人事檔案規(guī)范化管理方法

張紅微

【摘要】目前我國許多單位中人事檔案存在著很多弊端，主要是人事檔案管理不規(guī)范，現(xiàn)代化管理程度不高，造成這一狀態(tài)的原因并不是單一的，而是由管理的意識、管理的技術(shù)、管理的標(biāo)準(zhǔn)化等諸多因素造成的。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；規(guī)范化；管理

一、當(dāng)前人事檔案管理存在的問題

1.信息化改造不完善，還有很大一部分的人工紙質(zhì)檔案建檔沒有數(shù)字化處理，與數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺結(jié)合不好，沒有充分發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)平臺的快捷效能，自然造成人事檔案信息交流慢，更難達到資源共享；高層次的人才信息儲備不足，也不全面；最新人才需求信息收集不全面；人事檔案沒有一個完整的標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，造成單位數(shù)字化設(shè)備管理利用程度不高，對一些單位人才快速變動的信息收集變更不同步，很容易出現(xiàn)人才檔案管理的空白。

2.對新的用人機制的檔案信息管理滯后，當(dāng)前國家對干部人事制度的管理變更比較大，對單位原有的與新進的員工一改過去單一的固定工管理模式，采用全新的聘用制、代理制、兼職制以及社會購買服務(wù)的新型用人機制，這都需要對過去的用人機制進行改造，采用全新形勢下的人事檔案管理模式。

3.人事檔案管理形式呈現(xiàn)出多樣化，對于當(dāng)前單位的人才利用渠道來說大學(xué)畢業(yè)生不是唯一的，而是有社會招聘、不同單位的調(diào)入還有國際的人才招聘。由此而形成的人才檔案管理也出現(xiàn)多樣化，有原有的體制內(nèi)人事關(guān)系，還會有許多其他形式的聘用關(guān)系，比如社會購買服務(wù)、代理等；人事關(guān)系中的工資關(guān)系變化也比較大，新出現(xiàn)的基礎(chǔ)工資、工齡工資、各種津貼、績效工資等，豐富了單位人事檔案的內(nèi)容。因此，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式確實到了需要進行改造的時候。

4.人事管理制度的問題。快速發(fā)展的單位，人才流動大，要求人事檔管理“短平快”，而許多單位的人事檔案管理制度跟不上人才流動的節(jié)奏，影響了單位對急需人才的招聘與使用，出現(xiàn)了一些單位人才的檔案的空檔與缺檔，甚至棄檔與死檔。急需人才的單位在招聘人員時，無法及時得到有用的人才信息，更不能完成引進人才的同步建檔，對后期的人才使用造成很大的麻煩。有很多單位由于人事管理制度不完善，以至于單位人事檔案信息錄入不同步，信息現(xiàn)代化程度不高，由此形成的數(shù)據(jù)庫既不先進又不全面，根本不可能真實的反映單位人才的真實情況，由于制度的不完善，單位人事檔案的可信性與利用情況不可能有一個好的結(jié)果。還有，由于人事檔案管理制度的落后，相關(guān)的考核與檢查措施也要求不高，直接會造成單位人事檔案信息質(zhì)量低下，充分的人事檔案利用也就無從談起。

二、人事檔案管理規(guī)范化管理方法

1.加強單位人事檔案管理中的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。單位人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)至關(guān)重要，人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)的首要的就是完成單位人才信息資料的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，含有的信息比較多，要分類分時期建立，主要包括：出生年月、畢業(yè)學(xué)校、個人簡歷、學(xué)位、專業(yè)等基礎(chǔ)信息。其次單位人事檔案管理工作者，根據(jù)單位每年或每次人才錄用與交流，及時錄入各類人才的基礎(chǔ)信息資料，利用人事檔案管理的先進設(shè)備，實現(xiàn)單位對人才的完整與準(zhǔn)確的動態(tài)管理，同時做好單位人才信息資源的保密，并對單位人才的工作業(yè)績隨時進行量化管理，最大限度的滿足單位對人才高效利用的信息需求，實現(xiàn)單位人事制度改革的人才管理目標(biāo)。

2.創(chuàng)新思路，采取人事檔案管理新措施。單位人事檔案管理在領(lǐng)導(dǎo)健全，人員到位的情況下，根據(jù)新形勢下國家人事檔案管理新規(guī)定，首先轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新思路，制定單位切實可行的單位人事檔案管理制度，讓從事人才檔案管理的工作者，都有依據(jù)地開展工作，這樣單位的人事檔案面廣，質(zhì)高，確實起到人才交流的重要作用。其次在人事檔案管理制度的框架下，充分利用檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)備，實現(xiàn)單位人才信息全數(shù)據(jù)管理，并充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實現(xiàn)單位人才信息的資源共享。再次細化單位人事檔案管理要求，開始環(huán)節(jié)的人才信息的采集、建檔要真正實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。要對本單位各類人才進行分類建檔，區(qū)分專業(yè)人才與非專業(yè)人才。專業(yè)技術(shù)人員，在完善其基本的信息要求下，重點要對展現(xiàn)專業(yè)性人員的內(nèi)容進行重點錄入，反映其專業(yè)的特長，以便于人才的后期使用與交流。單位內(nèi)的辦公人員的在錄入基本信息的基礎(chǔ)上，多錄其平常方面的優(yōu)秀表現(xiàn)，重點是平時品德的表現(xiàn)；后勤保障方面的工作人員，應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同工作的錄入個人信息的基礎(chǔ)上，再集中錄入一些個人在特殊事件中的一些優(yōu)秀表現(xiàn)。通過人事檔案管理制度的管理，讓從事人事檔案管理工作者的政治覺悟普遍特到加強，職業(yè)水準(zhǔn)更加提高，真正樹立起人事檔案管理就是單位對人才的管理并為單位發(fā)揮最好服務(wù)的思想意識，從而為單位交流人才、利用人才、選拔人才、培育人才發(fā)揮出最佳作用。

三、結(jié)語

人事檔案管理工作規(guī)范化管理，是當(dāng)前快速發(fā)展的必然要求，是人事檔案工作者全面開展工作的重要依據(jù)，是單位發(fā)展過程中的一項基礎(chǔ)性的工作，刻不容緩，單位分管人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)必須引起高度的重視，充分利用網(wǎng)絡(luò)化管理平臺，讓人事檔案中的人才信息發(fā)揮出真正的價值，實現(xiàn)人事檔案信息真正意義上的可操作性，最終為單位優(yōu)秀人才資源的開發(fā)與利用發(fā)揮更大的作用。