多維發(fā)力降低可控辦公費用對策

雷渝+袁黎寒

【摘要】筆者總結長期從事辦公室費用預算與辦公用品采購的工作經(jīng)驗，通過分析采購中的浪費環(huán)節(jié)和管控要點，通過細化采購措施、強化合同管理、擬清采購流程、設計控制標準等措施，從采購行為、預算執(zhí)行、流程控制等多維度發(fā)力，降低辦公費用，并提出持續(xù)降費控本的對策與思路。

【關鍵詞】辦公費用；減工降本；對策

筆者單位辦公費用控制及辦公用品采購長期通過公開招標選定一家定點服務單位，由辦公室統(tǒng)一預算管理、其余科室（部門）及下屬基層單位按需申購、辦公室統(tǒng)一結算的方式進行辦公現(xiàn)場服務與用品采購。總的來說，總量可控，服務需求可滿足。但隨著業(yè)務量、服務需求的增加，單位的辦公費、服務費連續(xù)遞增，據(jù)統(tǒng)計，單位辦公費從2013年18萬元，增至2014年22萬元，再增至2015年37萬元，維修服務費從2013年7.2萬元，增至2014年8.2萬元，再增至2015年的10.05萬。2016年，筆者通過全年實施多維度的措施，最終將辦公費控制在26萬元，同比下降30%，維修服務費控制6.5萬元，同比下降35%。筆者持續(xù)追蹤至2017年，費用產生控制趨勢良好，可總結成以下持續(xù)降本的措施和思路。

一、以分類分標段招標降低成本

改變以往一個標段定服務商的做法。將招標細分為“辦公用品、設備耗材、印刷廣告服務、設備維修服務”四個標段分別招標，按歷史數(shù)據(jù)比例對2016年辦公費所涉及的費用進行分割到每個標段。從而，挑選出更加專業(yè)化的供應商，降低因非專業(yè)供應商從第三方采購供貨造成的成本費用增加。

二、以細化合同采購目錄降低成本

改變以往采購合同只規(guī)定一個品牌或一個類別的用品報價，采購合同報價按同一用品至少“低、中、高”三個類別或品牌的報價，供單位所屬部門選擇。一是消除“供非所需”的尷尬。二是為下屬部門科學合理地滿足辦公需求提供選擇。三是降低由于目錄不清重復采購的浪費。

三、以分類分割預算降低成本

將辦公室總預算實行縱橫分割、統(tǒng)一調配。橫向按科室（部門）的歷史申報數(shù)據(jù)進行分割，縱向按采購標段具體內容實施分割，將以往的一項總預算分割成：“科室部門數(shù)×標段數(shù)”項（如單位9個科室，4個標段，分割成36項預算）。通過細化預算分割實施精準調控，更利于總量調控降低成本。

四、以強化流程審批降低成本

糾正單位下屬科室（部門）“先使用，后手續(xù)”的流程缺陷，建立“科室（部門）申請—辦公室審核標準和預算—分管領導審批確認—辦公室向供應商確認購買物資—供貨商發(fā)貨并聯(lián)系申請部門驗收—供貨商搜集申請及驗收單交辦公室—辦公室完成登記、報賬，并定期公示”的完整審批流程。大大降低了“無序采購、無序服務”造成的浪費，杜絕了財務報銷不清現(xiàn)象。由于供應商在整個審批流程中傳遞物資和單據(jù)的作用，本單位采購效率并未因此流程而降低。

五、以平臺討論確定使用標準降低成本

為解決“供貨單價由招投標產生，使用數(shù)量一直無法確定”的控本難題，單位建立采購討論平臺。具體操作辦法為：辦公室統(tǒng)計并下發(fā)各科室（部門）采購歷史數(shù)據(jù)、相關研究依據(jù)等文件； 各科室（部門）就資料列出的項目，自我梳理歷來的操作辦法與控制節(jié)點；辦公室做好相關依據(jù)搜集匯總，財務科做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，提供決策材料；最后，按“歷史數(shù)據(jù)法”“零機測算法”等財務方法應用，交平臺會議形成各科室、各類物資的采購控制清單標準。（此標準如：駕駛員1人/月配備24瓶礦泉水等）辦公室在采購流程中嚴格執(zhí)行形成的標準審核。

六、以宣傳教育氛圍營造降低成本

一是召開全員宣講會，加強培訓，深入學習習近平總書記《關于厲行勤儉節(jié)約反對鋪張浪費》重要批示，向廣大員工群發(fā)“節(jié)約光榮、浪費可恥”的短信、微信、QQ消息倡議書，積極開展“向浪費說不”的主題活動，增強節(jié)約意識，厲行節(jié)約，深化全員、全過程、全方位的精益管理。二是通過張貼各種節(jié)約資源的標語，提醒大家節(jié)約從身邊做起。如將“節(jié)約用紙雙面打印”的標語張貼在每個打印機上。

七、以考核評比降低成本

以往辦公費用只考核不評比，雖然能將費用控制在定額內，考核指標過于單一，考核手段過于強硬，完全按定額標準上限執(zhí)行，缺乏主動降本增效的意識。建立單位內《成本費用控制及評比制度實施方案》，以指標管理、過程控制、量化考核為實施步驟，通過金額定額、數(shù)量定額、比率定額、開支限額、臺賬管理5種方法對可控費用項目進行定額量化和評比，依次對前三名進行考核加分，從而達到降本目的。

八、以充分利用閑置降低成本

一是在滿足各科室（部門）按標準進行配置的前提下，辦公室將多余辦公用品進行統(tǒng)一搜集、登記，實行臺賬管理。二是在審批采購需求時，辦公室對閑置物品統(tǒng)一派發(fā)代替采購。三是充分調研閑置物品，分為可用、不可用、可臨時替代使用3類，對完全不可用的物品實施統(tǒng)一處理，收回報廢。

九、結語

總的來說，筆者通過實踐，在解決本單位辦公費控本難題的時候，提出了一整套持續(xù)降低可控辦公費用的對策思路。當然，措施應當是系統(tǒng)的、多維的，如建立審批流程而不解決審批標準，審批流程也會變得毫無意義。所以，多維度采取措施解決系統(tǒng)的辦公費的控制問題，是本對策的關鍵所在。在保障企業(yè)正常運轉的情況下，通過“多維措施”控制辦公費用，也是實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標、提高企業(yè)經(jīng)濟效益的有效途徑。