論提高機關會務效能的幾點建議

王東輝

摘要：機關會務效能建設，是管理科學的重要組成部分，目的就是實現優質高效會務。抓機關會務建設，就是通過有效整合機關會務資源，不斷提高機關會務工作效率，切實增強機關會務的行政能力，形成科學的會務體系，有效地服務政務，也服務群眾。本為從細節會務，效率會務，智慧會務和陽光會務四個方面提出了提高機關會務效能的可行性建議。

關鍵詞：機關；會務效能；細節；效率；智慧；陽光

概述 會議與會務

所謂會議，是指人們懷著各自相同或不同的目的，圍繞一個共同的主題，進行信息交流或聚會、商討的活動。一次會議的利益主體主要有主辦者、承辦者和與會者（許多時候還有演講人），其主要內容是與會者之間進行思想或信息的交流。

會務是指有關會議議程安排的事務，關于某些團體組織或會議的事務。會議從籌備到善后，有一系列會議秘書工作（也叫會務工作），會務工作做得好壞，是影響會議質量和會議效果的重要因素。會務工作包括秘書工作和行政事務工作兩部分，重要會議還包括安全保衛工作。會務工作包括秘書工作和行政事務工作兩部分，重要會議還包括安全保衛工作。會務從字面上來解釋就是對會議進行服務，本身其實是一個短語，現會務已經逐漸成為了一個詞語，很多人說的會務，其實就是指會議。會務工作是隨著開會的需要應運而生的，它的一切活動，都是為了給會議提供方便條件，做好各項服務工作，保證開好會議。由于會務工作是直接為領導機關和領導同志召開的會議服務的，會議涉及的內容十分廣泛，參加會議的各種人才濟濟，知識淵博，要做好會務工作，需要了解社會科學和自然科學的多學科知識，特別是管理學知識，需要掌握同本職工作相聯系的各方面的情況，需要掌握使用各種為會議服務的自動化、電子化設備的技能和本職工作的業務知識，要求會議秘書工作人員成為"通才"和"雜家"，能夠從全局出發觀察與考慮問題，有高度綜合的眼光與能力。

提高機關會務效能的重要性與必要性分析

所謂效能，主要是指辦事的效率和工作的能力；機關會務效能建設，是管理科學的重要組成部分，目的就是實現優質高效會務。抓機關會務建設，就是通過有效整合機關會務資源，不斷提高機關會務工作效率，切實增強機關會務的行政能力，形成科學的會務體系，有效地服務政務，也服務群眾。我國的社會經濟發展，面對加入WTO后的新考驗，面對改革縱深推進已到攻堅階段的新形勢，加強機關會務效能建設，就是為了進一步轉變傳統工作理念，規范會務工作程序，提高工作效率，有效地防止工作中的不必要的疏漏，促進機關會務工作走上科學，高效的康莊大道。

提高機關會務效能的幾點建議

1.細節會務。機關會議服務主要是為在機關相關會議室召開的各類會議做好服務保障工作。做好這項工作，需要注意3個問題11個工作環節。做好會前準備，精心布置，仔細調配。清晰地領受會務，做好會場布置及安保工作，也要注意相關人員的儀容儀表是否得體。會議的成功與否，會前準備是關鍵性工作。必要時，可以提前設立臨時的休息廳，該休息廳應設立于會場之外，擺放沙發、茶幾或靠背椅、圓桌等，設一工作臺，為會議前和會議中間休息時的與會者提供茶水、飲料、咖啡等，但應配置適量的服務人員并提前做好一切準備工作。另外也可以設立衣帽間，衣帽間是專門為與會者提供衣帽和隨身物晶存放的工作間，應設在鄰近會場人口附近，以便與會者衣物的存取。設立衣帽間不僅是為了方便與會者，更重要的是為了保證會場整潔有序。衣帽必須有專人負責，工作間內設有物品架和衣帽架，存取衣物均有于續，尤其要注意與會的領導的衣物，一定要放在顯眼處，以便散會時領取。另要注意不要弄臟存放的衣物。做好會中服務，秉承仔細，認真的工作原則，不忽視任何一個小細節。做到“四輕”，即輕步、輕聲、輕拿、輕放。服務人員不得將手機帶入會場。做好會后檢查，及時檢查會場是否有任何遺留文件，并重新布置會場。這是從

2.效率會務。會前做好充分準備，可以用電郵的方式將會議的重要講話稿件發給與會人員，大量的會議材料以光盤或者u盤的形式發放給參會人員，容易攜帶也可以妥善保存。會議也可以成為電子政務的重要內容，可以利用現代化的計算機應用手段提高會務效率。使用計算機技術及網絡技術，做好會議日程安排，并使用手機應用程式設置開會時間的人性化提醒。使用辦公自動化手段，對會議簡報進行有效編輯，制作電子簡報。甚至可以使用網絡技術，解決異地開會的問題，開立網絡視像會議，遠程會議等。

3.智慧會務。要激活會務工作人員的創新智慧，把創新的工作方法應用到會務工作中去，提升會議服務的質量。由于會務工作是直接為領導機關和領導同志召開的會議服務的，會議涉及的內容十分廣泛，參加會議的各種人才濟濟，知識淵博，要做好會務工作，需要了解社會科學和自然科學的多學科知識，特別是管理學知識，需要掌握同本職工作相聯系的各方面的情況，需要掌握使用各種為會議服務的自動化、電子化設備的技能和本職工作的業務知識，要求會議秘書工作人員成為"通才"和"雜家"，能夠從全局出發觀察與考慮問題，有高度綜合的眼光與能力。當然，會議秘書工作也有它的專業性，如辦事能力、寫作能力、記錄技術等。會議秘書工作的綜合性與專業性是互相滲透、相輔相成的。會議秘書工作人員的綜合能力越強，越有利于提高專業化水平；會議秘書工作人員的專業化水平越高，總攬全局的綜合能力也就越強。

4.陽光會務。機關會務服務是展示機關形象的重要平臺和機會。應該把握好這一平臺，嚴肅對待會務工作，提升工作水平，注重形象塑造。會務服務要重視禮儀培訓和培養。首先，是接待工作中的禮儀。要確定迎送規格，掌握與會人員的到達及離開時間，不同的客人有不同的接送方式。然后要注意自身的良好禮儀形態。精神飽滿，態度端莊，準確使用禮貌用語，尊重隱私。再者，就是要注重會務服務時的著裝，著裝要得體大方，適合會議場合。

參考文獻 ：

[1]《會務組織》張麗 北京師范大學出版社 2011.4

[2]《會議組織規范與技巧》 廖雄軍 人民出版社 2007.10