《黨政機關公文格式》國家標準釋義指瑕

范錚

摘 要：為配合《黨政機關公文格式》標準實施，標準起草人徐成華等出版了《GB/T 9704—2012〈黨政機關公文格式國家標準〉應用指南》，對標準各條款逐一進行釋義，為文秘工作者正確理解、準確應用該標準提供了依據，但仍有一些瑕疵之處，不利于黨政機關公文格式的規范化，文章指出瑕疵所在，并提出修改建議。

關鍵詞：公文格式；標準釋義；瑕疵

《黨政機關公文格式》國家標準（以下簡稱《標準》）于2012年7月1日起正式實施。為配合該標準實施，標準主要起草人徐成華等出版了《GB/T 9704—2012〈黨政機關公文格式國家標準〉應用指南》（以下簡稱《指南》），《指南》對《標準》各條款的釋義，對文秘工作者熟悉、掌握和運用《標準》，促進公文處理的規范化發揮了重要作用。但筆者認為，該釋義存在一些瑕疵之處，現列舉出來，請專家、學者商榷。

1 錯誤引導

《標準》對公文頁邊與版心尺寸設定為：“公文用紙天頭（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。”《指南》釋義：“之所以采用這種布局是因為：……二是天頭留下足夠的空間，用于公文處理……”[1]與1999版國家標準相比，新標準規定密級和保密期限、緊急程度的編排位置也從版心右上角移到了左上角，《指南》給出的釋義也是為公文處理留出空間。眾所周知，公文辦理一般由收文機關的文秘部門負責人提出處理意見，然后報領導批示或者轉有關部門辦理，如今的收文處理早已改變了過去在公文上直接簽署意見的做法，一般都附有公文處理箋（單），批示意見需簽在公文處理箋（單）上。而上述釋義容易產生誤導，處理公文時在文件上的空白處直接簽批意見，這樣做會影響公文的莊重性、嚴肅性和整潔性。

《指南》對“主送機關”釋義時規定：“主送機關的順序一般按照重要程度排列。……如‘各省、自治區、直轄市黨委和人民政府，中央和國家機關各部委，解放軍各總部、各大單位，各人民團體。”[2]筆者認為，這一表述存在漏洞，我們很難說哪個機關重要、哪個機關不重要，在實際應用中，主送機關的順序往往按照“黨的機關、行政機關、人民軍隊、企業和群眾組織”的慣例進行排列，而不是按照“重要程度”排列。建議對此表述進行更正。

《指南》對“印章編排規則”的釋義規定：“如多個機關聯合下行文，聯合行文的機關過多，無法實現正文與所有發文機關的印章同處一頁，也可以采取‘此頁無正文的方法，即將印章加蓋在下一空白頁上，并在該空白頁第一行頂格標注‘（此頁無正文）。”[3]按此規定，在實際應用中，多個機關聯合行文，當正文之后的空白容不下所有印章時，需要把印章加蓋到下一空白頁，并在該頁首行標注“此頁無正文”。這樣做在正文之后往往留有多個空行，違背了“印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內”的原則規定。另外，在蓋章頁僅標注“此頁無正文”，而沒有注明是哪個文件的印章，容易造成印章被套用。因此，建議改為“調整行距或字距，保證正文末頁至少容下一排印章，容不下的印章加蓋到下一空白頁，并在該空白頁第一行頂格標注（‘文號+‘文件+‘此頁無正文）”，如（國標委﹝2012﹞215號文件 此頁無正文）。

2 不合規范

按照《中華人民共和國保守國家秘密法》等有關規定，國家秘密一經確定，應當同時在國家秘密載體上作出國家秘密標志。涉密公文作為國家秘密載體，應該按規定標出國家秘密標志，形式為“密級★保密期限”，如果沒有注明保密期限的，按照絕密、機密、秘密分別為30年、20年、10年認定。由此可見，國家秘密標志包括三個部分——“密級”、“★”和“保密期限”，其中“密級”和“★”是必須標注的內容。《指南》對“密級和保密期限”格式條款釋義為：“一般密級和保密期限之間可用‘★分隔，如‘秘密★1年‘絕密★10年。”[4]釋義沒有把國家秘密標志“★”作為必須標注的內容，釋義中在密級后沒有保密期限的幾個示例中，均沒有標注“★”。筆者認為，在國家秘密標志中，“★”不是作為“分隔符號”存在，而是作為國家秘密標志不可或缺，因此，在只標密級不標保密期限的情形下，正確的標注應為“秘密★”“機密★”“絕密★”。另外，釋義規定，如需同時標注密級和保密期限，“絕密”“機密”“秘密”兩字之間不空格；“如果只標密級不標保密期限，‘絕密‘機密‘秘密兩字之間空一字”。[5]筆者認為，上述“空一字”的目的，是為了與份號6位阿拉伯數字對齊，在“★”必不可少的情況下，無需再做上述“空字”規定，這樣更有利于標準的簡化。

3 自相矛盾

《指南》在對“份號”的釋義中規定，“份號的字體也未作統一，公文印發機關可自行掌握”，[6]而在“信函格式公文首頁示例”中規定，“份號用6位3號黑體阿拉伯數字”。[7]前者是考慮“在實際操作過程中，有的是用印號機手工在成文上加蓋份號，有的印刷設備帶有印號功能，可以與文件同時印刷，對此2012版國家標準不作統一規定，公文印發機關可自行掌握”。[8]由于實際應用中，不同機關標注文件份號方式不同，采用的字體也不完全一致，“自行掌握”的規定比較符合實際，而在公文特定格式之一信函格式中又做出明確規定使用黑體字，讓人莫衷一是，建議對公文份號使用字體要么規定自行掌握，要么規定統一用黑體，在通用格式和特定格式中統一起來。

4 有所疏漏

《指南》根據標準中“公文格式各要素的劃分”制作了公文格式各要素劃分表，列出了版頭（6個要素）、主體（9個要素）、版記（2個要素）、版心外要素（1個要素），共18項公文格式要素，分別是：份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼。但是沒有包括版頭和版記中的分隔線。標準中“7 公文格式各要素編排規則”將版頭和版記中的分隔線作為必不可少的要素。《指南》在釋義中對此有疏漏，建議及時更正。另外，《指南》對公文格式各要素的劃分中，對“版記”明確有2個要素——抄送機關、印發機關和印發日期，與標準中規定“如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記”的要求不符。建議不明確個數，只列明“版記”部分可以有的格式要素是：主送機關、抄送機關、印發機關和印發日期。同樣，在“版頭”“主體”部分，由于“版頭”部分的密級和保密期限、緊急程度、簽發人、“主體”部分的主送機關、附件說明、印章、附注、附件等不是每一份公文的必備要素，有的公文有，而有的公文沒有該要素，因此，也不應明確要素個數。

《指南》在對“標題”的釋義中，對標題中事由部分出現多個機關并列時如何處理做出了規定，規定機關名稱之間應用頓號分開，不使用空格，而對發文機關名稱部分出現多個機關并列時如何處理未做規定。在示例中，既有兩個發文機關名稱之間不使用空格的情形，如“中共××市委××市人民政府關于進一步整治和改善經濟發展環境的實施意見”，又有兩個發文機關名稱之間使用空格的情形，如“國家質檢總局辦公廳 國家標準委辦公室關于實施《黨政機關公文格式》國家標準有關事宜的函”。由于釋義中對此未做明確規定，在示例中兩種情形又都存在，因此造成實際應用中，廣大文秘工作者無所適從，對標題中發文機關名稱之間加不加空格感到困惑，建議在釋義中明確“發文機關名稱部分出現多個機關并列時，機關名稱之間應用空格隔開”。

5 隨意變通

《指南》在對標準的釋義中規定了一些可以變通的情形，與標準應該具有的嚴謹性、規范性相悖，給廣大文秘工作者嚴格執行標準帶來困惑。如：在“正文”條款釋義中規定，“當聯合上報公文的簽發人太多時，也可能把正文擠出首頁，可采取增加每行簽發人編排個數等辦法解決”。[9]《標準》規定，如有多個簽發人，一般每行排兩個姓名。由于有“一般”兩字，出于減少首頁“簽發人”占用空間考慮，在實際應用中有每行編排兩個簽發人姓名的，也有編排三個或三個以上姓名的情形出現，造成格式不一。建議借鑒《標準》7.3.2規定“如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記”的做法，明確有兩個以上簽發人時，應當將“簽發人”要素移入版記。

標準中對“公文中的結構層次”規定，“其層次序數依次可用‘一、‘（一）‘1.‘（1）標注”，[10]其后又規定“層次序數可以越級使用，如果公文結構層次只有兩層，第一層用‘一、，第二層既可用‘（一），也可以選用‘1.”。[11]那么，如果公文結構三層的情況下，能否第一層用“一、”，第二層用“1.”，第三層用“（1）”呢？可見，該釋義解讀讓標準的規范性大打折扣，不利于標準的統一。建議嚴格按照標準規定的結構層次，依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注。

《標準》釋義是文秘工作者公文處理的技術規范，其表述內容往往被視為“法定規則”，建議對其中的瑕疵進行修正，以更有利于《標準》的貫徹執行。

參考文獻：

本文引文均出自徐成華，等.GB/T9704-2012《黨政機關公文格式》國家標準應用指南[M].北京：中國質檢出版社，中國標準出版社，2012.

（作者單位：滄州師范學院 來稿日期：2017-03-02）