加強附屬醫院教學檔案管理 深化臨床教學工作服務內涵

李曼+劉斌+徐淑杰+周陽

摘要：醫學院校附屬醫院教學檔案管理的完善與否以及利用率的高低決定了教學工作的質量，尤其在信息化技術高度發展的今天，醫院教學和檔案管理可以借助網絡信息化平臺更加完美地融合。因此，加強醫院教學檔案管理對做好臨床教學工作至關重要。本文深入分析了當前醫院教學檔案管理存在的不足之處，并提出了有效的整改措施，旨在進一步提高醫院教學檔案的管理質量。

關鍵詞：附屬醫院；教學檔案；不足之處；整改措施

中圖分類號：R197.32 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）015-00-02

作為醫學院校的附屬醫院，除了承擔繁重的醫療工作，還承擔了醫學生臨床教學和實習任務，尤其是本科教學評估工作開展以來，臨床教學工作也將面臨重新定位和挑戰，這就對醫院教學檔案的收集、整理與保存提出了更高的要求，因為一個好的檔案管理不僅能總結過去的成績和不足，亦能指導現在和將來的臨床教學工作。

醫院教學檔案本質上屬于醫院檔案的一個分支，是醫務人員在從事醫療教學工作活動中直接形成的有關文字、圖表、聲像及電子載體等方面的資料，是有機歷史聯系的文件體系[1]。是評估醫院教學質量和教學管理水平的必要依據，也是教學成果的重要體現。然而，現階段各附屬醫院教學檔案管理工作中仍然存在著諸多不足之處，對臨床教學工作不能起到積極地促進作用。因此，及時發現教學檔案管理中存在的不足之處并采取有效的整改措施就顯得尤其重要。

一、醫院教學檔案管理工作存在的不足之處

1.對教學檔案管理缺乏重視和完善的制度

當前，大部分醫院把注意力集中在醫院的醫療質量，醫療技術、科研水平、以及醫院學科建設和人才的培養上面，雖然對醫院教學質量重視程度亦逐漸提高，但是卻忽視了教學檔案管理在教學中所起到的重要作用，且對工作人員缺少完善的績效考核制度。直接導致教學檔案管理者缺乏工作責任心，缺乏長遠意識，更有甚者由于工作人員粗心大意使得積累的寶貴檔案資料丟失，直接導致檔案管理部門形同虛設，不能充分利用，降低了教學檔案管理的積極意義。

2.檔案資料收集不完整

醫院教學檔案不同于人事檔案和病歷檔案，主要表現在收集完整的教學檔案資料絕非易事，主要原因有以下幾個方面：一、大部分教學醫院對教學檔案管理重視程度不夠；二、教學資料主要分散在各個教研室、承擔教學任務的臨床科室和帶教老師手中，這些資料缺乏完整性，系統性。由于工作原因，很多臨床科室的帶教老師頻繁調整，經常出現教學檔案資料出現空白；三、部分教學秘書和帶教老師認為在臨床教學工作中形成的教學資料是自己的心血和專利，不愿意上交科教部門歸檔，一旦調整這些人員就會面臨資料丟失。

3.缺乏教學檔案的收集整理和開發利用意識

附屬醫院教學檔案的收集工作中，醫學院校和醫院相關職能部門生成的教學資料相對便于收集保存。但是，在學生的臨床教學和實習工作中，教學檔案的收集整理和開發利用尚沒有形成規范化管理，例如，在實習生帶教工作中，很多附屬醫院的臨床科室僅限于根據學校制定的教學計劃，教學大綱的內容完成教學任務，根據實習大綱的要求帶好實習學生，完成本職工作，以不出現教學事故為原則，忽視了對臨床教學過程中出現各種問題的總結和整理，導致了臨床教學檔案、見習生和實習生日常進行的理論與操作考試資料丟失，教學活動缺乏完整的系統的記錄，醫院的臨床教學檔案資料殘缺不全。此外，在遇到學校或上級單位相關檢查時，醫院臨時組織各相關科室整理補充的教學材料，在相關檢查結束后，這些資料的檔案管理后續工作亦隨之不了了之。

4.檔案管理缺乏信息化平臺

信息化管理教學檔案具有便于收集，整理和總結經驗，同時便于搜索和利用。但是目前大部分醫院教學檔案管理工作仍停留在人工收集，人工保存的現狀，不利于檔案的收集，整理和運用，嚴重影響了醫院教學檔案管理的信息化進度。

5.教學檔案工作人員業務素質普遍不高

許多教學醫院的教學檔案管理工作人員都是從護理、行政等其他部門轉崗而來，不具備相關專業知識和實踐操作和書寫能力；同時學習新的相關專業知識機會少，數字化管理能力亦非常薄弱。這些在一定程度上阻礙了醫院教學檔案管理的發展。

二、加強教學檔案管理，提高臨床教學質量

1.提高意識并重視加強教學檔案管理

在學校、醫院、教研室檔案三級管理模式中，醫院作為二級教學管理部門是教學檔案三級管理模式的核心，而重視醫院及各教研室的檔案建設是教學檔案三級管理模式的重中之重[2]。醫院領導首先要提高意識，認識到教學檔案是臨床教學工作的客觀反應，其優劣直接反應了臨床教學工作水平。所以院領導需提高意識，督促全院臨床醫務人員提高收集保存教學檔案意識，引導醫務帶教者正確使用教學檔案，借鑒其他教研室、帶教老師的優缺點，充分發揮檔案管理工作的效能。另外，建立一套完善的管理制度并納入工作成績考核顯得非常重要，例如完善實習生教學管理規章制度，建立院長，分管教學副院長、科教部門、教學督導組、教研室、教學秘書和臨床帶教老師相連的管理系統，層層明確職責[3]。只有這樣才能督促工作人員在平時教學工作中重視并積極認真收集原始資料，保證教學檔案的完整與真實。同時醫院應該相應加大檔案管理所需要的配套設施投入，積極引進先進的電子檔案管理系統，提高檔案管理和使用的效率與質量。

2.加快教學檔案信息化建設

人工收集和紙質存檔是制約教學檔案管理發展的重要原因之一，醫院要提高教學檔案管理的便捷性和利用效率，就離不開信息化建設，使用先進的電子信息化管理體系能使教學檔案更加便于分類保存和管理應用；同時應該建立教學檔案院內網上平臺，醫院科教管理部門及時收集整理臨床教學教案，選出精品教案上傳院內教學平臺，形成精品教案共享平臺，此外采用關鍵詞檢索和全文檢索相結合，使得各個臨床部門教學歷史資料信息在任何時候，院內的任何科室都能使用院內網絡快速查找和直接利用，讓教學檔案更加便捷地服務于臨床教學活動[4、5]。可利用互聯網的優勢，要求生源原單位的教學管理平臺授權給醫院科教部門使用。建立醫院教育工作平臺，納入所有類型的學生，實現對學生信息的統一管理。院內系統可跟各生源單位的教學管理平臺建立接口，獲得統一視圖數據。

3.提高檔案管理人員的業務素質

管理人員的業務素質和工作責任心直接決定了教學檔案管理工作水平及質量，所以必須提高管理人員的工作態度和業務素質。臨床教學資料分散在各個臨床科室和帶教老師手中，收集難度大，要做好收集工作，檔案管理人員必須具備強大的工作責任心和職業道德操守，樹立教學檔案直接為臨床教學人員服務的理念。教學檔案管理人員需要聯合教學督導專家深入臨床一線調研臨床教學對檔案的需求，定期參與實習生帶教聽課，檢查臨床老師授課教案準備情況，對不符合要求的教案提出改進意見，督促教師在授課完成后盡快提交教案材料。同時，教學檔案管理人員應該熟練掌握計算機操作知識，掌握信息化管理手段，不斷更新和改善知識結構，增強創新思維，提高工作效率。

教學檔案管理人員應該緊跟時代步伐，針對教學檔案內容豐富、載體類型多的特點，通過在職學習、專業培訓及繼續教育等多種渠道有目的地進行業務培訓，不斷更新知識，改善知識結構，增強創新思維，提高工作效能。同時協同臨床一線，不斷總結探索檔案管理新方法，推動檔案管理水平的提高。

總之，醫院教學檔案最終目的是服務于臨床教學，出色的檔案管理可以為附屬醫院臨床教學工作提供有力的證據支持和幫助。臨床教學檔案管理工作又是一項長期的、系統的、繁雜的工作；因此，加強重視程度，提高檔案管理人員專業素質以及必要的信息化應用顯得尤為重要。

參考文獻：

[1]王英瑋.專門檔案管理[M].北京：中國人民大學出版社，2004：109.

[2]梁紅敏，羅志勇，王麗群等[J].昆明醫學院學報，2010（10）：133-136.

[3]樊曉昱.醫院醫療教學檔案管理中的問題及對策研究[J].中國醫學裝備，2014，11（07）：088-090.

[4]王莉莉.試析在新時代背景下的醫院智能化檔案管理[J].中國衛生產業雜志，2013，10（24）：9-10.

[5]葉蘋.醫療檔案管理信息化的優勢以及實現方式[J].中國衛生產業雜志，2013，10（19）：176-178.

作者簡介：第一作者：李 曼，連云港市第一人民醫院。