NGO的信息管理

張小莉　宋爽

信息管理是NGO管理的重要內容，也是推動NGO持續發展的重要環節。當前，我國的NGO信息研究主要集中在信息公開和信息監督等方面，忽視了NGO自身信息管理的發展。本文試圖打破這一研究壁壘，以H組織的信息管理實踐為依托，探討我國NGO信息管理的發展。

文獻綜述

信息管理對于任何一個組織的管理和發展具有重要意義，NGO也不例外。信息是組織對內管理的工具、對外交流的平臺。

在我國，許多企業、政府組織將信息管理作為推動本組織可持續發展的重要手段進行研究。許多學者和專家也將企業和政府部門的信息管理作為重要的研究對象。李輝通過對瑞典、挪威和丹麥北歐三國的電子政府國家進行研究，分析國外政府信息化進程的經驗，認為政府信息化建設已成為城市爭得經濟和社會發展先機的關鍵。賀運政和馬昊以信息化時代網絡空間的興起為背景，對信息化時代政府與社會關系重新定位進行了可行性分析，倡導應用網絡治理理論，實現“強政府—強社會”模式。邱嘉和吳永林認為，傳統的企業組織結構模式已成為企業發展的重要障礙，企業的信息化有利于組織結構的整合精簡，方便組織內信息交流，快速有效組織決策。

除了企業和政府部門，國內對于NGO信息管理的關注點主要集中在信息公開和信息監督方面。劉明飛認為，應建立非營利組織透明度的評價標準、明確非營利組織透明度相關法律責任，以實現非營利組織的良性發展。田小露認為，應從立法、政府監管和第三方評估機制等方面建立有效可行的信息披露機制，提高非營利組織的信息透明度和公信力。孫發鋒提出，應從明確信息公開的重點、構建信息公開的網絡化平臺、建立第三方監督機制等方面入手，推進慈善組織信息公開。

此外，關于NGO的信息化研究，羅繼程通過研究“格桑花”這一草根網絡組織信息化的過程，發現信息化幫助“格桑花”實現科學決策、改善管理流程，使組織運作更有效率；并且，在實現信息化的過程中，“格桑花”表現出官僚層級弱化、組織結構扁平化、組織內外網絡化等方面的特征，為傳統組織信息化提供了良好的借鑒。

通過以上述文獻整理，我們發現，當前各個研究領域對于NGO自身的信息管理關注較少。而實際上，NGO自身的信息管理對于NGO的發展具有重要意義和作用。本文將以H組織的信息管理實踐為依托，探討NGO的信息管理問題。

相關概念

NGO。英文全稱為Non-governmentOrganization，漢語直譯為“非政府組織”。NGO一詞最早在聯合國憲章中正式使用。上世紀80年代，NGO在全球范圍廣泛興起，成為新的社會支撐點。一直以來，NGO并沒有統一的定義。我們一般認為，NGO是指不以營利為目的的民間組織，即政府以外的基金會、協會、慈善信托、社團、非營利公司或其他法人。賽拉蒙教授總結了NGO的五個特征：非政府性質，不以權力為運作工具；組織性，是一種團體活動；非營利性，不以營利為目的；自治性，NGO的行為建立在法律和公共規范之上，具有高度自治性；志愿性，NGO秉持志愿精神，具有旺盛的生命力。王名認為，之所以被稱為NGO，是強調這類組織和政府的區別，它們屬于不同于政府部門的民間公共部門。

信息管理。“信息管理”一詞自本世紀70年代在國外提出以來，越來越受到關注。總結各類定義和概念，我們發現，信息管理就是為實現組織目標、滿足組織的要求、解決組織的環境問題而對信息資源進行開發、規劃、控制、集成、利用的一種戰略管理。從狹義上講，信息管理就是對信息加以管理，信息是被管理的對象。從廣義上講，信息管理不僅管理信息本身，還包含了與信息有關的人、機構、設備、環境等內容。信息管理的目標是有效滿足信息要求，信息管理的手段是通過資源的配置來實現其目標。

面對巨大的社會轉型，政府和市場在應對社會問題時均已失靈，NGO則在推動社會穩定、發展、進步的進程中發揮著不可替代的作用。對于NGO來說，信息管理涉及到組織的各方各面，它將現實世界與虛擬世界相連，為組織創造了另一個發展空間。

H組織的信息管理實踐

H組織成立于2003年，是一家關注公民社會領域中的志愿服務可持續發展的支持性草根民間組織。H組織當前的核心產品包括志愿者管理、志愿者培訓師發展、志愿服務領導力發展以及專業志愿服務。在H組織的內部管理框架中，除了行政管理、人力資源管理和項目管理，最近幾年，H組織正在策劃推行建立一套信息管理模式，以增強社會影響力。

目前，H組織的信息管理主要體現在三方面：內部公共盤和公共郵箱、合作伙伴數據庫以及對外信息宣傳。

公共盤是H組織內部的大型數據庫，用于儲存所有信息，包括人力資源信息、項目信息、各類文件、照片、視頻等。公共盤只有內部員工、志愿者和實習生可以使。公共盤的內容包羅萬象，從組織成立之初到當前的發展現狀，從每個項目建立之初的細節到完成后的收尾工作，公共盤像一個巨大的記憶器，儲存了H組織的發展歷史。老員工在公共盤中尋找回憶、吸取教訓；新成員在公共盤中了解歷史、汲取經驗。可以說，公共盤是H組織實施信息管理的基礎。

公共郵箱是H組織在職員工在工作期間使用的工作郵箱。其特點是郵箱密碼共享，郵箱資源共享。員工、志愿者和實習生均可交叉使用公共郵箱，不受任何限制。工作郵箱包含了最新的工作內容，郵箱信息的共享可以使H組織工作人員及時了解最近的工作進展，以及每個人的工作狀態。

合作伙伴數據庫是H組織在信息管理上的又一特色。H組織十分重視對外聯絡和資源對接。H組織要求其工作人員參加每一次對外活動都要與其他機構或個人交換名片與信息。在拿回名片后，H組織統一將名片掃描進電腦，生成一個文檔，也就是合作伙伴數據庫。在這個數據庫中，包含了社會各類群體。有正式合作對象、潛在合作對象、普通志愿者、專業志愿者，還包含企業、政府部門、教育機構、NGO、基金會等各類組織。H組織認為，每一個納入數據庫的對象都是現在或未來可以利用的潛在資源。H組織自身可利用的資源有限，想要做大做強，必須與社會上其他資源合作。“合作伙伴數據庫”就是H組織長期儲存的強大后備力量。在必要的時間，它會發揮難以想象的巨大作用。

對外信息宣傳是H組織利用大眾傳媒宣傳自身的方式。其主要傳播途徑有官方網站、新浪微博和微信平臺，這三類傳播途徑均是當下最流行的傳播媒介。H組織的官方網站主要用于介紹機構基本情況、總結匯報工作以及宣傳最新開展的項目。新浪微博是H組織對外宣傳的主力軍。關于新浪微博，H組織特別制定了《微博管理方案》，從三個方面知道微博管理工作。H組織內至少有兩人專門負責微博信息管理。一人負責挖掘最新公益新聞，特別是合作伙伴的公益新聞；另一人負責審核新聞內容。H組織要求微博負責人定時定量轉發合作伙伴的新聞和消息，平均每周轉發相關信息30條，原創新聞至少10條。H組織認識到，微博作為當下最盛行的網絡互動平臺，具有極高的利用價值。例如，前不久H組織在微博上發布招聘信息，幾分鐘之內轉發量上百，而應聘者的數量也急速攀升，可見微博影響力之巨大。對于H組織，微博是一個絕佳的對外宣傳工具，也是極好的搜集信息的途徑。此外，H組織，還在微博上關注了600多位合作伙伴和同道中人，粉絲數量達至1000。H組織經常與粉絲互動，了解大眾對H組織、對其服務項目的看法，從中受益匪淺。微信平臺是H組織啟用不久的信息傳播媒介，關注數目100左右，主要是合作伙伴、理事會成員和內部員工。H組織的微信平臺主要用于向關注者推送機構信息，介紹全球公益動態。由于啟用時間不長，信息推送數量不大，信息推廣效果不甚明顯。

H組織的信息管理依照由內而外的層次遞進。運用公共盤、公共郵箱和合作伙伴數據庫實現內部信息管理，運用官方網站、微博和微信實現外部信息管理。H組織內外信息結合實現了對資源、人力、設施的合理配置，擴大了社會影響力，提高了工作效率和項目運作質量。

問題與建議

H組織信息管理工作在一定程度上取得了成功。但是，在面對技術環境、制度環境等因素時，H組織的信息管理工作仍受到一些限制。

信息管理資金短缺。H組織將官方網站的運作外包給一家互聯網公司，每年需支付其約萬元管理費。由于H組織的非營利性，其資金并非十分寬裕。因此，有一段時期，H組織的官方網站因資金短缺而停滯。

信息管理人才短缺。H組織中并未設置正式的信息部門，也沒有招聘信息管理專業人才。H組織內部電子設備的安裝、維修、網絡系統的維護均由志愿者輔助完成。但是，許多信息專業志愿者并不能保證時時出現。因此，H組織常常處于網絡困難、信息障礙之中。

信息安全難題。由本文上述可知，H組織內部信息是共享的。雖然H組織是非營利機構，信息機密性沒有企業強。但是，內部信息泄露，尤其是重點項目信息泄露對于組織來講是致命的打擊。我們從H組織公共郵箱的落款簽名可以看出其對信息保護的重視：本郵件及其附件內容僅限于收件人的非營利工作之用，使用時請注意保密和尊重H組織版權，不得用于商業營利之用。

基于上述H組織在信息管理工作中呈現出的困境，筆者提出如下建議：

政策化扶持NGO信息管理。國家可將NGO信息管理列入推動社會組織發展的宏觀框架中，在資源上、資金上給予需要進行信息管理建設的NGO以優惠政策。鼓勵相關企業在人力、資金、硬件、軟件等方面給予NGO信息技術支持。對于初期申請信息管理建設的NGO，國家在財政方面可給予一定的稅收優惠，鼓勵NGO發展信息管理。

立法保障NGO信息安全。基于NGO信息泄露引發的危害，國家需逐步建立NGO信息保護相關法律法規。對于一個NGO而言，其核心項目內容是一個組織的靈魂，因為每一個項目背后是一筆基金支持。一旦某一項目策劃泄露，被有心之人利用，不僅會損害NGO和資助方的利益，更加會傷害受益方的利益。為保障NGO項目運作的正常有序，國家應制定并實施計算機安全及數據保護相關法律，保護信息使用者的權益，從宏觀上加強對信息系統的控制，保證NGO信息管理工作的良性發展。

增強NGO自身信息技術水平。除了政策支持，NGO需提高自身的信息技術能力。NGO可努力吸納大量信息技術人才，如大學生志愿者、信息專業人士，使NGO在信息管理方面得到專業人才的充分支持。同時，NGO需主動提高內部員工的信息技術素質，可以招募專業志愿者為員工提供信息技術知識培訓，提高員工在信息技術方面的應對能力，實現信息管理上的“助人自助”。

對于NGO而言，有效的信息管理可以提高工作效率、聯結內外資源，實現資源利用的最大化，推動NGO與全球信息接軌，實現組織可持續發展。然而，信息管理的重要性并未引起多數NGO的重視，并且NGO的信息管理也存在很多漏洞。不過，在這樣一個信息時代，社會信息化的進程不可逆轉，NGO終歸要走上信息管理的道路。NGO需在政府的規劃協調下，積極探索適合自身發展需要的信息管理路徑，實現長足發展。