高等職業技術學院檔案管理工作淺見

趙瑜

[摘 要] 檔案管理是高等職業技術學院管理、教學、科研等各項事務的真實記錄，是高等職業技術學院的“記事本”。檔案管理工作是學院教育事業的重要組成部分。檔案管理有助于真實全面記錄學院發展歷史，有助于學院在發展過程不斷總結、回顧以往的經驗，進而以史為鑒，促進學院可持續發展。在教學過程中，檔案也可以作為教學評估、教育改革的重要依據，但是現階段高等職業技術學院檔案管理工作中還存在很多問題和不足。分析學院檔案管理工作的現狀，結合存在的問題，對學院檔案管理工作提出改進建議。

[關鍵詞] 高等職業技術學院；檔案管理；數字化檔案

[中圖分類號] G271.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 1002-8129（2017）03-0073-04

檔案管理是我國高校管理工作的重要組成部分，高校應當在遵守《高等學院檔案工作規范》《普通高等學院檔案管理辦法》等規范的前提下，結合本校具體情況，建立檔案管理體系，并開展檔案管理工作。但是高等職業技術學院規模一般沒有綜合性高校大，校內部門設置和人員配備也相對較少，高等職業技術學院檔案管理工作開展的難度也較大。

一、高等職業技術學院檔案管理的意義

檔案對學院發展有著記錄歷史、指導現在、啟發未來的重要作用。學院的發展離不開對過往經驗的總結，對過往經驗的總結離不開對學院歷史的研究，而檔案就是記錄學院歷史的重要載體。

檔案為學院對外宣傳提供重要素材。學院在發展過程中積累了大量記錄著有學院特色的歷史，重大事件、教學成果等多方面信息的檔案，這些檔案展示了學校文化，傳遞了學校理念，代表了學校特色。對這些檔案資料進行整理和展示，不僅可以豐富師生的校園生活，還可以起到展示學校特色的作用。

“昔人所為而得，我可以奉為模范；如其失策，便當設法避免”，檔案管理的重要意義就是總結經驗，避免失策，指導現在，促進未來。只有這樣才能讓學院不斷總結經驗，取其精華而用之，對其糟粕而避之，為教學評估和教育改革提供依據，真正實現學院的可持續發展。

二、高等職業技術學院檔案管理工作現狀

（一）檔案管理意識淡薄，重視程度不足

檔案管理跟其它工作有本質上的區別，檔案管理是服務性、保障性工作。這就導致檔案管理工作人員在檔案管理中可能缺乏積極性和成就感。高等職業技術學院由于本身規模和教職工數量的限制，往往沒有檔案管理專職人員。教職人員往往身兼數職，除了檔案管理工作以外還有其他工作，這就導致教職人員很有可能將更多精力用到其他工作上，進而忽視檔案管理工作。

（二）檔案管理人員素質有待提高

高等職業技術學院往往沒有設立專門的檔案管理部門和相關人員，而是由其他職位的教職工兼任。他們沒有接受過系統的檔案管理方法、標準、流程等的培訓，檔案管理工作主要根據經驗開展。這就導致檔案管理缺乏規范性，檔案資料缺乏完整性，檔案資料的收集、分類、歸檔等可能存在不合理的地方。長此以往，將造成檔案管理混亂，檔案查閱困難，檔案檢索效率低等問題。

（三）資料重保管，輕利用

高等職業技術學院檔案管理不僅僅是檔案資料的收集、整理、分類、歸檔，還包括檔案的開發利用，而后者，才是檔案管理工作的重點和難點。現階段大多數高等職業技術學院檔案管理工作還停留在檔案資料的收集整理和檔案的歸檔保管，而檔案管理更重要的作用——檔案的開發利用往往被忽略。導致檔案資源的浪費和檔案資源的不合理利用，未能充分發揮檔案促進學院發展、輔助學院決策、促進教育事業發展的重要作用。

（四）檔案管理水平有待提高

有的學院沒有設立專門的檔案管理室，檔案資料與其他資料混在一起，不利于檔案的分類管理。有的學院沒有引進先進的檔案管理技術，如數字化檔案管理系統等，檔案管理還停留在紙質檔案的階段。紙質檔案占據大量空間，而且管理、查詢和調用效率低，速度慢。總而言之，檔案管理軟硬件設施不健全，直接制約了學院檔案管理水平，影響了檔案資源的合理利用。

三、高等職業技術學院檔案管理工作改進建議

（一）加強檔案管理意識

針對高等職業技術學院普遍存在的檔案管理意識薄弱，重視程度低等情況，學院應通過一系列手段加強教職工的檔案意識。只有從意識層面重視檔案管理，才能在實踐中真正做到重視檔案管理，科學管理檔案。有條件的學院可以聘請專業的檔案管理人員，或者設置專門的檔案管理職位。其次，學校可以開展一系列的講座、活動等，讓廣大教職工、學生了解檔案的作用，樹立檔案意識，積極參與和配合檔案管理。從而形成一個檔案管理人員重視檔案管理，檔案資料提供者主動配合檔案管理人員的良性循環系統。

（二）完善檔案管理制度、規范和流程

任何一項工作的完善都離不開相應制度的建立、規范的制定和流程的設計。要加強和完善高等職業技術學院檔案管理工作，首先要建立健全檔案管理相關制度，從管理層面上規范檔案管理參與者的行為，強化檔案管理參與者的意識。系統、全面的檔案管理流程，有助于每個檔案管理參與者各司其職，明確自己在檔案管理過程中的角色。資料提供者，主動建立、留存相關資料，并整理和上交；檔案收集人員，收集、整理并檢查資料的完整性；檔案歸檔人員將檔案分類、歸檔。在實施過程中，收集檔案管理參與者的意見和建議，不斷改進和完善檔案管理制度、規范和流程。

（三）提高檔案管理人員素質

高等職業技術學院檔案管理工作的完善除了管理制度、規范和流程的完善，還離不開檔案管理人員素質的提高。任何工作都離不開人的參與，參與人員素質的高低直接影響檔案管理工作的效率和效果。沒有有效的實施，再完善的制度，再合理的流程都是一紙空談，因此提高檔案管理人員的素質是高等職業技術學院檔案管理工作的重中之重。學院應該挑選具有檔案管理專業知識和能力的人員負責檔案管理工作，在實際工作中盡可能提供相應的培訓機會，提升檔案管理人員的檔案管理能力。檔案管理人員也應當積極主動，多途徑、多渠道學習檔案管理專業知識，了解檔案管理相關理論和工具，不斷更新檔案管理知識和技能，學習和使用新興的檔案管理工具。只有這樣才能提高檔案管理的效率，促進檔案管理工作的科學和可持續發展。

（四）檔案管理信息化、數字化

隨著科學技術的發展，學院的各項管理工作都不斷向信息化、數字化發展，檔案管理工作也不例外。紙質資料具有占用空間大，查閱困難，檢索速度慢等特點，不利于檔案的查閱和利用。隨著計算機和互聯網的普及，檔案管理逐漸向數字化發展。電子檔案更有利于信息和資料的保存和整理，將人們從厚厚的紙質檔案中解脫出來，避免紙質檔案占用大量空間，有效減少紙資源的浪費。使用和查詢方面，電子檔案具有查閱方便，檢索速度快等優勢，可以有效提高檔案查詢的效率。學院應為檔案管理的信息化、數字化提供資金、設備、技術等方面的支持；檔案管理人員要不斷學習和了解檔案數字化管理的方法和技術。從而全方位促進高等職業技術學院檔案管理工作的科學開展和可持續發展。

（五）促進檔案的開發利用 學校要改變以往“輕利用，重保管”的管理理念，重視檔案的開發利用。在檔案的收集、整理、分類、歸檔、保存固然重要，但檔案管理更重要的意義是檔案的完善檔案資源，科學整理和保存檔案資料的基礎上，為教師和學生提供檔案查詢服務。根據檔案建立校史館，讓教師、學生和家長了解學校發展歷史、辦學理念、重大成果和學校文化。針對特色檔案，可以開展主題研討會，交流會、展覽等，擴大學校的知名度和影響力。引導教職工積極研究檔案資料，進行學術交流并撰寫論文。

四、結語

在遵守高等職業技術學院檔案管理法律法規的前提下，結合學院自身特點建立具有學校特色的檔案管理體系，是學院管理工作的重要組成部分。學院要引進專業人才、使用科學管理方法、引入先進軟硬件設施，全方位優化學校檔案管理水平。學院根據檔案建立的校史館、特色檔案展、重大成果展等可以作為學校對外宣傳的名片，為學校的對外宣傳工作添上濃墨重彩的一筆。

[參考文獻]

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[責任編輯：曾 菡]