淺析如何實現(xiàn)檔案管理中的優(yōu)化管理

杜麗麗

摘 要：檔案是一個龐大的信息庫，是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的單堆資料中，要根據(jù)需要，把相關信息系統(tǒng)地，規(guī)范地整理出來，通過加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實現(xiàn)其價值。只有對檔案進行系統(tǒng)管理才能在日常工作中發(fā)揮檔案的真正作用。

關鍵詞：檔案管理；優(yōu)化管理

檔案?！皺n案”在現(xiàn)代文明社會己經(jīng)不是什么神秘的東西了，人們在自己的工作、生活、學習中，越來越清楚地感受到檔案就在身邊，人人都要和它打交道。國家與國家的關系，機關工作，科研、基建、生產(chǎn)活動，醫(yī)療、訴訟、財會工作，甚至個人參與的社會活動、個人交往中都會產(chǎn)生原始的記錄，成為憑據(jù)性或參考性歷史資料，保存起來就是檔案

檔案的定義。法律定義：《中華人民共和國檔案法》第二條的表述：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！?/p>

一、企業(yè)檔案存在的問題

（一）檔案工作缺乏制度化的管理程序

當前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。新檔案人員不斷進人，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。

（二）缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網(wǎng)絡化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投人少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備擔由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。

二、強化檔案綜合管理的措施

（一）檔案工作要有計劃和目標

檔案工作要想取得長遠的發(fā)展，必須增強檔案工作的主動性、前瞻性，制定出有指導性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此，領導干部要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結(jié)合當今數(shù)碼技術及網(wǎng)絡發(fā)展的新趨勢，加大技術投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實際的工作計劃。

（二）加強檔案基礎工作，按時完成上級部門的檔案工作

在檔案基礎管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎工作，從領導機制到管理體系從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。

（三）加強培訓力度，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關管理制度

檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務水平是檔案管理工作的重要保證。管理制度方面，認為：一是要明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責，形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機制。二是建立健全檔案管理制度，按照《企業(yè)檔案管理標準》的要求，依據(jù)《檔案法》有關規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實際編制各種規(guī)章制度，并在實際工作中不斷進行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關要求，加強對各個環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定。

（四）五個統(tǒng)一

抓好組織建設，完善管理制度，做到“五個統(tǒng)一”抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵。一是成立由分管領導任組長、辦公室主任為副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領導小組，協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作為檔案工作的綜合管理提供組織保障；二是把檔案管理工作列入領導層辦公室的議事日程年初有部署年底有總結(jié)平時有檢查指導，并接受上級和地方檔案管理部門的領導和指導；三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門做到統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一規(guī)劃計劃，統(tǒng)一檢查指導和統(tǒng)一培訓交流。

（五）引入現(xiàn)代化手段

近年來，隨著信息技術的廣泛應用，一些檔案館開始實施數(shù)字檔案館計劃，或開始對部分館藏檔案進行數(shù)字化處理，以便為今后實現(xiàn)檔案全文信息網(wǎng)絡化查閱做準備。這是一部分國家綜合性檔案館順應社會信息化的發(fā)展趨勢，在實行檔案資源信息化過程中采取的一項有力措施，其意義十分深遠，它不僅能使通過計算機終端查閱檔案全文成為現(xiàn)實，也將使檔案館在不久的將來通過現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡向不同層次的利用者提供遠程檔案信息查閱服務成為可能，由此根本性地改變了傳統(tǒng)的檔案查閱方式，為檔案信息資源廣泛方便地為社會所用開辟了一個十分廣闊的空問。由于館藏檔案數(shù)字化鑒定是一項新的業(yè)務，技術要求高、難度大，又缺乏實踐經(jīng)驗，除了上述鑒定原則的切實貫徹，其策劃和組織工作也l一分重要。在某種程度上，科學策劃和周全組織，是保證數(shù)字化能夠按照預定的目標進行并取得成功的關鍵。

三、總結(jié)

進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《檔案法》和國家有關檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領導體系，加強對檔案工作的領導、檢查和考核不斷提高檔案管理工作水平。

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