扶貧檔案整理方法芻議

王富忠

扶貧檔案是指在精準扶貧工作中形成的對國家、社會和個人有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等各種形式和載體的歷史記錄。筆者以河南省濮陽縣為例，依據兩年的扶貧工作實踐，結合扶貧檔案資料產生的來源、種類、特點等特征，對縣、鄉(xiāng)、村三級的扶貧檔案的分類、歸檔范圍、整理方法、保管期限等略作論述。

1 扶貧檔案的種類劃分

在整個精準扶貧工作運行中，從中央到村，都會產生很多檔案資料，本文對中央、省、市級扶貧檔案不作論述，僅對縣、鄉(xiāng)、村三級在扶貧工作中產生的各種門類、各種載體的檔案資料進行調研與解析。

1.1 產生扶貧檔案資料的主體。以河南省濮陽縣為例，為做好扶貧工作，該縣成立有精準扶貧工作領導小組，屬于領導機構，精準扶貧工作指揮部，成員單位有十多個，下設辦公室，辦公室設在縣扶貧辦，屬于日常辦事機構，工作中的文件來源多數是扶貧辦或各個成員單位部門，但基本上都是以精準扶貧工作領導小組或精準扶貧工作指揮部的名義下發(fā)的。由此可見，就縣級來看，產生扶貧檔案材料的主體是：精準扶貧工作指揮部下屬的縣扶貧辦及各個成員單位。鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）政府亦設有鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）扶貧攻堅指揮部，負責全鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的扶貧攻堅工作，在整個扶貧攻堅工作中，也會產生各種門類和不同載體的扶貧檔案。村級也設有扶貧攻堅指揮部，在整個扶貧攻堅工作中，同樣也會產生各種門類和不同載體的扶貧檔案。因此說，精準扶貧檔案在縣級（含縣級）以下可以分縣、鄉(xiāng)、村三級整理、分別保管。

1.2 扶貧檔案資料的種類。在整個扶貧工作中，既有國家、省、市下發(fā)的文件材料，也有縣、鄉(xiāng)、村三級產生的文件材料；既有扶貧工作計劃、方案、總結等，也有各種扶貧統(tǒng)計報表；既有扶貧資金使用方面的文件材料，也有扶貧項目開發(fā)、建設等方面的文件材料；既有紙質載體的檔案材料，也有聲像、電子等特殊載體的檔案材料；既有綜合性檔案材料，也有特指性文件（主要是針對貧困戶或者貧困戶個人的文件材料）材料。從不同載體的角度來劃分，可分為紙質類檔案和特殊載體類檔案。在紙質檔案材料中，按照檔案材料形成的性質來劃分，可以再劃分出項目類和會計檔案類，其余的各種檔案材料，再劃分為綜合管理類和一戶一檔類。由此可見，縣級扶貧檔案的種類可以分為綜合管理類、項目類、會計檔案類和特殊載體類四個類別；鄉(xiāng)級扶貧檔案的種類可以分為綜合管理類、項目類、會計檔案類和特殊載體類四個類別；村級扶貧檔案種類可分為綜合管理類、項目類、特殊載體類和一戶一檔類四個類別。需要特別說明的是，鄉(xiāng)級扶貧檔案中，完全可以把村級扶貧檔案的一戶一檔類，作為備份保存在鄉(xiāng)級扶貧檔案中，也就是說，鄉(xiāng)級扶貧檔案可以是四類，也可以是五類。

2 扶貧檔案的收集范圍

2.1 綜合管理類扶貧檔案的收集范圍。

2.1.1 縣、鄉(xiāng)兩級的扶貧檔案材料收集范圍。大致可分為以下十個方面：①上級部門制定的扶貧政策性文件材料；②上級領導到本級檢查、視察精準扶貧工作形成的文件材料；③本級成立扶貧工作領導機構及其責任分工的文件材料；④本級精準扶貧工作中召開的各種會議性材料，包括領導小組會、黨組會、辦公會、聯席會等各種會議產生的紀要、記錄、請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報等；⑤本級精準扶貧工作中產生的業(yè)務性文件材料，包括政策性和業(yè)務性的計劃、總結、實施方案、統(tǒng)計、意見等文件材料以及向上級部門的請示和上級的批復等；⑥表彰類文件材料；⑦扶貧資金、資產管理等文件材料，包括資金使用、資金落實等方面的文件材料；⑧本級精準扶貧培訓方面的材料；⑨督導、督查方面形成的材料；⑩下級報送的各種文件材料。

2.1.2 村級扶貧檔案材料收集范圍。大致可分為以下六個方面：①上級部門制定的扶貧政策性文件材料；②上級領導到本級檢查、視察精準扶貧工作形成的文件材料；③本村脫貧攻堅工作中召開的各種會議性材料；④本村在精準識別當中產生的各種文件材料；⑤本村在精準幫扶當中產生的各種文件材料，包括幫扶工作計劃、規(guī)劃、總結、各種統(tǒng)計報表等；⑥本村在精準脫貧當中產生的各種文件材料。

2.2 特殊載體類扶貧檔案的收集范圍。分以下四個方面：①上級領導到本地檢查、指導扶貧工作的錄音、錄像、照片、電子數據等材料；②本級在扶貧工作中產生的錄音、錄像、照片、電子數據等材料；③在精準扶貧工作中形成的實物檔案；④扶貧工作網絡管理系統(tǒng)數據庫數據文件、元數據。

2.3 項目類扶貧檔案的收集范圍。大致可分以下七個方面：①項目的立項、請示、批復、實施方案等文件材料；②項目可行性報告等文件材料；③項目實施合同、協議等文件材料；④招投標形成的文件材料及簽訂的合同、保密責任書、廉政責任書、保密承諾書等；⑤項目設計、施工、監(jiān)理和設備儀器等方面的文件材料；⑥項目竣工驗收等文件材料；⑦項目資金分配方案、計劃的批復等方面的文件材料。

2.4 一戶一檔類檔案的收集范圍。大致可分為以下十個方面：①貧困戶申請書；②對貧困戶家庭的信息采集方面的各種材料，包括貧困戶家庭成員的戶口本、身份證、殘疾證、銀行卡（銀行存款單）等復印件，信息采集表、明白卡等；③在識別過程中形成的紙張或其他載體的照片；④在識別過程中形成的其他有關檔案材料；⑤在幫扶過程中，針對貧困戶形成的幫扶計劃、方案、總結以及幫扶過程中形成的各種統(tǒng)計報表；⑥在幫扶過程中，針對貧困戶形成的各種統(tǒng)計報表；⑦在幫扶過程中形成的紙張或其他載體的照片；⑧在幫扶過程中形成的其他檔案材料；⑨在脫貧過程中形成的小組申請、核算表等材料；⑩在脫貧過程中形成的其他材料。

3 扶貧檔案的整理

3.1 綜合管理類檔案的整理方法。綜合管理類檔案的整理可以參照歸檔文件整理的方法整理，整理標準按照《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）和《歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2000）實施細則（試行）》（豫檔發(fā)【2001】9號）規(guī)范整理。屬類別設類、保管期限劃分、文件的排列、裝訂等問題本文不予議論。

3.2 項目類檔案的整理方法。項目類檔案的整理可以參照科學技術檔案整理的方法整理。具體整理標準按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）規(guī)范整理，其分類方案的設置、保管期限的劃分、卷內文件的排列等問題，本文亦不再贅述。

3.3 會計檔案類的整理方法。會計檔案類的整理參照國家財政部、國家檔案局第79號令《會計檔案管理辦法》整理。

3.4 一戶一檔類檔案的整理方法。可以按以下兩種方法整理：一是采用軟卷皮裝訂，以檔案盒為保管單位，可一盒多卷，也可一盒一卷；二是以檔案袋為保管單位，散裝在檔案袋內，一戶一袋一個檔案號。兩種整理方法都需要有案卷封面、卷內文件目錄、備考表（軟卷皮封面格式見表1；卷內文件目錄見表2；備考表見表3；案卷目錄格式見表4）。卷內文件排列，可以采用兩種排列方法：一是按照卷內文件產生時間先后順序排列；二是把一戶一檔的所有檔案資料分為精準識別、精準幫扶、精準脫貧三個屬類別，再在三個屬類別內按照文件資料產生的時間先后順序排列。編寫頁碼采用在有效文字頁面正面的右上角，反面的左上角編寫，采用碳素墨水筆書寫。如果按照案卷整理的話，去掉金屬物，采用“三孔一線”的裝訂方法在案卷的左側裝訂。排卷是一個行政村一個大流水號，其順序按扶貧工作中的習慣排列順序。

表1軟卷皮封面格式

參考文獻：

國家檔案局、國務院扶貧開發(fā)領導小組辦公室頒發(fā)的“檔發(fā)【2016】13號”文件（國家檔案局 國務院扶貧開發(fā)領導小組辦公室關于印發(fā)《精準扶貧檔案管理辦法》的通知）.

（作者單位：濮陽縣檔案局 來稿日期：2017-04-15）