信息技術(shù)與檔案信息化初探

呂曉媛

【摘要】隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化逐漸成為檔案管理的熱點。檔案信息化，就是在檔案管理過程中應用信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。信息技術(shù)在多個行業(yè)的應用為檔案管理提供了借鑒意義。本文就檔案信息化建設(shè)的意義、檔案信息化建設(shè)及功能進行簡要闡述。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù)；檔案信息化；建設(shè)

一、檔案信息化的重要意義

（一）當前檔案管理的現(xiàn)狀。檔案管理目前存在兩種情況：一是檔案管理由具有檔案管理資格的單位自行保管，二是由省人社廳和市、縣人社局專門保管。保管形式主要以紙質(zhì)形式和目錄式管理方式管理。

（二）存在的問題。1.不易保管。傳統(tǒng)檔案材料一般為紙質(zhì)材質(zhì)，保管時需注意防火、防潮、防蟲，保存期限較長的檔案容易造成信息損壞、丟失。2.不易查詢。傳統(tǒng)檔案資料缺失、重復等歷史問題較多。有些檔案由于歷史原因，歸檔不及時，或者未能及時歸檔，造成檔案缺失。有些檔案信息在多份檔案資料中重復保存，因未進行信息共享，造成檔案資源浪費。3.檔案流動性差。檔案的移交僅靠檔案工作人員工作學習調(diào)動時傳遞，而現(xiàn)有檔案管理人員查詢過往檔案時比較困難。4.檔案檢索方式效率低。目前主要檢索方式有手工檢索和計算機檢索，手工檢索占很大比重。

（三）檔案實現(xiàn)信息化后的重要意義。1.檔案信息化建立以后，檔案信息保存材料由單一紙質(zhì)變成紙質(zhì)和數(shù)字信息兩種保存方式，數(shù)字方式更利于檔案資料的保存。2.檔案信息化信息化建立以后，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，便于不同人員根據(jù)不同級別查詢過往檔案。3.檔案信息化建立以后，多部門多人員的加入，便于補全缺失檔案資料。4.檔案信息化建立以后，檔案信息專程數(shù)字信息，再加上互聯(lián)網(wǎng)，信息更易于傳遞。5.檔案信息化建立以后，資料的檢索更方便，節(jié)約檔案管理成本。

二、檔案信息化的建設(shè)

（一）原始檔案信息紙質(zhì)資料的歸集。原有檔案資料是基礎(chǔ)，是根本，原始資料保存了過往信息的重要資料，應及時歸集，以免遺失。

（二）檔案信息的數(shù)字化資料。將原始檔案文字、圖片資料通過掃描，拍照等方式進行數(shù)字化處理和存儲。

（三）檔案信息數(shù)字化資料的模塊化處理檔案信息。按不同類別，如性別、姓名、年齡、工作性質(zhì)等等對每一份檔案建立不同模塊。

（四）檔案信息的管理。對信息錄入、信息查詢?nèi)藛T進行級別設(shè)定，便于檔案信息的保密。

（五）檔案信息查詢部分。通過電腦或手機終端查詢相關(guān)信息。

三、檔案信息化的功能

（一）信息采集。對相關(guān)人員的圖片信息、文字信息、影像資料等信息進行采集。

（二）信息歸類。按不同信息進行模塊化以后，檔案信息資料更加清晰明了。

（三）信息的查詢。不同人員設(shè)置查詢級別，便于相關(guān)人員了解個人信息。 比如個人知道信息后，缺失材料該補齊的補齊，錯誤的及時更正。

（四）信息的傳遞。現(xiàn)在的問題是很多檔案所有人需要補齊相關(guān)資料，而不知道到哪兒補齊。有些信息涉及到兩個甚至多個部門、多個地區(qū)，在傳遞的過程中存在遺失情況，該哪個部門補齊的應責成相關(guān)部門補齊。

檔案管理信息化平臺建立以后，檔案實現(xiàn)了數(shù)字化、模塊化和網(wǎng)絡(luò)化，使用檔案信息更加方便。檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系以后，檔案信息更加透明，流通也更順暢。當然，同時由于保密級別的設(shè)定，為檔案的保密提供了保證。

當然，檔案信息技術(shù)實現(xiàn)技術(shù)、資源共享，能夠使接觸檔案的人群大大增加，由此而產(chǎn)生的檔案信息保密問題也更加嚴峻。檔案管理人員及相關(guān)可以調(diào)閱人員，尤其有修正檔案權(quán)限的人員，應加強保密意識，注意網(wǎng)絡(luò)安全，保護好登錄密碼。

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