監獄基建檔案管理存在的問題與對策

郭紅

【摘要】監獄基建檔案在監獄建設與發展中發揮著極其重要的作用，要深刻認識到加強基建檔案管理工作的重要性，了解監獄基建檔案工作的特點，逐步增加資金投入、完善各項規章制度、加快檔案專業人才隊伍建設。這樣才能有效提升監獄基建檔案管理工作水平，確保其應有作用得到發揮，促進監獄的監管改造、司法研究等工作順利開展。本文簡述了監獄基建檔案的特點和重要性，并就監獄基建檔案管理工作中存在的問題提出切實可行的解決措施。

【關鍵詞】監獄；基建檔案；管理

基建檔案管理是監獄工作中的重要內容，是監獄提升工作效率與質量的有效手段。加強基建檔案管理工作，可以為監獄的建設發展提供原始依據、信息和資料。在我國社會經濟發展過程中，社會數字化、網絡化進程逐步加快，從現階段監獄基建檔案管理工作來看，還存在著諸多問題，需要盡快作出改變，不斷提升監獄基建檔案管理工作水平。只有這樣，才能讓監獄基建檔案的應有作用體現出來，為監獄今后的發展與建設提供可靠資料。

一、監獄基建檔案的特點

（一）基建涉及部門眾多、內容雜。監獄在制定一個工程建設項目以后，需要與多個部門進行溝通。最先是需要獲得城建部門的批準，才能開展規劃設計工作，之后需要與環保、消防等部門做好溝通，深入實地開展勘察工作，并與承包單位取得聯系，采購所需物資。同時工程監督涉及環節也很多，參與單位較多，經手人員更是數不勝數。因為情況非常復雜，單位人員很多，辦事人員素質也有高有低，導致經常出現基建相關檔案上交不及時的情況。此外，相關人員在業務能力、文化水平上也存在較大差異，這樣收回的監獄基建檔案就不完整，丟失了大量寶貴的材料。

（二）基建項目時間長，材料容易丟失。對監獄基建工程而言，需要經過一系列流程，包括提出方案、成立項目、審核批準、實地勘察、施工建設、完成項目等內容。在工程建設期間，容易出現各種問題，從而對其進程造成了不利影響，如缺乏足夠的資金，設計方案出現變更等。如此一來，要通過較長的時間才能確認，在這個時間段內，極易發生檔案丟失的問題，因為相關負責人較多，項目比較分散，很難及時將責任人找出來。

（三）基建項目專業性強，易出現誤差。在監獄基建工程中，涉及眾多專業性很強的知識，基本上所有資料都是專業術語，包括工程設計圖紙、預算資金分析報表、合同簽訂書、承包商投保書等，同時資料的形式也多種多樣，有文字、照片、圖表等，題材也不相同。此外，對于負責監獄基建檔案管理的人員來說，很少通過專門的培訓，不了解監獄基建工程運作情況，極易發生錯誤，導致一些重要檔案出現丟失的情況。

二、加強監獄基建檔案管理的重要性

（一）能夠促進監獄建設與發展?；n案是監獄建設活動期間產生的第一手資料，通過加強基建檔案管理工作，能夠將監獄基建在建設、改建、維修、使用等方面的情況反映出來。在監獄基建檔案管理過程中，重點是做好收集工作，主要包括從開工前到竣工交付使用后整個過程產生的各種批報文件、合同協議、洽商變更等資料。對于監獄基建項目而言，具備成本投入高、建設周期長、涉及環節多、內外協作關系復雜等特點，所有生成的檔案載體和數量也很多，且具備極高的保存價值。因此，加強對監獄基建檔案的管理力度，可以有效推動監獄的建設與發展。

（二）為監獄規劃、建設和管理提供可靠依據。監獄基建檔案涉及單位眾多，包括工程的規劃、設計、施工、監理、建設等單位，同時還涉及相關政府部門，對于建設工程項目來說，若是缺乏完整、真實的基建檔案，那么就無法為今后的使用與改造提供依據。監獄基建檔案除了可以將建筑物變化與發展情況反映出來以外，還可以為監獄的規劃、建設以及管理提供可靠依據，在促進監獄建設與發展上發揮著巨大作用。監獄基建檔案可以為歷史查找、產權查證、經濟糾紛和科學研究提供素材，能夠服務于監獄今后的發展，需要引起監獄相關領導的足夠重視。

三、監獄基建檔案管理中存在的問題

（一）對監獄基建檔案管理重視程度不足。通常來說，監獄基建檔案工程項目周期較長，很多都在半年以上。從基建工程管理來說，場所租借、人員抽調、班子組合、機構成立等都是臨時性的，對此很多項目管理人員將工作重心放在項目施工建設上，在很大程度上忽視了對基建檔案材料的收集、整理等工作。且很多基建檔案管理人員思想上存在誤差，認為基建檔案無法為監獄帶來直接的經濟效益，所以投入的時間與精力有限。隨著項目施工建設的進行，一味狠抓施工進度，忽視了工程資料，在基建檔案管理工作上，也顯得非?；靵y，加之很多管理人員為臨時抽調，無法保證監獄基建檔案的真實性、完整性。此外，一些項目施工負責人思想上也忽視了基建檔案的收集和整理工作，沒有妥善保存。在監獄基建施工期間，沒有同步對基建檔案進行收集和整理，從而導致基建檔案出現遺漏、丟失的問題。

（二）監獄基建檔案管理不夠規范。在我國社會主義市場經濟體制轉型建設過程中，基礎設施工程項目在建設、管理和投資上出現了翻天覆地的變化。如原來基建項目建設用地主要由國家進行劃撥，不過在市場經濟體制下，基建項目需要經過競拍，且隨著項目建設的進行，需要經過招投標確定施工單位與監理單位。而在項目施工建設期間，還需要經過征地拆遷、融資、改造裝修、代建、擴建等階段，對于以上基建項目的建設，與項目運作密不可分，從而為監獄基建檔案管理帶來了巨大變化，檔案內容也更多更復雜，同時監獄基建檔案建設程序也更加復雜。不過在監獄基建檔案改革、變化的過程中，都可以看作是一個學習的過程，可以不斷進行新的嘗試，而由于監獄基建檔案管理缺少規范性指導，同時在資料收集、整理、歸檔以及利用等方面標準不明確，影響了監獄基建檔案作用的發揮，需要盡快作出改進。

（三）監獄基建檔案管理人員素質有待提升。從現階段監獄基建檔案管理人員現狀來看，不僅素質不高，能力也不強，主要表現在以下兩點：第一，因為很多監獄基建檔案管理人員為臨時抽調，沒有接受專業檔案培訓教育，不了解檔案業務，檔案管理方面的知識也很匱乏，為檔案的收集、歸檔和開發帶來了不利影響。第二，在監獄基建工程施工期間，經常出現人手不足的情況，檔案管理人員大多是兼職，業務非常繁雜，工作量很大，不能將自身全部時間與精力投入到檔案管理工作中，也疲于應對。這樣就導致監獄基建檔案管理方法非常落后，無法充分發揮出現代信息技術的作用，導致監獄基建檔案的編目、檢索、開發和利用效率很低。

四、加強監獄基建檔案管理的問題

（一）切實增強監獄基建檔案管理部門服務意識。對監獄基建檔案管理利用來說，除了是檔案管理工作職責以外，還是檔案管理工作中的重點內容。不過就現階段監獄檔案管理工作情況來說，其利用率還有待提升，分析其原因，主要是監獄基建檔案管理人員服務意識不強，且檔案管理基礎工作很薄弱，對監獄基建檔案的查詢與利用帶來了嚴重的影響。對此，監獄基建檔案管理人員需要盡快增強服務意識，不斷改進工作方法，大力宣傳館藏內容。由于很多檔案管理人員對監獄基建檔案管理工作內容與職責認識不到位，需要大力宣傳監獄基建檔案管理利用的重要性，確保監獄基建檔案利用效率低、方式單一、范圍較小等問題得到解決。在宣傳監獄基建檔案的時候，需要檔案管理人員具備較強的服務意識，盡快轉變工作理念，主動開展服務工作，不斷提升檔案管理工作水平，確保監獄基建檔案的作用充分發揮出來。

（二）改善監獄基建檔案管理的外部環境。為切實提升監獄基建檔案管理工作水平，改善服務質量，不僅要增強檔案管理人員的服務意識，監獄相關領導也要在提高思想認識，高度重視基建檔案管理工作，要充分意識到基建檔案管理工作的意義，盡快建立起協調的工作機制，督促各部門主動做好基建檔案資料的收集、整理、歸檔等工作。監獄方面需要不斷改善外部環境，為基建檔案管理工作的開展創造良好條件，這樣才能促進監獄基建檔案管理質量的提升。

（三）健全監獄基建檔案管理制度。從當前監獄基建檔案管理工作來看，主要參照《城建檔案管理規定》實施細則。這樣一來，雖然能夠讓監獄基建檔案更加規范，但是在某種程度來說，對于監獄基建檔案管理工作而言，也需要結合實際情況，制定相應的檔案管理制度。通過嚴格落實制度，才能確保監獄基建檔案管理工作有序開展，促進管理水平提升，讓基建檔案得到充分利用。

（四）增加監獄基建檔案硬件投入。從以往監獄基建檔案檔案工作來看，檔案載體以實物與紙質兩種為主，這樣除了在管理與查閱上非常不方便以外，還極易導致出現損害、丟失的情況。在當今信息時代背景下，要將現代化管理手段用到監獄基建檔案管理工作中，實現對紙質檔案的數字化轉化，便于監獄基建檔案的存儲、檢索和查閱，提升監獄基建檔案管理的現代化水平。所以，監獄需要在基建檔案管理上增加資金投入，不斷改善硬件設備，如盡快購置計算機、打印機、掃描儀、復印件等，同時應用好現代化管理技術，為監獄基建檔案的電子化和現代化創造良好條件。此外，在監獄基建檔案管理過程中，為更好地實現紙質檔案電子化，還要設計單位提供相應電子版圖紙，確?？梢栽趫D紙上完整、系統地反映工程設計情況。針對一些保存價值較高的圖紙，還需要建立電子檔案，讓其得到長久性保存。

（五）提升檔案管理人員綜合素質與業務能力。監獄基建檔案管理工作具有復雜、細致等特點，為進一步提升基建檔案管理工作水平，需要定期開展對檔案管理人員的業務技能培訓工作，不僅要讓他們學習更多與檔案管理相關的專業知識，還要提升他們的操作技能，同時也能夠形成良好的職業道德，能夠認真做好監獄基建檔案的收集、整理、歸檔和利用工作。此外，對于監獄基建檔案管理人員來說，需要深刻認識到學習的緊迫性，在日常工作中加強學習，掌握更多新知識、新技能，如檔案管理學、檔案學、檔案保護技術、計算機技術、網絡信息技術等。這樣才能更好地將現代信息技術應用到監獄基建檔案管理工作中，不斷提升基建檔案管理工作的現代化、科學化水平。

五、結語

總之，隨著當今社會形勢的不斷變化，監獄基建檔案管理工作也出現了巨大變化。對此，當前需要認真分析監獄基建檔案管理工作中的問題，不斷創新工作方法，提升管理工作水平。此外，監獄還要投入更多資金，建立完善的制度，提升人員的素質，確?；n案管理工作能夠正常開展，讓檔案資料的應有價值得到體現。

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