂電子文件檔案化管理，是指從檔案管理需要出發對電子文件從形成開始的整個運動的全過程，實行連續的、整體的、一體化的全程管理：確保并且能夠證明文件的真實性、完整性、有效性，使文件可以作為檔案保存和證據使用：文件不再區分為“文件管理”和“檔案管理”兩個階段。

（2）電子文件的“檔案化管理”與“歸檔管理”是兩種不同的管理措施。“檔案化管理”是使電子文件具備成為檔案和法律證據的能力。具備了這種能力的電子文件，才有可能被歸檔，成為電子文件檔案。所以“檔案化管理”是為使電子文件檔案化而采取的管理措施，比如在電子文件形成開始階段就建立元數據著錄機制等。而“歸檔管理”則是在電子文件形成后，把文件認定為檔案，再移交檔案部門管理。

（3）電子文件如果還像傳統文件那樣只在文件形成“后端”施行“歸檔管理”，那么電子文件歸檔以前的真實性無法得到保證。因為，傳統文件的真實性可以通過確保載體的原始性來得到證明，因而可以在文件管理“后端”施行“歸檔管理”，但電子文件卻不能。所以，對于電子文件而言，不能用“歸檔管理”來代替“檔案化管理”。“歸檔管理”實際上強調的是“后端控制”，而非“前端控制”。從檔案管理角度，對于電子文件而言，需要強調的恰恰是“前端控制”和“全程控制”。而對電子文件施行“檔案化管理”，才能使“前端控制”和“全程控制”真正落到實處。電子文件“檔案化管理”的重要意義在于，它是電子文件科學有效歸檔的前提；只有在此基礎之上，才可能科學而有效地實現對所有各種類型電子文件的“歸檔管理”。

2.電子文件檔案化管理是高校電子文件檔案管理工作的必然要求

（1）由于電子文件內容和載體可分離等可變性特點，客觀上要求，高校檔案管理工作必須向前延伸到對電子文件本身的管理，進而必須再向前延伸到對電子文件開始形成階段的管理，甚至延伸到未形成階段的管理；也就是由事后的“后端控制”，變為適時的“前端控制”和“全程控制”，甚至是“超前控制”。

（2）從實際需要角度看，電子文件在形成過程中，不管實際運動到何種階段，不管文書處理程序有否已經完畢，也不管文件價值大小，只要有客觀需要，電子文件就可以隨時被認定為檔案或作為檔案使用。所以，在電子文件管理工作中，重要的是，對電子文件從一開始就要進行檔案化管理，從而保證電子文件隨時可以被認定為檔案或作為檔案使用。鑒于此種情況，電子文件只有在“后端控制”階段才能被認定成檔案，才能進行歸檔管理的傳統管理模式，顯然既不適應客觀實際需要，也不太重要了。

（3）電子文件從形成到歸檔保存或銷毀是一個完整的運動過程。在電子文件運動過程中，檔案管理工作應從文件形成開始階段就提早、主動介入，從源頭開始控制文件的狀態與質量，把需要在文件運動過程中實現的檔案管理功能盡量在文件運動過程各個階段實現。提早、主動介入不僅是確保電子文件真實性、完整性、有效性的有效措施，而且能夠優化檔案管理功能，提高檔案管理效率。

（4）對高校電子文件施行全程控制和前端控制，即從一開始就對電子文件的形成、積累和管理機制施行檔案化管理，是高校檔案管理工作的必然選擇。

總之，電子文件是檔案管理的一個新生事物，是檔案管理的一次重要變革。在傳統檔案管理經驗和形式的基礎上，結合電子文件自身特點，采用先進的計算機和網絡技術對電子文件實行檔案化管理是必要的。