淺談規范文書處理與提高檔案質量的關系

【摘要】文書檔案在食品、藥品檢測工作中起著非常重要的作用，是食品、藥品企業應該重視的問題。本文通過從檔案收集不全、檔案殘缺、檔案案卷質量這三方面出發，論述了規范文書處理與提高檔案質量之間的內在關系，揭示出文書處理不規范、檔案質量下降的原因，確立了文書處理工作的規范是提升檔案質量的基礎，希望可以對相關工作人員起到一定幫助。

【關鍵詞】規范文書處理；檔案質量；文書檔案

前言

近年來，隨著文書檔案的發展，其管理形式也出現了很大變化，所有檔案在管理過程中實現了電子掃描，讓檔案管理工作更加方便。但在檔案利用和提供過程中，由于文書處理不當，對檔案質量影響較為嚴重，比如：一些重大事件在檔案中并未體現，有些檔案卷面模糊，而且出現文件破損情況等。上述問題的出現影響了檔案的直接利用。

一、文書處理與檔案收集的關系

想要實現文書資料的全面收集，一般包括以下兩個環節：第一，將工作中形成的或者已經辦理完畢的，并且經過價值考證、收文、發文等一系列環節，最終實現檔案的備份、組件、立卷和歸檔。第二，要將不需要歸檔的檔案進行剔除，保證檔案管理的完整與精練，避免出現方案空白現象。想要保證檔案的完整和精練，必須實現文書工作與檔案工作的完美配合。一方面，文書工作要做好文書材料的全面收集工作，這樣可以保證檔案收集的全面性。另一方面，要對檔案質量進行嚴格把關，確保文書處理部門進行合理立卷，提出影響檔案質量的文件和資料，避免檔案管理工作中出現繁雜現象，提高檔案的精練程度[1]。

從目前實際管理情況來看，影響檔案質量的主要原因就是資料不全，如果不能保證文書資料的全面，一定會使檔案內容出現空白情況。因此，在文書工作開展過程中，需要根據《檔案法》等相關條例，做到系統、準確的收集資料，并與單位實際情況相結合，制定出一套完善的文書處理制度，提高文書處理的工作效率，保證檔案合理規定。例如，在某單位的文書處理工作中，為了提升檔案收集質量，減少了文書處理中公文規定，做到了精簡發文，這樣，工作人員可以有效避免文書重復處理。同時，該單位領導人員注重員工責任心的建立，通過視頻講座形式，展示出了文書處理工作和檔案收集之間的關系，提高了工作人員的工作熱情，尤其是在文件的收發和查閱工作中，工作人員做到了認真仔細，確保文書材料具有較高的完整性。通過上述管理方式的實施，該單位將檔案質量提高了一個層次。

二、文書處理與檔案殘缺的關系

很多時候，在檔案使用過程中，人們很容易發現檔案內容出現嚴重殘缺。例如在某機關單位中，這種現象較為明顯。該單位在資料收集工作中，存在向上級請示環節，但很難得到有關批復，盡管有上級批示，也沒有出現良好的辦理結果，很多檔案出現沒有標題、缺少標號、不署名、物發文時間等，這使得一些重大事件在檔案中沒有體現出來。

想要有效改善這種檔案殘缺現象，工作人員就必須合理掌握文書處理規范。在發文過程中進行嚴格把關，審查文件格式和內容是否規范，是否符合檔案建設質量標準，文字和標點等細節是否正確，堅持一文一事制度，保證文件推動人員進行真實署名，最后進行檔案的登記、編號和發出。

另外，文書處理部門的立卷，也能有效解決檔案文面的殘缺現象。如果文件得到了相關領導的批示和審閱，在所有工作流程結束之后，有文書處理部門進行存件手續的辦理工作，并有該部門進行封存和保管，將幫里手續和流程記錄以文件形式記錄在檔案中，保證處理制度的合理，將檔案殘缺問題有效避免。

三、文書處理和檔案質量的關系

由于部分檔案的保管時間過長，在保管和利用中容易出現用筆不當問題，最終造成檔案的卷面破損，字跡也變得模糊，從而影響到檔案質量。出現上述情況的原因，除了檔案管理設備不全之外，管理人員在開展管理工作時也存在很多問題，其次，就是在文書處理上存在不規范行為。

在一些基層企事業單位中，由于缺少新型檔案管理設備，在文稿形成過程中使用了容易褪色的圓珠筆，圓珠筆跡很容易因為受潮而褪色，最終出現字跡模糊現象。因此，在文書資料收集和處理過程中，必須嚴格遵循檔案規定，用符合標準的筆墨進行記

錄和書寫[2]。

檔案工作的質量基礎就是文書處理，而如何讓檔案質量有所保證，是目前企業管理中需要解決的重要問題。文書工作規范的建立，對我國檔案的完善和補充也起到了重要作用。另外，在檔案質量提升過程中，如果沒有文書處理部門的協調和配合，即使檔案部門在檔案保管上做出再多的努力，也不能保證檔案在內容上不出現缺陷。

總結

綜上所述，檔案工作與文書處理工作存在密切聯系，通過對二者關系進行論述，有利于檔案質量的提升和文書處理工作的規劃發展。在此基礎上，由于檔案質量的提升，對單位和個人的發展都能起到一定促進作用。未來，隨著社會經濟的不斷發展，相關部門一定要提升對文書歸檔的重視程度，從而保證檔案得到更加合理的應用。

【參考文獻】

[1]劉磊.文書檔案管理中存在的問題及對策探討[J].辦公室業務，2017，05：118.

[2]馬永麗.關于電力企業檔案管理現代化的研究[J].科技經濟導刊，2017，09：208+210.

作者簡介：李偉娜，女，漢，湖北南漳，現任襄陽市食品藥品檢驗所，助理館員，2004年6月畢業于湖北財經高等?？茖W校，2008年畢業于湖北省委黨校法律專業，2005年從事檔案及辦公室工作至今。