歸檔模式在高校研究生學位檔案的研究

趙海燕+向紅

摘要：文章從多個維度出發，全面分析研究生學位檔案的工作內容，在此基礎上，逐步實現歸檔模式的信息化、智能化以及現代化的構建，以期滿足高校檔案管理工作的客觀要求，為檔案信息服務體系的構建奠定基礎。

關鍵詞：高校研究生；學位檔案；歸檔模式；方法

前言

研究生學位檔案作為高校檔案管理工作的重要構成，在高校人才培養以及學位授予等環節發揮著關鍵性的作用。為了進一步提升研究生學位檔案管理工作的質量，增強檔案服務的高效性，在本文研究中會著重對研究生學位檔案的內容和特點展開分析，在此基礎上，以相關理論原則為基本框架，從多個角度出發，實現歸檔模式與學位檔案管理工作的結合。

1.高校研究生學位檔案的內容與特點分析

高校研究生學位檔案內容涉及到研究生攻讀期間形成的相關個人信息，學位培養、學位申請、學位論文以及答辯等多種內容，實現了對研究生學習過程中的記錄。與其他檔案相比，研究生學位檔案具有分散性、成套性等特點。研究生的攻讀時間一般為3到5年，在不同的時間內，出現不同的檔案材料，需要歸檔人員開展持續性的歸檔操作[1]。研究生學位檔案雖然呈現出一定的分散性，學位檔案材料眾多，但是從實際情況來看，研究生檔案材料具有一定的系統性，在進行檔案歸檔過程中，進行材料的系統性管理，推動研究生學位檔案歸檔工作的順利進行。

2.歸檔模式在高校研究生學位檔案中應用所遵循的原則

歸檔模式在高校研究生學位檔案的開展不僅需要各項技術的支持，還需要工作人員立足于歸檔模式開展的實際，以科學性原則與實用性原則為引導，從宏觀層面提升自身的思想認知程度，明確歸檔模式的基本需求，進而全面提升高校研究生學位檔案歸檔模式的效率。

2.1歸檔模式在高校研究生學位檔案中的應用必須要遵循科學性的原則。歸檔模式在高校研究生學位檔案中的實現，要充分體現科學性的原則，只有從科學的角度出發，對高校研究生學位檔案的相關內容、歸檔模式的定位以及具體職能，進行細致而全面的考量，才能夠最大限度地保證歸檔模式能夠滿足高校研究生學位檔案工作的客觀要求。只有在科學精神、科學手段、科學理念的指導下，才能夠以現有的技術條件與操作方式為基礎，確保歸檔模式在高校研究生學位檔案工作中的科學高效實現。

2.2 歸檔模式在高校研究生學位檔案中的應用必須要遵循實用性的原則。由于高校研究生學位檔案涉及領域較多，工作類型內容多樣，信息數據繁多。為了適應這一現實狀況，確保歸檔模式在高校研究生學位檔案中的有效應用，就要盡可能的增加歸檔模式應用方案的兼容性，減少復雜冗余環節應對高校研究生學位檔案中歸檔模式應用活動的不利影響。因此歸檔模式以及相關技術應用流程必須進行簡化處理，降低操作的難度，提升歸檔模式應用方案的實用性能，使得在較短時間內，進行有效化操作，保證高校研究生學位檔案工作的順利開展，提升現階段高校研究生學位檔案工作的質量與水平。

3.歸檔模式在高校研究生學位檔案中應用的途徑

歸檔模式在高校研究生學位檔案中的應用是一個全方的過程，檔案管理人員在實際操作的過程中，明確學位檔案管理的內容與基本特點，以科學性原則與實用性原則為基本框架，從歸檔內容、歸檔時間、云計算技術以及組卷方式等層面入手，推動歸檔模式在高校研究生學位檔案中的有效應用。

3.1高校研究生學位檔案歸檔內容與時間的確定

高校檔案管理部門在進行歸檔模式構建的過程中，需要進行管理責任的劃分，明確研究生學位檔案管理部門作為歸檔部門，其在檔案資料的管理以及傳輸過程中應發揮出作用。在進行歸檔部門確定的同時，應對歸檔內容進行明晰，通過不同檔案主管負責人員之間的有效溝通，對學位信息中的材料進行分析，確定歸檔信息，在此基礎上由歸檔部門統一進行立卷管理，例如文獻綜述、學術論文等檔案材料，需要歸檔部門進行收集。對于研究生學位檔案歸檔時間，為了便于歸檔操作，歸檔部門通常情況下選擇第二年的3月份之前完成學位檔案立卷與移交工作，例如2017年接受2016年的研究生學位檔案，由于不同檔案材料的形成時間不同，因此通過對歸檔時間段的劃分，使得檔案工作能夠有序進行。為了保證高校研究生學位檔案歸檔質量，除了在進行歸檔內容與歸檔時間的確定之外，還需要從歸檔標準出發，對檔案材料排列順序、卷宗目錄設置、檔案好編制等出發，實現歸檔模式的準確性，避免檔案管理差錯的出現。

3.2云計算網絡歸檔框架模式的構建

為了實現歸檔模式的現代屬性，實現研究生檔案的科學高效管理，以云計算為框架，對學位檔案管理的內容進行科學性分析，厘清檔案管理的基本流程，推動高校研究生學位檔案歸檔模式的模塊化與分區設計工作的實現。為了減少研究生學位檔案歸檔過程中出現冗余信息出現的幾率，需要借助于云計算的處理能力，將網絡框架進行細化，進行信息存儲的安全隔離與有效擴展，為了避免高校研究生學位檔案歸檔模式在運行過程中，由于業務量增長導致的網絡運行負擔，需要對現有網絡架構進行調整與優化，對網絡關鍵階段進行必要的無縫互聯以及動態擴展，以此提升云計算下高校研究生學位檔案歸檔模式服務系統的數據信息處理能力[5]。

對云計算模式下歸檔模式的骨干網絡區域、業務區域、安全管理區域以及數據備份區域進行合理規劃，使得云計算在實際應用的過程中，能夠有效滿足檔案服務系統在開發建設過程中的技術需求與內容需求，實現檔案信息的科學匯總、有效分析與實時共享。這種電子檔案方式的出現，使得信息數據能夠在短時間進行快速交互，實現不同歸檔部門之間的有效配合，為歸檔模式在實踐中的應用提供了必要的基礎支持。

3.3立卷操作在高校研究生學位檔案中的應用

在立卷操作的過程中，歸檔人員要根據研究生學位檔案多元化的特點，根據“以研究生個人為案卷，個人具體材料為卷內文件”的組卷方式，對研究生檔案進行分類管理，從而有效避免檔案歸檔過程中出現檔案材料順序錯亂的情況，為后續檔案管理工作的開展提供了便利。檔案在查閱過程中，為了提升查閱速度，歸檔人員需要進行檔案編號的制定，例如某醫學院校研究生分為博士、碩士以及七年制幾大類，其檔案編號分別對應為1612、JX1613以及JX1614，檔案編號有畢業時間+分類號+案卷號等要素工程，通過這種方式，實現檔案編號編制的科學性與實用性，為后續相關工作的開展提供了便利條件。

4.結語

歸檔模式在高校研究生學位檔案管理工作中的應用，對于高校學生工作的開展有著十分深遠的影響，文章立足于研究生學位檔案的內容，在科學性原則與實用性原則的指導下，從多個層面出發，推動歸檔模式在高校研究生學位檔案管理中的有效應用，實現檔案管理的信息化與現代化。

參考文獻：

[1]鄧德成.高等學校研究生學位檔案歸檔模式研究[J].卷宗，2015（1）：53-54.

[2]王密.高校研究生新生檔案管理中的問題及對策[J].黑龍江史志，2013（23）.

[3]陳愛嫵.高等院校研究生學位檔案管理信息化建設探析[J].當代教育理論與實踐，2011（6）.