網絡環境下檔案信息資源利用方式的實踐探索

張秋燕

摘要：如何更高效地實現檔案的利用價值，是檔案工作者在網絡環境中面臨新的挑戰。本文以筆者所在單位為例，就檔案信息資源利用方式中存在的問題，結合實踐工作，提出構建檔案信息資源目錄中心、搭建綜檔系統共享平臺、實現檔案數據全文檢索等有效的實踐探索。

關鍵詞：網絡環境檔案利用信息孤島

在網絡信息迅猛發展的數字時代，傳統的檔案信息提供及獲得方式正在發生巨大的變化。在這樣的背景下，檔案工作者必須重新審視和創新檔案信息資源提供利用的方式，在確保檔案數據安全的情況下，整合數據資源，消除信息孤島，以便更好地提高檔案信息資源的利用服務水平。

一、現有檔案信息資源利用方式存在的問題

檔案利用工作主要包括兩個方面，即利用者對檔案數據的需求和檔案工作者對需求者的提供利用。其中，利用需求是指通過檔案信息解決自身工作困境而形成的實際需求，提供利用則是指檔案工作者根據館室藏信息，檢索其所需信息的過程。縱觀筆者所在單位檔案利用工作的整體情況，其問題主要表現如下：

（一）檔案信息資源管理分散，導致利用主體單一

筆者所在單位成立于1999年，下設兩個集團性質的企業單位，其中一家為上市公司。目前，兩家單位下設分子公司約80家。按照“統一領導、分級管理”的檔案工作原則，各分子公司自行保管本單位形成的檔案信息資源。雖然這種模式滿足了筆者單位多所有制結構、多資產管理紐帶、多區域分布的特點，但是在檔案機構分散管理的模式下，各單位檔案信息資源的庫存數量和庫存內容僅由各單位掌控，檔案信息的價值也只能為本單位使用。檔案信息資源共享利用僅局限于檔案的形成單位，檔案的利用方式也只能是利用者來館后由人工進行檔案實體的查詢，檔案利用價值未能得到最大實現，形成檔案資源的信息孤島，一定程度上影響了檔案信息資源的有效利用。

（二）尚未在集團范圍內建立檔案信息資源共享平臺

大數據時代的來臨，使得許多以數據為核心的行業受到了沖擊。筆者所在單位的許多運營、發展離不開檔案信息資源的支持和提供服務，加之“各自為政”的檔案信息管理模式，迫切需要建立信息共享平臺來滿足企業成員間多方面、多層次的管理需求。縱觀筆者所在單位的檔案信息管理模式，尚未在企業范圍內建立檔案信息共享的平臺，一定程度上影響了檔案信息資源跨部門、跨單位的綜合利用和共享信息。

（三）檔案查詢利用的效率和精確度較低

在檔案信息的查詢利用過程中，檔案利用者多是帶著利用需求前往檔案庫房查詢檔案的。在傳統的檔案利用中，檔案工作人員根據利用者的需求，通過手工翻閱全引目錄、卷內目錄等途徑，提供檔案原件或者復制件。對于查詢信息明確，檔案檢索點精確的，檔案工作者可以快速定位查找。而對于信息模糊、查找內容也不明確的，利用人員往往只能在查詢區域等待檔案工作人員變換不同的檢索點，以匹配其利用需求，這樣不僅耗費時間較長，而且檔案查詢工作的精準度也會受到影響。

二、網絡環境下檔案信息資源利用方式的實踐

自“十一五”規劃以來，北京市檔案局就提出了“加快推進檔案信息化建設”的工作目標，特別是在“十二五”規劃期間，指出了實現科學實用的檔案信息化建設體系的過程，即通過建立文件級（案卷級）的目錄檢索平臺，搭建檔案信息資源檢索數據庫，逐步實現檔案信息資源全文數字化。在此推動下，筆者所在單位制定了分步實施館藏檔案信息資源目錄查詢和實現全文數字化查詢的信息化發展戰略，并以此作為在網絡環境下實現檔案信息資源利用的主要方式。

（一）建設檔案信息資源目錄中心，匯集各單位分散管理模式下的檔案信息資源目錄，實現檔案信息資源的初步整合

檔案信息資源目錄中心建設，是在網絡環境下探索實踐檔案信息資源利用的基礎，其目的是逐步整合分散存儲在各單位的檔案信息資源。為建設檔案目錄中心，筆者所在單位的檔案監督管理機構先是為所屬的幾十家分子公司都安裝了數據庫結構相同的檔案管理軟件，軟件中各模塊的輸入方式也與集團保持一致，并適時開展軟件操作培訓，使其快速了解系統各模塊和數據輸入方法，強化檔案信息資源內容信息輸入的質量，保證了錄入數據的準確性。同時，制定《檔案電子目錄實施細則》，明確規定目錄的封裝格式、管理方式和開發利用方法，為實現集團范圍內檔案信息資源的共享查閱奠定了基礎。根據《實施細則》要求，對各單位檔案信息資源目錄進行收集，并陸續將館藏可公布的文書檔案、工程建設項目檔案的目錄信息在協同管理平臺“資料中心—公共資料”上進行公布，利用者可通過檢索開放檔案目錄的條目，對集團公司的檔案目錄進行在線查閱，然后再去檔案館室進行檔案實體的查詢。此外，還按照《實施細則》的要求，將各單位導出的數據目錄信息進行匯總。檔案監督管理機構通過閱覽各單位的檔案信息資源目錄，即可掌握各單位的檔案信息資源管理情況。可以說，檔案信息資源電子目錄的匯集和公布，使每個單位的檔案信息資源在網絡環境下相互補給，各單位原本分散的檔案信息資源也得以集中，從而使各單位之間的檔案信息資源得到互通，解決了分散管理帶來的檔案信息資源利用不便的問題。

（二）集成檔案信息資源數據，搭建綜合檔案管理系統平臺，實現檔案信息資源的共享

在穩步推進檔案信息資源電子目錄中心后，為解決現代企業環境下檔案工作的制度化、規范化和檔案資源的整合、綜合開發利用等業務管理所面臨的問題，筆者所在單位分步實施了館藏檔案的目錄和全文的數字化，建立數字化應用平臺，開展檔案信息的網上服務，全面提高檔案工作質量和效率，滿足檔案信息利用需求。主要通過搭建綜合檔案管理系統（以下簡稱綜檔系統），對檔案數據進行集成和共享，避免出現信息孤島所產生的信息不對稱和利用延遲等問題，以便更好地為集團各部門提供檔案利用服務。

綜檔系統實際上是依托館藏資源構建的局域網下的檔案查詢界面。在該界面下，業務人員可自行查詢系統中公開的檔案信息。檔案信息的公開與否由歸檔部門完成。歸檔部門在移交檔案時需要根據文件內容、文件涉密程度決定這份檔案是否公開。檔案管理部門在對歸檔文件進行整理、數字化加工后，將可公開的檔案數據通過綜檔系統進行發布。如圖1所示。綜檔系統作為集約化管理平臺，通過對各個檔案管理部門的點狀管理模式進行整合、優化，形成多點互通、輻射全網的集成共享平臺，以實現檔案數據的互通、共享，避免信息孤島的出現。綜檔系統下的檔案公開利用，可以滿足多用戶、多終端并發查詢利用的需求，特別有利于全集團范圍內跨地域共享檢索和利用檔案。

（三）推行檔案的全文檢索功能，實現線上線下雙重檔案檢索途徑

筆者所在單位在推行檔案信息化建設的過程中，對館藏檔案進行了數字化處理，當利用者查詢檔案時，可根據利用需求，通過計算機檢索定位檔案查詢內容，然后通過“原文閱覽”的方式在線查詢檔案數字化成果。并在此基礎上，引入全文檢索。全文檢索依托數據庫，根據用戶的需求獲取原文的相關內容。它對文檔中的每一段落、文字進行相應檢索，從而將它們在文檔中的位置及出現次數記錄下來，形成新的索引庫。一旦利用者提出新的查詢請求，輸入所要查詢的關鍵字，系統便就在新的索引庫中進行相應檢索，最后將檢索結果反饋給利用者。這種查詢方式（如圖2所示），因檢索的檔案類別范圍廣，檢索匹配的內容會自動生成，考慮到檔案信息安全性的問題，在筆者單位的檔案查詢利用工作中，一般是通過專線連接至服務器，不通過互聯網和局域網連接，按線下申請的方式進行查檔服務，以保證檔案數據的安全利用。利用者可先通過綜檔系統的共享平臺自行查找所需檔案信息數據，在查找無果的情況下，再去檔案館室查詢。檔案人員根據利用者的查詢需求，選擇題名、文號、全文關鍵字檢索等途徑查找定位利用者所需檔案，實現線上線下雙重查詢途徑，不僅提高了檢索的速度，而且提高了檢索的查全率與準確率。

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