行政事業單位存貨管理問題與對策

劉月芝

摘要：存貨是行政事業單位在開展行政和事業活動中為滿足消耗需要而儲備的各項資產，如辦公用品、用具、器具等。由于行政事業單位不以盈利為目的，對存貨管理的力度要明顯弱于企業單位。本文分析了行政事業單位存貨管理存在的問題，并提出了對策和建議。

關鍵詞：行政事業單位；存貨管理；問題；對策

存貨是行政事業單位在開展行政和事業活動中因消耗而儲備的各項資產，如辦公用品、用具、器具等，占用了大量的資金。因此，加強對存貨的管理，對于提高行政事業單位財務管理水平，加快資金周轉，提高預算資金的使用效率具有重要的意義。然而由于行政事業單位不以盈利為目的，只核算資金收支，不進行成本核算，因而不利于對存貨的核算和管理，所以，這就要求各行政事業單位必須提高對存貨管理重要性的認識，加強對存貨的核算和管理，以提高預算執行的財務績效。

一、行政事業單位存貨管理的特殊性

（一）存貨核算方法簡單化

與企業單位不同，行政事業單位執行的是收付實現制會計，對于存貨核算而言，只核算與存貨有關的資金收支，而不核算其執行的結果。例如，存貨購進之后，便形成了一項支出，而沒有形成存貨資產。這一會計確認基礎，致使行政事業單位對于存貨的管理與企業單位存在明顯的不同。行政事業單位可以在購進存貨時直接將其列為支出，而不必經過驗收入庫和領用等控制程序。而企業單位在購進存貨時，必須要經過嚴格的計量和驗收程序，并將其列為企業的資產，經過領用之后，才能將其轉為成本費用。由于收入與費用配比的需要，客觀上決定了企業單位必須將資產的采購和領用兩個環節分開核算，以分別提供資產和費用信息。

（二）存貨管理程序簡單化

由于行政事業單位存貨的采購和使用程序可以合為一個程序，購進的物品不進“存貨”科目，并不辦理入庫登記手續。這就決定了行政事業單位對于存貨的會計核算比較簡單，普遍不設置存貨明細賬，不進行明細核算，也沒有專門的倉庫和專人對存貨進行保管。有些單位雖然建立了存貨明細賬，也經常不進行盤點。

（三）存貨核算和管理職能分散化

行政事業單位對于存貨的管理大多實行“歸口管理”的原則，即各職能部門負責本部門的存貨管理工作，配備存貨管理人員。但是存貨的會計核算工作則集中在單位財務部門核算。

二、行政事業單位存貨管理存在的問題

相對于固定資產，行政事業單位的存貨資產在整個資產中所占的比例不大，價值比較低，因此，行政事業單位普遍對存貨的會計核算和管理重視不夠，在存貨采購和使用中管理比較粗放，控制不嚴，極易出現存貨流失和浪費的現象。

（一）對存貨管理重要性的認識不到位

行政事業單位存貨采購的經費來源主要是財政撥款、財政補助、事業收入，具有無償性的特征。因而行政事業單位對于存貨管理普遍沒有企業單位重視，這是導致存貨核算方法和管理程序簡單粗放，產生資金損失和浪費等問題的重要原因。

（二）存貨內部控制制度薄弱

存貨種類繁多，采購收發頻繁，對于任何單位而言，建立完善和有效的內部控制制度對于保證存貨安全，避免資金的損失和浪費都具有十分重要的意義。然而，行政事業單位有關存貨的內部控制制度不是過于簡單，就是流于形式。例如，行政事業單位受人員編制的限制，常常一人多崗，不相容職務分離程序很難貫徹到存貨管理的具體環節當中。例如存貨采購業務的審批、經辦、保管等一般都沒有真正的職務分離，形不成有效的互相制約和互相牽制的機制。

（三）會計核算不細，存貨管理基礎工作薄弱

行政事業單位往往疏于存貨的日常管理，新增存貨往往不能及時登記入賬，游離于會計監督和管理之外；有時候存貨雖然進入了財務賬冊，但是實物管理部門卻鮮有建立相應的賬卡，賬實不符和現象經常發生。由于會計核算不健全，會計信息失真，因此不能如實地反映存貨的實際數量和增減變化情況。

（四）存貨預算控制不嚴密，存貨存在積壓現象

長期以來，行政事業單位并沒有形成完整的存貨盤點制度，各預算單位在編報下一年度預算支出指標時，由于“家底不清”，常常重復編制預算，重復采購，從而造成財政資金的嚴重浪費。

（五）存貨收發制度不完善，存在存貨流失風險

行政事業單位存貨收發制度不完善主要表現在以下兩個方面。一是存貨采購驗收程序不規范，導致存貨的質量達不到要求；存貨不能及時驗收入庫登記入賬，造成存貨信息不準確；存貨賬目混亂，存貨流失風險比較大。二是存貨領用手續不完善，審核不嚴格，發出存貨登記不完善，可能導致存貨流失。

三、加強行政事業單位存貨管理的建議

（一）領導重視，強化存貨管理意識

行政事業單位要自上而下地提高對存貨管理的認識，特別是單位領導人和財務部門首先要帶頭樹立對存貨管理重要性的認識。要增強行政事業單位存貨管理意識，需要借助一定的制度手段，例如對于違反存貨管理制度的行為要予以處罰等，只有這樣才能把對存貨管理重要性的認識貫徹到行政事業單位的每一項具體業務環節當中。

（二）建立不相容崗位分離制度，完善存貨內部控制制度

行政事業單位要明確各相關部門和崗位職責權限，確保存貨業務不相容崗位職責的相互分離、相互制約和相互監督。特別要保證存貨采購計劃的提出、審批、執行、保管、使用等職能的崗位分離。即采購、驗收和付款崗位相分離；銷售與收款崗位相分離；業務申請與審批相分離；審批與執行相分離等。要建立授權批準制度，明確審批人員對存貨業務授權批準的權限、方式和程序，嚴禁未授權的人員辦理存貨采購。財務部門要堅持原則，對經辦人員超越職責權限范圍的業務要拒絕辦理。

（三）細化存貨會計核算，為存貨管理提供充分的會計信息

對于存貨的收發領退，要設置“存貨”科目進行賬務處理，并準確把握與區分“存貨”與“事業支出”科目的邊界，大額的存貨采購都應當列入“存貨”科目核算，只有零星的存貨采購才可以直接列入當期的“事業支出”科目。

（四）加強存貨日常管理，保證賬實相符

加強日常管理是保證存貨內部控制制度有效執行的重要基礎。一是要建立完整和有效的存貨內部控制制度，建立健全完整的存貨物資收發、領用手續，定期與總賬進行核對，從制度上保證存貨物資賬賬相符、賬實相符。二是建立定期的存貨清查制度，各行政事業單位至少要在每年的年末對其存貨進行一次全面的清查核實，對于發生的存貨盤盈、盤虧情況，要及時查明原因，以便明確事故的相關責任人，并按現行的規章制度及時處理。三是對行政事業單位的存貨占用狀況和結構進行合理的分析，核實存貨的規模，防止存貨積壓。四是對于存貨清查成績顯著的單位和個人要予以表彰，對存貨管理不到位的單位和個人要予以批評，以督促內部各單位加強對存貨的內部管理。

（五）提高信息化水平，為存貨管理提供信息平臺

信息化是存貨管理的必要平臺。行政事業單位要建立起包括計劃管理和核算管理等內容的信息系統，將存貨的采購、入庫、領用等各項業務全部通過系統加以反映，并按照管理權限的原則設置相應的系統管理權限，以實現對存貨的電子化管理與實時監控。

（六）建立責任追究機制，強化各部門存貨管理責任

要改變“重采購、輕管理”的現象，財務部門、存貨管理部門應定期或不定期地對存貨進行盤點，核對賬、表、卡、物，以確保賬賬、賬表、賬卡、賬物的相符；要進一步明確資產保管者、使用者的職責，強化管理責任；要加強對各部門存貨管理責任的監督和檢查，將資產管理工作納入部門和個人績效考核的內容，以確保存貨的安全和完整。對于疏于管理，造成存貨流失的部門和個人，要分清責任，并進行追究。

綜上，行政事業單位存貨是國有資產的重要組成部分，行政事業單位的特點決定了其存貨管理的特殊性，比如存貨常常表現為賬外資產等。因此，這也決定了其存貨管理會存在較大隱患，需予以高度重視，需領導和有關人員的密切配合和相關制度的進一步完善。

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