現時代服務型檔案館建設研究

杜中元

【摘要】隨著我國經濟社會的發展，檔案館處于不可多得的發展機遇期，社會各界對檔案事業重視程度的不斷提高，特別是現代信息技術的廣泛應用對檔案部門的發展提出了更高的要求。本文通過對現時代服務型檔案館建設進行探討研究，希望對提高現時代檔案館的服務水平，打造服務型專業檔案館，提供有益的借鑒。

【關鍵詞】服務型；檔案館

檔案館負責收集和保管各領域、各載體檔案，并向社會提供利用，其管理方法、館藏范圍、服務方式都有其自身的特點。近些年，我國的檔案館在基礎建設和人員結構等方面發展迅速，在檔案信息服務方面也發揮了重要的作用，為社會發展、經濟建設作出了重要貢獻。但隨著我國經濟建設的飛速發展，我國的各級檔案館在高速發展的同時，也面臨著人才培養、技術更新、轉變觀念等諸多挑戰。因此，如何打造服務型專業檔案館，突出檔案館的服務特點，提高服務水平，使檔案信息在支持經濟社會發展的眾多信息中占有重要的一席之位，是當前擺在廣大檔案工作者面前的一項重要任務課題。

一、現時代建設服務型檔案館存在的問題

當前，雖然各級檔案館在基礎建設和服務能力建設方面取得了很大的進步，并受到了社會的逐漸重視，但是其管理理念沒有實現根本的轉變，仍秉承傳統的理念，雖然在信息化建設等方面加大了投入，但是沒能將先進技術的精髓理念引入檔案的管理中。許多檔案館沒有借助專業檔案信息的管理軟件來提高效率，信息化管理還局限于目錄查詢的初級水平，檢索方式中傳統的手工檢索所占比重仍然較大，降低了服務質量。同時，現時代一些檔案館，不重視、不善于向社會進行宣傳，相對還處于相對封閉的狀態，大眾對檔案的認知程度有待提高。許多檔案工作者缺乏主動宣傳檔案工作的意識，只滿足于踏踏實實地做好本職工作，不主動宣傳，制約了整個社會對專業檔案館的認知程度。此外，從檔案的利用范圍來看，為社會公眾提供檔案服務的比例很小，更多的是為政府機關、科研單位服務，在館藏還是在利用率方面都不盡如人意。檔案館工作，僅限于你移交我接收，你查閱我查找，沒有從用戶的角度考慮問題，主動出擊服務，主動為用戶提供咨詢服務思路狹窄，影響了其服務功能的發揮。

二、現時代建設服務型檔案館的發展方向

現時代的檔案館要創新管理理念，把提高服務水平作為根本出發點，建立開放的以服務為主的發展模式，主動增強社會公眾的檔案意識，擴大檔案服務對象范圍，除了傳統的業內或相關行業的機構和科研人員，還要使更多的社會大眾走進檔案館，了解檔案館。同時，現時代的檔案館要明確檔案館工作的目標和服務中的關鍵環節，分析社會各界在檔案利用中存在的普遍規律性。例如，政府管理部門需要法律上和技術上完備的檔案信息，作為管理工作的客觀依據；科研機構往往注重檔案的時效性，企業側重于生產經營決策，要求獲得全面的信息。從具體用戶來看，對檔案信息從時間上都有一定的要求并且有階段性變化等特點，對檔案信息的需求在目的和范圍上一般是比較明確的。因此，現時代檔案館必須多方面考慮用戶的需求，充分利用信息技術，改進工作方式，提高工作效率，主動地拓寬專業技術檔案的服務領域，為經濟社會的發展提供強而有力的檔案信息資源支持，為整個社會創造出更大經濟價值和社會價值，最終形成以服務為中心的服務型專業檔案館。

三、建設服務型檔案館的具體措施

（一）加強宣傳，主動服務，擴大服務范圍。現時代的檔案館要主動出擊，擴大宣傳，抓住各種機會向社會展示自己，讓全社會知道，其為社會各行業和大眾提供專業檔案信息服務，樹立為社會大眾服務的形象，使更多的人了解檔案館的價值。可通過舉辦宣傳周等方式、回答公眾咨詢、印發宣傳冊、懸掛條幅等，或者通過微信、網站等信息手段，介紹檔案館相關知識，公布館藏檔案目錄，定期向服務客戶寄工作快報，對客戶進行回訪等，強化社會大眾對檔案館的認識。同時，要轉變觀念，變被動服務為主動服務，改變以往給人“閑人免進”的印象，找到工作的切入點，多從用戶角度考慮，換位思考，強化主動服務意識，增強其公共服務功能，以主動的服務贏得用戶的認可，滿足社會對檔案信息日益增加的需求，在主動服務用戶的同時，也擴大了自身的宣傳，增加了社會對檔案館的認識及重視。

（二）注重知識性，豐富服務內容，提高服務質量。檔案館要注重知識性，提供個性化服務，快捷有效地從檔案信息的海洋中找到用戶最需要的信息，以滿足社會經濟和文化的發展使人們對信息的需求日益多元化的需要。檔案館必須時刻了解和掌握館藏檔案信息的特點，密切關注社會利用需求的發展和業內科技的發展動態，找到兩者最佳的結合點，以便提供專業信息服務，滿足不同專業、不同層次用戶的需要。專業性服務在專業檔案館的服務工作中，發揮著極為重要的作用，不僅對利用者來說更具實用性，彌補了利用者的知識空缺，而且也滲透和凝聚了檔案專業人員的知識積累和專業貢獻，融入了檔案人員的思維過程和專業性意見。

（三）利用信息技術，加快信息挖掘，實現信息化管理。在推動檔案館信息化建設的進程中必須堅持“循序漸進”的基本原則，不能追求一步到位。檔案信息自動化的內涵包括了檔案工作的各個方面和各個環節，通過開發快捷的計算機檢索方法，把有價值的專業檔案信息傳遞給用戶。數字檔案館作為網絡數字時代檔案館發展的方向，（下轉第93頁）（上接第86頁）也是專業檔案館努力追求的目標。館藏數字化、傳遞網絡化、存儲海量化、服務自動化、信息共享化的是數字檔案館的特點。當然，在信息開發及編研工作上，要根據利用規律及社會各項工作發展的趨勢，選題突出重點，使開發的信息及編研的成果具有專業特色，縮短開發編研的時間。這也是信息挖掘的重要途徑之一。

總之，現時代的各級檔案館，必須不斷學習新知識，掌握新技能，運用新理論，總結新經驗，推廣新作法，探索社會服務功能的新模式。使檔案工作更好地發揮創造性，把握規律性，體現時代性，更大限度地為經濟社會發展、為人民群眾生活提供優質服務。

【參考文獻】

[1]陰志芳.高校檔案館的服務功能及其實現途徑.辦公室業務，2016（8）.

[2]鮑桂芝. 如何加快檔案資源開發提高檔案館服務功能.新教育時代電子雜志（師版）教，2014（3）.

[3]蘭嵐.基于網絡環境的檔案館服務功能的實現，黑龍江檔案，2014（4）.