懷柔區(qū)新農(nóng)村建設檔案工作再提速

常瑛

近年來，懷柔區(qū)委區(qū)政府對新農(nóng)村建設檔案工作高度重視，對農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作中遇到的實際困難，采取政策支持、資金保障、部門聯(lián)動等措施，有力地促進了農(nóng)村檔案工作的發(fā)展。同時，懷柔區(qū)檔案局充分發(fā)揮主導作用，將新農(nóng)村建設檔案工作列入工作規(guī)劃和年度工作計劃。在各項措施的帶動下，目前，各鎮(zhèn)鄉(xiāng)機關檔案工作全部實現(xiàn)了規(guī)范化管理。全區(qū)14個鎮(zhèn)鄉(xiāng)檔案室全部達到北京市機關檔案管理二級標準，7個鎮(zhèn)鄉(xiāng)達到了北京市機關檔案市級優(yōu)秀標準。

一、建立農(nóng)業(yè)農(nóng)村重大活動檔案管理長效機制

為進一步加強鎮(zhèn)鄉(xiāng)重大活動檔案管理，更好地為農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作和中心工作服務，區(qū)檔案局采取提前介入建立聯(lián)系、跟蹤督導保障質(zhì)量、強化協(xié)作加強培訓三項管理措施，保障農(nóng)業(yè)農(nóng)村重大活動檔案從開始到結(jié)束全過程管理。目前，林權制度改革、土地承包經(jīng)營權、產(chǎn)權制度改革、全國第一次水資源普查、農(nóng)村“兩委”換屆、農(nóng)務公開、農(nóng)村拆遷安置等20項重大活動檔案得到妥善管理。

（一）提前介入，建立聯(lián)系

根據(jù)鎮(zhèn)鄉(xiāng)重大活動檔案工作總體要求，區(qū)檔案局及時啟動“五級聯(lián)動工作機制”，即以區(qū)委區(qū)政府為統(tǒng)領、區(qū)檔案行管理部門為主導、涉農(nóng)部門協(xié)調(diào)配合為保障、鎮(zhèn)鄉(xiāng)政府為主體、行政村為管理重心的村級檔案管理五級聯(lián)動工作機制。與此同時，要求各鎮(zhèn)鄉(xiāng)按照《中共懷柔區(qū)委辦、區(qū)政府辦關于加強重大活動檔案管理工作的意見》，填報《懷柔區(qū)重大活動信息表》，了解掌握基本情況和需求，作為日常管理的備案材料，為以后有的放矢的指導工作提供基礎。

（二）跟蹤督導，全程跟進

為充分發(fā)揮了檔案工作部門服務基層、服務民生、服務三農(nóng)的作用，區(qū)檔案局結(jié)合全區(qū)農(nóng)業(yè)農(nóng)村的熱點工作，如林權制度改革、土地承包登記、產(chǎn)權制度改革、農(nóng)村“兩委”換屆等，從檔案的角度融入到熱點工作之中，確立了“鎮(zhèn)村重點工作開展到哪里，檔案工作跟進到哪里，群眾對檔案的需求在哪里，相應檔案的收集、整理和利用的指導工作就到哪里”的工作理念，在2016年，圍繞農(nóng)村土地承包經(jīng)營權登記頒證、第二次全國地名普查、平原造林等工作，開展全程跟蹤指導。在全程指導工作中，區(qū)檔案局補充完善了《農(nóng)村檔案管理辦法》《農(nóng)村村級文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表》，按照新的管理辦法對懷柔鎮(zhèn)東四村、南關村、盧莊村檔案工作進行現(xiàn)場培訓、現(xiàn)場指導、答疑解惑。特別是對土地承包檔案、林權制度改革檔案、房屋租賃、優(yōu)撫、社會救助、農(nóng)村房屋翻建檔案的建檔情況、整理情況以及檔案安全保管狀況進行指導。2017年2月，全區(qū)14個鎮(zhèn)鄉(xiāng)284個行政村，農(nóng)村土地承包經(jīng)營權登記工作已經(jīng)完成70%以上，已完成工作所產(chǎn)生的檔案收集率達到了95%以上。

（三）強化協(xié)作，加強培訓進一步強化部門協(xié)作，接受涉農(nóng)部門、鎮(zhèn)鄉(xiāng)、街道對其進行指導培訓的邀請，協(xié)助做好涉農(nóng)部門相關科室、行政村、社區(qū)的檔案業(yè)務指導服務工作。2015、2016年，協(xié)助辦班46期，培訓人數(shù)1400余人次，收到較好效果。如2016年9月，受區(qū)經(jīng)管站邀請，參與“2016年農(nóng)村產(chǎn)權交易及農(nóng)村土地承包經(jīng)營糾紛調(diào)解仲裁員培訓班”，參訓人員涉及284個行政村、14個鎮(zhèn)鄉(xiāng)近300余人，區(qū)檔案局工作人員對全區(qū)土地承包經(jīng)營權登記頒證工作中發(fā)現(xiàn)的突出問題進行匯總，就檔案形成環(huán)節(jié)、收集環(huán)節(jié)和整理環(huán)節(jié)中需要注意的問題進行解答。同時，通過與區(qū)民政局共同協(xié)作開辦專題培訓班，指導婚姻登記、社會救助、社團組織、宗教、優(yōu)撫、殯葬等部門，進一步規(guī)范了專業(yè)檔案的管理工作。通過與區(qū)農(nóng)委、區(qū)經(jīng)管站等涉農(nóng)部門間的相互協(xié)作，采取以會代訓的形式為承接懷柔區(qū)農(nóng)村土地承包經(jīng)營權登記辦證工作的三家測繪公司專門開辦培訓，解決了歸檔不及時、歸檔范圍不全、整理不規(guī)范、數(shù)據(jù)錄入不及時的問題。

二、探索鎮(zhèn)鄉(xiāng)代管模式

經(jīng)過多年努力，目前全區(qū)所屬284個行政村檔案管理規(guī)范化達100%。在取得成績的同時，我們也看到了村級檔案工作中存在的問題，例如部分村村級檔案沒有完全解決集中統(tǒng)一管理；村級檔案管理人員調(diào)整頻繁，業(yè)務不熟練；村級檔案管理基礎設施陳舊等。為此，區(qū)檔案局圍繞服務新農(nóng)村建設這一主線，以“健全管理制度、規(guī)范操作程序、加強組織協(xié)調(diào)、嚴把建檔質(zhì)量、提升服務水平”為要求，明確了村檔鎮(zhèn)管的管理思路，經(jīng)過全面調(diào)研，最終將九渡河鎮(zhèn)及所轄18個行政村納入村級重要檔案鎮(zhèn)鄉(xiāng)代管的先期試點。

（一）建章立制，制度先行

結(jié)合全區(qū)各鎮(zhèn)鄉(xiāng)和行政村特點，在試點建設過程前期，區(qū)檔案局結(jié)合村級重要檔案的代管范圍、代管檔案質(zhì)量、代管檔案安全保管、代管檔案利用等問題進行了反復論證，初步形成了《懷柔區(qū)村級重要檔案鎮(zhèn)鄉(xiāng)代管工作征求意見》，并下發(fā)至全區(qū)各涉農(nóng)部門和全部鎮(zhèn)鄉(xiāng)，在征求各個鎮(zhèn)鄉(xiāng)意見的基礎上，組織相關業(yè)務科室進行研討和修改完善，最終形成《懷柔區(qū)村級重要檔案鎮(zhèn)鄉(xiāng)代管工作辦法》。此后，詳細制定了《代管檔案移交接收工作制度》《代管檔案保管工作制度》《代管檔案利用工作制度》《查閱鎮(zhèn)鄉(xiāng)代管檔案證明》《檔案利用登記表》《代管檔案保密工作制度》等指導性文件。通過建立相關制度，明確了代管內(nèi)涵、適用范圍、代管檔案范圍、管理原則與方法。

（二）溝通聯(lián)絡，組織推廣

一是及時與九渡河鎮(zhèn)主管檔案工作領導及具體工作人員進行溝通，分析當前農(nóng)業(yè)農(nóng)村和鎮(zhèn)村兩級檔案工作的新問題，結(jié)合問題提出村檔鎮(zhèn)管的解決模式，并在全鎮(zhèn)各涉農(nóng)部門和所有行政村中廣泛征求意見并達成共識。二是配合鎮(zhèn)機關組織各村召開動員會，并根據(jù)村級重要檔案鎮(zhèn)代管的檔案質(zhì)量和鎮(zhèn)代管范圍進行前期培訓，為代管工作打下良好基礎。

（三）立足長遠，及時完善

首先，對全部村級重要檔案進行數(shù)量統(tǒng)計和登記備案，確保村級檔案底數(shù)清、情況明。其次，深入每個村級檔案室逐個對劃入代管范圍的檔案進行初步鑒定，并依據(jù)室存檔案的門類、歸檔范圍和年代，結(jié)合當前農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作的新特點以及群眾關心的熱點，對不合現(xiàn)狀的門類、保管期限和歸檔范圍進行補充完善。對屬于重要檔案但不符合移交質(zhì)量的檔案，制定簡單明確的整理步驟。在鎮(zhèn)鄉(xiāng)代管工作利用環(huán)節(jié)，對群眾的利用便捷程度和鎮(zhèn)鄉(xiāng)工作人員的實際工作量進行詳細記錄，針對利用過程中產(chǎn)生的問題，通過及時修訂完善制度和改進工作方法給予及時解決。

目前，九渡河鎮(zhèn)實行村級重要檔案鎮(zhèn)代管工作成效顯著。2016年4月19日，區(qū)人大常委會視察全區(qū)檔案工作時，了解村級重要檔案鎮(zhèn)鄉(xiāng)代管的成功做法后，認為這項工作符合新農(nóng)村建設的新需要，應盡快全面推廣。并在視察結(jié)束后，在《懷柔人大》中對懷柔區(qū)開展村級重要檔案鎮(zhèn)鄉(xiāng)代管工作的成功經(jīng)驗進行了整版宣傳報道。在此帶動下，各鎮(zhèn)鄉(xiāng)都以村級重要檔案鎮(zhèn)鄉(xiāng)代管工作為新的突破口，積極籌備檔案代管工作，在硬件建設和軟件建設方面給予資金保障，以九渡河鎮(zhèn)為成功經(jīng)驗，樹立本鎮(zhèn)典型、保障了一個鎮(zhèn)鄉(xiāng)至少樹立一個鎮(zhèn)代管的成功典型。

三、開展社會化服務

為進一步提高農(nóng)村檔案規(guī)范化水平，區(qū)檔案局認真貫徹執(zhí)行《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，積極引導社會力量參與檔案事務，強化對檔案公共服務的指導，鼓勵有條件的鎮(zhèn)鄉(xiāng)向社會服務機構購買檔案事務性服務。

（一）明確社會化服務理念，加大引導力度

1.理順檔案行政管理部門與社會的職能關系，確立檔案部門與社會組織在購買服務過程中是平等的合作關系這一理念。確定購買內(nèi)容和標準，并承擔監(jiān)管責任，承接主體依約享有權利并承擔義務，盡可能地減少雙方責任關系的隨意性，增強剛性約束。明晰檔案服務項目的要求、期限及效果，對合同履行過程進行全程監(jiān)控，防止效率低下或欺詐行為的發(fā)生。

2.加大村級檔案整理向社會力量購買服務的引導，強化對檔案社會組織的指導，營造公平競爭的市場環(huán)境。通過爭取鎮(zhèn)鄉(xiāng)政府的重視，加大對社會服務機構的扶持力度，以解決檔案公共服務“向誰購買”這一問題。同時，積極引入多元主體，鼓勵社會資本進入競爭性的檔案公共服務領域，拓寬社會組織參與檔案公共服務的有效途徑。此外，還加大對社會服務機構的培訓監(jiān)督，通過培訓規(guī)范社會服務主體，建立健全監(jiān)督評估機制，為購買檔案公共服務提供制度保障。

（二）形成事前指導跟進、事中監(jiān)督到位、事后參與驗收的工作模式

一是事前指導跟進。2015年5月，廟城鎮(zhèn)率先啟動村級檔案整理向社會力量購買服務工作。區(qū)檔案局成立專門指導組，主動與廟城鎮(zhèn)和社會服務機構建立聯(lián)系，并派出兩名業(yè)務骨干人員全程跟進。首先，對廟城鎮(zhèn)和行政村檔案員進行業(yè)務培訓，重點講解檔案整理的規(guī)范和安全保密要求。其次，對社會服務機構檔案整理人員進行業(yè)務指導和培訓，明確檔案整理的規(guī)范化標準要求，重申檔案安全保密工作的重要性。二是事中監(jiān)督到位。建立協(xié)作組名冊和指導進度臺賬，并通過QQ群、微信群等方式隨時溝通指導整理過程中遇到的問題。同時，多次走訪了解檔案整理情況，了解當前的業(yè)務需求和困難，隨時監(jiān)督檢查整理質(zhì)量，避免出現(xiàn)因重大失誤造成的人力、物力上的浪費。三是驗收過程中與廟城鎮(zhèn)和各行政村檔案員一起，對于出現(xiàn)錯誤之處當場要求社會服務機構進行修改。這種事前指導跟進、事中監(jiān)督到位、事后參與驗收的工作模式，為廟城鎮(zhèn)各行政村提供了全方位的檔案業(yè)務指導服務，為檔案整理工作的規(guī)范化水平提供了優(yōu)質(zhì)保障，僅用2個月時間便完成了18個行政村的村級檔案整理。

截至2016年9月，通過政府向社會力量購買服務的方式，完成所轄34個行政村，時間跨度長達50年，涉及文書、會計、實物、聲像、科技5個大類，3萬余卷件的村級檔案的規(guī)范化整理和案卷級條目的微機錄入工作，案卷目錄全部實現(xiàn)了計算機檢索。同時，在重新整理中，區(qū)檔案局挖掘出一大批歷史價值和利用價值極高的檔案資料，為還原歷史、撰寫村史、沿革提供了強有力的保證。

作者單位：北京市懷柔區(qū)檔案局（館）